Per Diem Payments

Cosa sono i pagamenti per Diem?

Le Le spese aziendali in genere includono alloggio, trasporto, cibo e qualsiasi altra spesa accessoria. Per diem – il termine latino per “al giorno” – può anche riferirsi a un sistema di retribuzione strutturale in cui un dipendente viene pagato a giornata, invece che a ore o mensili.

Punti chiave

• Le indennità giornaliere sono indennità giornaliere corrisposte ai dipendenti per coprire i costi sostenuti durante un viaggio di lavoro.
• I pagamenti giornalieri sono utili quando i dipendenti accumulano spese aziendali annuali come alloggio, pasti, viaggi e così via.
• Le aziende possono offrire indennità giornaliere sotto forma di carte di credito aziendali, copertura totale o parziale delle spese o tariffe giornaliere fisse.
• La maggior parte delle aziende utilizza l’aliquota standard fissata dal governo federale come linea guida per le proprie indennità giornaliere.

Comprensione dei pagamenti per Diem

I pagamenti giornalieri sono utili per alcuni ruoli lavorativi che richiedono lunghi viaggi, facendo sì che i dipendenti accumulino spese aziendali annuali come alloggio, pasti, viaggi e così via. Le aziende hanno diversi sistemi in atto per coprire queste spese:

• Carte di credito aziendali : alcune aziende emettono carte di credito ai propri dipendenti. Ciò consente loro di pagare immediatamente le spese aziendali durante il lavoro senza dover sostenere alcuna spesa per conto proprio.
• Copertura totale o parziale delle spese : mentre alcune aziende coprono integralmente le spese dei dipendenti, alcune aziende offrono solo pagamenti giornalieri per spese parziali, in particolare per cose come alloggio, cibo e viaggi.
• Importi fissi : molte aziende forniscono ai propri dipendenti una tariffa giornaliera specifica e fissa. I dipendenti sono tenuti a coprire tutti o parte dei costi con questa indennità giornaliera.

La retribuzione giornaliera si riferisce anche alla struttura della retribuzione ricevuta da alcuni lavoratori. I lavoratori con una struttura giornaliera ricevono il loro salario a giornata o in base alla quantità di lavoro svolto. Questi tipi di lavoratori sono generalmente con contratti temporanei o di breve durata, a differenza dei lavori a tempo pieno. Gli operatori sanitari e gli insegnanti supplenti sono esempi di lavoratori con un programma di pagamento giornaliero.

considerazioni speciali

Le indennità giornaliere per la maggior parte dei dipendenti del governo federale sono fissate dalla US General Services Administration (GSA). Le aziende con una politica di pagamento dell’indennità giornaliera per le spese aziendali utilizzano questa tariffa giornaliera federale come linea guida. Le tariffe standard per i viaggi nazionali e internazionali entrano in vigore il 1 ° ottobre di ogni anno. Sebbene le tariffe fissate dal governo degli Stati Uniti si basino sul costo della vita nella città di un’azienda, è possibile che le tariffe siano superiori o inferiori a quelle standard.

I pagamenti giornalieri superiori all’aliquota standard richiedono che il dipendente paghi le tasse sull’importo in eccesso. Il pagamento in eccesso è incluso nella casella 12 del modulo W-2. La mancata presentazione di una nota di spesa aziendale al datore di lavoro entro 60 giorni generalmente si traduce in un pagamento fiscale sull’intero esborso giornaliero.

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I dipendenti sono tenuti a pagare le tasse su qualsiasi importo superiore alla tariffa giornaliera standard.

I pagamenti giornalieri non fanno parte del salario di un dipendente se il pagamento è uguale o inferiore alla tariffa giornaliera federale e il dipendente fornisce una nota spese aziendale al suo datore di lavoro. I pagamenti sono generalmente conteggiati come reddito non imponibile per i dipendenti e vengono visualizzati separatamente dal reddito imponibile sul modulo W-2. La nota spese aziendale deve essere presentata al datore di lavoro entro 60 giorni dalla conclusione del viaggio e deve dettagliare lo scopo del viaggio, la data e il luogo, insieme alle ricevute per le spese coperte di tasca propria.

