Spesa prepagata

Cos’è una spesa prepagata?

Una spesa prepagata è un tipo di attività in bilancio che risulta da un’impresa che effettua pagamenti anticipati per beni o servizi da ricevere in futuro. I risconti attivi sono inizialmente rilevati come attività, ma il loro valore viene speso nel tempo a conto economico. A differenza delle spese convenzionali, l’azienda riceverà qualcosa di valore dalla spesa anticipata nel corso di diversi periodi contabili.

Capire le spese prepagate

Le aziende effettuano pagamenti anticipati per beni o servizi come apparecchiature per ufficio in leasing o coperture assicurative che forniscono vantaggi continui nel tempo. Beni o servizi di questa natura non possono essere spesi immediatamente perché il costo non sarebbe allineato con il beneficio derivante nel tempo dall’utilizzo del bene.

Secondo i principi contabili generalmente accettati (GAAP), le spese dovrebbero essere registrate nello stesso periodo contabile del beneficio generato dall’attività correlata. Ad esempio, se una macchina fotocopiatrice di grandi dimensioni viene noleggiata da un’azienda per un periodo di 12 mesi, l’azienda beneficia del suo utilizzo per l’intero periodo di tempo. Registrare un pagamento anticipato effettuato per il contratto di locazione come spesa nel primo mese non corrisponderebbe adeguatamente alle spese con i ricavi generati dal suo utilizzo. Pertanto, dovrebbe essere registrato come spesa anticipata e destinato a spese per l’intero periodo di dodici mesi.

Le registrazioni prima nota che riconoscono le spese relative a pagamenti anticipati registrati in precedenza sono denominate registrazioni di rettifica. Non registrano nuove transazioni commerciali ma regolano semplicemente le transazioni registrate in precedenza. Le rettifiche per le spese anticipate sono necessarie per garantire che le spese siano rilevate nel periodo in cui sono sostenute.

A causa della natura di determinati beni e servizi, esisteranno sempre le spese prepagate. Ad esempio, l’assicurazione è una spesa prepagata perché lo scopo dell’acquisto di un’assicurazione è acquistare una protezione proattiva nel caso in cui succeda qualcosa di sfortunato in futuro. Chiaramente, nessuna compagnia di assicurazioni venderebbe un’assicurazione che copre uno sfortunato evento dopo il fatto, quindi le spese assicurative devono essere pagate anticipatamente dalle imprese.

Esempio di spesa prepagata

Ad esempio, supponiamo che la società ABC acquisti un’assicurazione per il prossimo periodo di 12 mesi. Paga $ 120.000 in anticipo per la polizza assicurativa. La società ABC prenoterà inizialmente l’intero importo di $ 120.000 come debito per un’assicurazione prepagata, un bene in bilancio e un credito in contanti. Ogni mese, verrà effettuata una registrazione di rettifica per spendere $ 10.000 (1/12 dell’importo prepagato) nel conto economico tramite un credito a un’assicurazione prepagata e un addebito a una spesa assicurativa. Nel dodicesimo mese, gli ultimi $ 10.000 saranno completamente spesi e l’account prepagato sarà zero.