Come formare un’associazione di proprietari di case

Le associazioni dei proprietari di case ( HOA ) gestiscono i problemi che interessano l’intera comunità, come la sicurezza e la protezione, la mancanza di manutenzione della proprietà, i fastidi locali o la fornitura di servizi non curati dal governo locale.

Gli HOA sono generalmente formati da sviluppatori quando viene costruita una nuova comunità. Come condizione per acquisire proprietà in molte comunità, gli acquirenti devono aderire all’HOA. Di conseguenza, molte persone finiscono per entrare a far parte degli HOA senza capire veramente cosa sono o come lavorano, solo perché si innamorano di una casa in particolare.

Crescita di HOA

Le associazioni dei proprietari di case (HOA) sono diventate sempre più diffuse. Parlando di questa crescita esplosiva nella formazione di condomini, associazioni di proprietari di case e professore di politiche pubbliche per cooperative, Robert H. Nelson, afferma:

Recentemente, nel 1970, rappresentava solo l’1% circa delle abitazioni degli Stati Uniti. Nel 2010, tuttavia, c’erano più di 300.000 associazioni comunitarie che ospitavano più di 60 milioni di americani, il 20% della popolazione degli Stati Uniti… Tra il 1980 e il 2000, la metà delle nuove abitazioni negli Stati Uniti è stata costruita e organizzata sotto il governo privato di un’associazione di comunità.

Impara le leggi locali sugli HOA

I codici di proprietà statale stabiliscono le linee guida legali per la creazione di un’associazione di proprietari di case. In Texas, ad esempio, il capitolo 204 del codice di proprietà dice che un comitato di tre persone deve formarsi per presentare una petizione per la formazione di un’associazione di proprietari di proprietà (POA).

Il comitato deve presentare una comunicazione scritta ufficiale che intende creare un POA con iscrizione obbligatoria. Tutti i proprietari di record in una suddivisione devono essere informati e i proprietari di almeno il 60% della proprietà devono firmare e approvare la petizione entro un anno. Una volta che il POA esiste, può creare restrizioni attraverso un processo di petizione separato che richiede l’approvazione dei proprietari di almeno il 75% della proprietà della suddivisione.

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Gli HOA possono anche essere una fonte di grandi conflitti a causa del potere che esercitano sui proprietari di case.

Stabilire l’HOA

Il processo per stabilire un HOA dipende da dove si trova l’HOA, ma probabilmente saranno necessari i seguenti passaggi.

1. Stabilire una struttura aziendale formando una LLC o una società senza scopo di lucro.
2. Creazione di alleanze, condizioni e restrizioni (CC & Rs) che descrivono come funzionerà l’HOA e quali regole devono rispettare i proprietari di case.
3. Stabilire una procedura per la futura modifica dei CC&R.
4. Scrivere regole e regolamenti che inseriscono i CC&R in un linguaggio di facile comprensione per i residenti della comunità.
5. Elaborazione di documenti governativi, come articoli costitutivi e statuto, che delineano la frequenza delle riunioni, le linee guida per il voto, l’elezione dei leader HOA e altre procedure operative.
6. Elezione di funzionari / membri del consiglio di amministrazione qualificati. Ad esempio, il tesoriere ha effettivamente bisogno di capire come tenere i libri e gestire il denaro, per esempio.

Se le persone che istituiscono l’HOA non sono esperti in diritto immobiliare, assumere un avvocato con esperienza HOA sarebbe una decisione valida in questa fase. L’HOA non sarà in grado di far rispettare le sue regole se vengono contestate e ritenute non legali. Un buon avvocato può anche sottolineare le questioni chiave a cui i leader HOA dovrebbero prestare attenzione, come le leggi sull’edilizia equa, per evitare problemi legali una volta che l’associazione è attiva e funzionante. Le normative governative federali, statali e locali hanno la precedenza sulle regole HOA.

(Per la lettura correlata, vedere: Come scegliere l’avvocato giusto.) 

Punti chiave

• Gli sviluppatori di alloggi spesso creano associazioni di proprietari di case (HOA), come parte di quartieri di nuova costruzione o comunità recintate.
• È fondamentale che i funzionari HOA tengano registrazioni finanziarie aggiornate delle operazioni.
• Le regole delle associazioni dei proprietari di case (HOA) non deviano i regolamenti governativi federali, statali e locali.
• Un HOA ha un consiglio di amministrazione che sovrintende al funzionamento dell’HOA e fa rispettare le regole e lo statuto dell’HOA.
• Se appartieni a un HOA, pagherai le quote in cambio dei servizi offerti nella tua comunità.

Proteggi l’HOA

Gli ufficiali e il consiglio di amministrazione sono responsabili della gestione e della supervisione dell’HOA. Insieme a questo alto livello di responsabilità, arriva un alto livello di rischio. L’HOA ha bisogno di un modo per proteggersi se il proprietario di una casa decide di fare causa.

Perché il proprietario di una casa potrebbe citare in giudizio? A Elk Grove, in California, un residente ha citato in giudizio il suo HOA per le modifiche suggerite alle regole dei parcheggi di quartiere. Un uomo di Houston ha citato in giudizio il suo HOA perché voleva che rimuovesse le sbarre dei ladri da casa sua nonostante l’alto tasso di criminalità nella zona.

