Libro paga
Cos’è il libro paga?
Il libro paga è il totale di tutti i compensi che un’azienda deve pagare ai propri dipendenti per un determinato periodo di tempo o in una determinata data. Di solito è gestito dal reparto contabilità o risorse umane di un’azienda; le buste paga delle piccole imprese possono essere gestite direttamente dal proprietario o da un collaboratore.
Sempre più spesso, il libro paga viene esternalizzato a società specializzate che gestiscono l’elaborazione degli stipendi, i benefici per i dipendenti e le assicurazioni e le attività contabili come la ritenuta fiscale. Molte aziende fintech sui salari, come Wagestream, feel, Bitwage, finch, atomic e pinwheel stanno sfruttando la tecnologia per semplificare i processi di busta paga, pagare i dipendenti con maggiore comodità e velocità, fornire documenti digitali relativi alle buste paga con più facilità e tecnologia molto più innovativa- servizi abilitati richiesti dal concerto e dall’economia dell’outsourcing.
Il libro paga può anche fare riferimento all’elenco dei dipendenti di un’azienda e all’importo del compenso dovuto a ciascuno di essi. È una spesa importante per la maggior parte delle aziende ed è quasi sempre deducibile, il che significa che la spesa può essere detratta dal reddito lordo riducendo il reddito imponibile dell’azienda. Il libro paga può variare da un periodo di paga all’altro a causa di straordinari, indennità di malattia e altre variabili.
Capire il libro paga
Il libro paga è il processo di pagamento dei dipendenti di un’azienda, che può includere il monitoraggio delle ore lavorate, il calcolo della retribuzione dei dipendenti e la distribuzione dei pagamenti tramite deposito diretto direttamente sul loro conto o tramite assegno. Tuttavia, le aziende devono anche svolgere funzioni di contabilità per registrare il libro paga, le trattenute fiscali, i bonus, la retribuzione degli straordinari, la malattia e le ferie. Le aziende devono anche mettere da parte e registrare qualsiasi somma di denaro da pagare al governo per Medicare, previdenza sociale e tasse di disoccupazione.
Punti chiave
- Il libro paga è il totale di tutti i compensi che un’azienda deve pagare ai propri dipendenti per un determinato periodo di tempo o in una determinata data.
- Il processo di gestione stipendi può includere il monitoraggio delle ore lavorate per i dipendenti, il calcolo della retribuzione e la distribuzione dei pagamenti tramite deposito diretto o assegno.
- Tuttavia, le aziende devono anche eseguire la contabilità e la tenuta dei registri, nonché accantonare fondi per Medicare, previdenza sociale e tasse di disoccupazione.
Molte aziende di medie e grandi dimensioni contraggono servizi di gestione stipendi esterni per semplificare il processo. I datori di lavoro tengono traccia del numero di ore lavorate da ciascun dipendente e trasmettono queste informazioni al servizio di gestione stipendi. Il giorno di paga, il servizio di gestione stipendi calcola l’importo lordo dovuto al dipendente in base al numero di ore o settimane lavorate durante il periodo di paga e al tasso di retribuzione. Il servizio deduce le tasse e altre ritenute dai guadagni e quindi paga i dipendenti.
Vantaggi e svantaggi dell’utilizzo di servizi professionali di libro paga
I servizi professionali di libro paga offrono molti vantaggi e alcuni svantaggi. Uno dei principali vantaggi dei servizi di libro paga è la loro capacità di produrre una varietà di report che semplificano le procedure contabili e aiutano le aziende a garantire la conformità ai requisiti legali e fiscali. Il servizio di libro paga può anche conservare una registrazione della quantità di ferie o tempo personale impiegato dai dipendenti.
Al rovescio della medaglia, quando le aziende esternalizzano il loro sistema di libro paga, devono fare affidamento su individui esterni all’azienda per una contabilità accurata. In caso di errore, il personale in loco dell’azienda deve occuparsi dei dipendenti turbati. Le aziende potrebbero anche affrontare sanzioni fiscali per l’errore del servizio di libro paga. Inoltre, i servizi di libro paga sono più costosi rispetto alla gestione interna. I servizi possono addebitare un canone mensile fisso o offrire diverse strutture di pagamento per diversi livelli di servizio. A causa del loro costo, i servizi di libro paga potrebbero non essere l’opzione migliore per le piccole aziende con budget operativi limitati.
Programmi software per salari
Invece di utilizzare servizi di gestione paghe specializzati, alcune aziende scelgono di fare affidamento su ritenute alla fonte. Oltre al risparmio finanziario, i sistemi interni di gestione delle retribuzioni aiutano le aziende a mantenere private le informazioni finanziarie riservate. Tuttavia, i programmi software possono richiedere molto tempo, il che può rappresentare un problema per le aziende con un personale ridotto.