Per Diems per i lavoratori autonomi

I lavoratori autonomi possono utilizzare solo una tariffa giornaliera per il costo dei pasti. Come gli altri dipendenti, i lavoratori autonomi devono tenere un registro delle note spese che mostrano la data, il luogo e lo scopo del viaggio di lavoro. Potrebbe anche essere necessario conservare le ricevute, anche se nei casi in cui non lo sono, è comunque una buona idea tenerle.

Tipi di pagamenti per giorno

Le aziende gestiscono i pagamenti giornalieri in modo diverso. Come notato sopra, possono emettere carte di credito, coprire spese totali o parziali, offrire tariffe fisse o richiedere ai dipendenti di coprire le spese di tasca propria per il rimborso in una data successiva.

I pagamenti giornalieri possono coprire le spese aziendali in tutto o in parte. Le aziende possono utilizzare una tariffa giornaliera per vitto e alloggio o una tariffa giornaliera per coprire solo i pasti. Un parziale diaria, per esempio, può arrivare a $ 100 a soli pasti copertura, mentre le spese di alloggio e spese accessorie vengono pagate di tasca propria. Alcune aziende effettuano pagamenti giornalieri emettendo assegni al dipendente come indicazione che è separato dal reddito del dipendente.

Tariffe fisse

Un’azienda che implementa un metodo giornaliero fisso per le spese aziendali di solito paga al dipendente un importo fisso al giorno. Ad esempio, un pagamento giornaliero per un consulente di tecnologia dell’informazione (IT) che lavora per la settimana in un’altra città potrebbe essere di $ 200 al giorno: $ 100 per l’alloggio, $ 50 per il cibo e $ 50 per i costi accessori.

Le spese accessorie sono costi che non sono specificatamente identificati ma sono determinati a discrezione dei dipendenti. I costi accessori possono includere i costi di trasporto, servizio di lavanderia, Internet, servizio in camera, mance per i server e così via. Se un dipendente utilizza la sua auto personale durante un viaggio d’affari, verrà rimborsato in base alla tariffa di rimborso chilometrica dell’Internal Revenue Service (IRS), una tariffa opzionale utilizzata per calcolare i costi deducibili della guida di un veicolo per scopi aziendali.

Spese vive

Nei casi in cui i dipendenti sono tenuti a pagare le proprie spese in anticipo e da soli, le aziende di solito richiedono loro di presentare reclami. Se le richieste vengono approvate per le spese vive, le aziende emettono ai propri dipendenti un rimborso per le spese aziendali. Questo metodo richiede molto più tempo, in quanto richiede al personale di esaminare reclami e ricevute, approvare o rifiutare richieste di rimborso ed emettere pagamenti ai dipendenti.

Vantaggi dei pagamenti Per Diem

Le aziende che utilizzano pagamenti anticipati giornalieri e / o carte di credito aziendali fanno risparmiare ai dipendenti il ​​tempo e il fastidio di conservare e archiviare le ricevute. Se il pagamento è stato coperto per diaria e il costo è inferiore all’importo diaria, il pagamento viene approvato senza necessità di documentazione. Se il costo del pasto assegnato al dipendente è di $ 100 al giorno, qualsiasi importo speso pari o inferiore a $ 100 per il cibo al giorno non necessita di ricevute aziendali. Tuttavia, il dipendente spende più di questo importo in cibo, le ricevute dovranno essere presentate al suo dipartimento delle risorse umane (HR).

Cosa succede ai soldi in eccesso? I dipendenti possono tenere i soldi non spesi. Ciò potrebbe servire da incentivo per la spesa parsimoniosa da parte dei dipendenti che desiderano risparmiare un po ‘di soldi.