Spese accessorie – IE
Cosa sono le spese accessorie (IE)?
Le spese accessorie, note anche come spese accessorie, sono mance e altre commissioni o costi minori sostenuti in aggiunta al servizio principale, elemento o evento pagato durante le attività aziendali.
Le spese accessorie accessorie ai costi di trasporto, vitto e alloggio sono comuni quando un dipendente viaggia per affari. Un dipendente che prende un taxi dall’aeroporto a un hotel sosterrà le spese per taxi e hotel e, se è consuetudine a livello locale, dovrà sostenere spese accessorie di mance al tassista e al personale dell’hotel. È probabile che le spese accessorie per articoli o servizi come tagli di capelli o articoli da toeletta vengano classificate come personali poiché sarebbero state comunque necessarie e pagate a casa.
Procedure aziendali per le spese accessorie
Le spese accessorie e le politiche e le procedure che le disciplinano sono spesso stabilite nel manuale dei dipendenti di un’azienda. In tale contesto, le spese accessorie saranno definite, classificate come aziendali o personali e limitate in base alla quantità, alla qualità o all’importo in dollari. Oppure, può essere stabilita una tariffa giornaliera e qualsiasi costo superiore deve essere sostenuto dal dipendente. Le procedure aziendali per il rimborso possono richiedere il pagamento di spese accessorie da parte dei dipendenti di tasca propria o con carta di credito aziendale o piccoli contanti.
Queste procedure dovrebbero facilitare il monitoraggio delle spese accessorie a fini contabili e fiscali. I dipendenti devono tenere registri dettagliati per ogni acquisto. I dipendenti devono riepilogare questi record in una nota spese sostenuta da ricevute effettive che attestano il pagamento e inviarli alla società. Le spese accessorie pagate dai fondi personali dei dipendenti dovrebbero essere rimborsate da assegni autonomi in modo che sia chiaro che i pagamenti sono rimborsi e non reddito ai dipendenti.
Pasti e spese accessorie
Le spese accessorie sono deducibili, soggetto al limite del 50% se pagate senza rimborso in relazione a viaggi per affari, investimenti o proprietà produttive di reddito o per qualificanti scopi educativi, medici o di beneficenza.
È possibile utilizzare cinque metodi per calcolare i costi di pasti e spese accessorie (M&IE):
- Il metodo del costo effettivo
- Metodo di indennità pasto standard
- L’indennità giornaliera di viaggio secondo il metodo dei piani responsabili
- Metodo alto-basso
- Il metodo delle sole spese accessorie.
La disponibilità di un metodo dipende interamente dai fatti e dalle circostanze specifici. Il primo metodo, il costo effettivo, prevede un rimborso diretto delle spese di viaggio vive comprovate. I quattro metodi rimanenti forniscono tariffe giornaliere inclusive per coprire i costi specificati.
La tariffa standard per i pasti copre il costo di tutti i pasti, il servizio in camera, la lavanderia, la pulitura a secco e la stiratura degli indumenti, nonché le commissioni e le mance per le persone che forniscono servizi, come camerieri e addetti ai bagagli. L’indennità giornaliera all’aliquota giornaliera federale e quella alta-bassa a una tariffa stabilita dall’IRS coprono tutti i pasti, l’alloggio e le spese accessorie. La tariffa per le sole spese accessorie di $ 5 al giorno copre le spese accessorie e può essere utilizzata solo quando non sono state pagate o sostenute spese per i pasti e non è stata utilizzata l’indennità di pasto standard.
Ai fini della detrazione dei pasti e delle spese accessorie (M&IE), le spese accessorie sono commissioni e mance fornite a facchini, trasportatori di bagagli, personale dell’hotel e personale a bordo delle navi. Le spese accessorie non includono le spese per il bucato, la pulizia e la stiratura di indumenti, le tasse di alloggio, i costi di telegrammi o telefonate, il trasporto tra i luoghi di alloggio o di lavoro e i luoghi in cui vengono consumati i pasti, o il costo di spedizione per la presentazione di buoni di viaggio e pagare le fatture con carta di credito sponsorizzate dal datore di lavoro.
Trattamento fiscale delle spese accessorie
Il trattamento fiscale delle spese accessorie pagate o rimborsate dalle imprese varia in base alla tipologia e al contribuente. In generale, le spese accessorie possono essere deducibili se sono accessorie alle spese aziendali ordinarie e necessarie alle rispettive attività commerciali, se sono abituali e previste a livello locale e se sono di importo ragionevole.
Regali aziendali
Le spese accessorie accessorie ai costi dei regali sono comuni quando un’azienda offre regali ai propri clienti. Una società che offre tali doni dovrà sostenere le spese accessorie di carta da imballaggio, nastri, fiocchi e consegna oltre al costo dei regali sottostanti.
Deducibilità dei regali aziendali
Le spese accessorie di regali aziendali come confezioni regalo, incisione, imballaggio, spedizione postale, assicurazione o altri costi correlati che non aggiungono un valore sostanziale al regalo non vengono conteggiate quando si calcola il limite di detrazione per i regali aziendali. Questa è una buona cosa poiché le detrazioni sui regali aziendali sono limitate a $ 25 per destinatario durante ogni anno fiscale. Qualsiasi spesa superiore a $ 25 di qualsiasi regalo dato a un destinatario non può essere detratta.
Vittima o furto
Le spese accessorie accessorie al costo di beni danneggiati o rubati sono comuni quando un’azienda subisce un sinistro o un furto. Se una fabbrica brucia, la società che la possiede dovrà pagare per riparare o sostituire la fabbrica e potrebbe anche sostenere spese accessorie come cure mediche per lesioni personali, costi di trasloco e stoccaggio o affitto per spazio temporaneo nella fabbrica.
Franchigia per sinistro o furto
Le spese accessorie derivanti da un incidente o un furto, come cure mediche per lesioni personali, alloggio temporaneo, carburante, trasloco o affitto di alloggi temporanei, non sono deducibili come perdite per sinistro.
Guardia nazionale e viaggi di riserva
I membri della Guardia Nazionale e della Riserva possono richiedere una detrazione superiore al reddito lordo fino alla tariffa giornaliera federale per vitto, alloggio e spese accessorie di viaggio oltre 100 miglia con pernottamento per partecipare alle riunioni della Guardia o della Riserva.
Moduli di dichiarazione dei redditi per spese accessorie
I dipendenti detraggono le spese di viaggio relative al lavoro secondo l’Allegato A del modulo 1040, 1040A o 1040EZ come spese di lavoro e detrazioni dettagliate varie soggette al 2% del limite AGI. I membri della Guardia Nazionale e della Riserva segnalano le spese di viaggio di 100 miglia sulla riga 24 del modulo 1040 come una detrazione superiore al reddito lordo.
I lavoratori autonomi detraggono le spese di viaggio legate al lavoro come spese aziendali secondo l’Allegato C del modulo 1040, 1040A o 1040EZ. Le aziende, a seconda della classificazione dell’entità, detraggono le spese di viaggio come spese aziendali sul modulo 1120 o 1120S o sul modulo 1065.