Inventario periodico e inventario perpetuo: qual è la differenza?
Inventario periodico e inventario perpetuo: una panoramica
I sistemi di inventario periodico e perpetuo sono due metodi contabili contrastanti che le aziende utilizzano per tenere traccia del numero di prodotti che hanno a disposizione. Nel complesso, il sistema di inventario perpetuo offre molti vantaggi rispetto al sistema periodico ed è ora utilizzato da tutti i principali rivenditori. Tuttavia, il proprietario di una piccola impresa deve comunque considerare se i vantaggi dell’installazione di un sistema di inventario perpetuo supereranno le spese aggiuntive.
- Il sistema di inventario periodico utilizza un conteggio fisico occasionale per misurare il livello di inventario e il costo delle merci vendute (COGS).
- Il sistema perpetuo tiene costantemente traccia dei saldi delle scorte, con aggiornamenti effettuati automaticamente ogni volta che un prodotto viene ricevuto o venduto.
- I sistemi di contabilità periodica dell’inventario sono normalmente più adatti alle piccole imprese, mentre le aziende con volumi di vendita elevati e più punti vendita al dettaglio (come negozi di alimentari o farmacie) necessitano di sistemi di inventario perpetui.
Inventario periodico
Il sistema periodico utilizza un conteggio fisico occasionale per misurare il livello di inventario e il costo delle merci vendute (COGS). Gli acquisti di merce vengono registrati nell’account acquisti. Il conto inventario e il conto del costo delle merci vendute vengono aggiornati alla fine di un determinato periodo, che potrebbe essere una volta al mese, una volta al trimestre o una volta all’anno. Il costo delle merci vendute è un’importante metrica contabile che, se sottratta dalle entrate, mostra il margine lordo di un’azienda.
Il costo delle merci vendute con il sistema di inventario periodico viene calcolato come segue:
Saldo iniziale dell’inventario + Costo degli acquisti dell’inventario – Costo della fine dell’inventario = Costo delle merci vendute
Poiché le aziende spesso trasportano prodotti a migliaia, eseguire un conteggio fisico può essere difficile e richiedere molto tempo. Immagina di possedere un negozio di forniture per ufficio e di provare a contare e registrare ogni penna a sfera in magazzino. Ora moltiplicalo per una catena di fornitura per ufficio. Per questi motivi, molte aziende eseguono un conteggio fisico solo una volta al trimestre o anche una volta all’anno. Per le aziende con un sistema periodico, ciò significa che il conto inventario e le cifre relative al costo delle merci vendute non sono necessariamente molto aggiornate o accurate.
Inventario permanente
Al contrario, il sistema perpetuo tiene costantemente traccia dei saldi delle scorte, con aggiornamenti effettuati automaticamente ogni volta che un prodotto viene ricevuto o venduto. Acquisti e resi vengono registrati immediatamente nel conto inventario. Finché non ci sono furti o danni, il saldo del conto inventario dovrebbe essere accurato. Anche il conto del costo della merce venduta viene aggiornato continuamente ad ogni vendita. I sistemi di inventario perpetuo utilizzano la tecnologia digitale per tenere traccia dell’inventario in tempo reale utilizzando gli aggiornamenti inviati elettronicamente ai database centrali.
In un negozio di alimentari che utilizza il sistema di inventario perpetuo, quando i prodotti con codici a barre vengono strisciati e pagati, il sistema aggiorna automaticamente i livelli di inventario in un database.
Differenze chiave
I sistemi di contabilità periodica dell’inventario sono normalmente più adatti alle piccole imprese a causa della spesa per acquisire la tecnologia e il personale per supportare un sistema perpetuo. Un’attività, come una concessionaria di automobili o una galleria d’arte, potrebbe essere più adatta al sistema periodico a causa del basso volume di vendite e della relativa facilità di tracciamento manuale dell’inventario.
Tuttavia, la mancanza di informazioni accurate sul costo delle merci vendute o sui saldi delle scorte durante i periodi in cui non vi è stato alcun conteggio recente dell’inventario fisico potrebbe ostacolare le decisioni aziendali.
Le aziende con un volume di vendite elevato e più punti vendita al dettaglio (come negozi di alimentari o farmacie) necessitano di sistemi di inventario perpetui. L’aspetto tecnologico del sistema di inventario perpetuo presenta molti vantaggi, come la capacità di identificare più facilmente gli errori relativi all’inventario. Il sistema perpetuo può mostrare tutte le transazioni in modo completo a livello di singola unità.
Con il sistema perpetuo, i gestori sono in grado di effettuare la tempistica appropriata degli acquisti con una chiara conoscenza della quantità di merce disponibile nelle varie sedi. Avere un monitoraggio più accurato dei livelli di inventario fornisce anche un modo migliore per monitorare problemi come il furto.