Un’organizzazione per l’edilizia equa ha citato in giudizio un’associazione condominiale in Florida per aver rifiutato di consentire ai bambini di vivere nell’edificio. Un membro del consiglio potrebbe essere citato in giudizio per aver violato il suo dovere fiduciario nei confronti dei residenti dell’HOA e potrebbe essere ritenuto personalmente responsabile.

L’assicurazione per amministratori e funzionari fornisce protezione finanziaria alle persone che gestiscono l’HOA. Copre sia i costi di difesa legale che i danni. Tuttavia, non copre la cattiva condotta intenzionale. L’assicurazione contro il furto dei dipendenti può proteggere l’associazione se un direttore, un funzionario o un gestore di proprietà si appropria dei fondi HOA.

Mantenere una solida documentazione finanziaria

Un HOA ha bisogno di soldi per funzionare e quei soldi provengono dai residenti della comunità. Una parte del denaro finanzia l’amministrazione dell’HOA (ad esempio, servizi legali, contabili e gestionali), ma la maggior parte del denaro va al mantenimento delle aree comuni.

Potrebbe pagare per servizi di paesaggistica, manutenzione della piscina e persino raccolta dei rifiuti. Una parte del denaro viene spesa ogni mese e il resto viene accantonato in un fondo di riserva. A volte sorgerà una spesa importante che non può essere pagata dal fondo di riserva dell’HOA. In tal caso, l’HOA richiederà ai residenti di pagare una tariffa aggiuntiva chiamata valutazione speciale.

Un nuovo HOA dovrà eseguire un’analisi dei finanziamenti e costruire un budget per determinare quanto raccogliere in quote mensili dai proprietari di ogni proprietà. L’analisi si basa su quali spese saranno pagate dai membri della comunità, quanto costeranno, quanto sarà assegnato al fondo di riserva e la percentuale della proprietà della comunità di proprietà di ciascun residente.

Inoltre, il fondo di riserva deve essere gestito e investito per mantenere l’HOA finanziariamente solido (ad esempio, il valore del fondo deve essere preservato dall’inflazione ).

Tieni informati i proprietari di casa

In quanto membri della comunità che pagano le quote e sono influenzati dalle decisioni dell’HOA, i residenti devono essere tenuti informati delle attività dell’HOA e di qualsiasi problema che interessi la comunità.

Gli HOA devono tenere riunioni regolari e informare i residenti con sufficiente anticipo in modo che tutti abbiano l’opportunità di partecipare. Devono inoltre tenere elezioni per direttori e funzionari e garantire a tutti l’opportunità di votare. Una newsletter, un’e-mail e / o un sito Web della comunità possono anche aiutare a tenere aggiornati i proprietari di casa.

I dirigenti e i direttori dell’HOA dovrebbero tenere registrazioni dettagliate delle loro attività, come i verbali delle riunioni della comunità. Le associazioni dovrebbero divulgare regolarmente importanti informazioni finanziarie ai membri della comunità. I membri devono essere consapevoli dei loro diritti di visualizzare i record HOA e ottenere l’accesso su richiesta.

(Per ulteriori informazioni, vedere:  Trattare con il consiglio condominiale.)

Applicazione delle regole

Gli HOA sono comunità basate su regole, quindi di tanto in tanto devono far rispettare le regole che i membri della comunità stanno violando. Gli HOA devono anche gestire i reclami dei residenti sulle regole esistenti che non piacciono o sulle regole che ritengono dovrebbero essere aggiunte per risolvere un problema in corso.

Gli HOA devono applicare le regole in modo rapido e coerente. I proprietari di abitazione che rifiutano di conformarsi dovrebbero essere multati. Se il proprietario di una casa si rifiuta di conformarsi, l’HOA potrebbe dover inviare l’account alle collezioni o citare in giudizio il proprietario della casa. Gli HOA dovrebbero evitare l’applicazione selettiva, in altre parole, non dovrebbero giocare a favoriti con i leader HOA o i residenti della comunità con cui sono amici. Un comportamento di parte può portare a una causa.

Assumere una società di gestione professionale può ridurre l’onere per i funzionari e i direttori di un HOA ed eliminare una potenziale fonte di conflitto tra i leader HOA e altri membri della comunità. La società di gestione può assumersi gran parte del lavoro amministrativo e occuparsi di spiacevoli come far rispettare le regole e riscuotere le quote. Può anche utilizzare la sua esperienza nella gestione della proprietà per garantire il buon funzionamento della comunità ed evitare errori che funzionari e direttori inesperti potrebbero commettere. Tuttavia, la gestione professionale costa denaro, il che significa che le commissioni mensili HOA dei proprietari di case saranno più alte.

Lo scenario peggiore per l’applicazione delle regole comporta la preclusione sulla proprietà di un proprietario di casa per mancato pagamento di quote o valutazioni speciali. Questa misura estrema può creare una situazione controversa tra il proprietario della casa e l’HOA. I pignoramenti riducono anche i valori delle proprietà, il che non va bene per gli altri residenti nel quartiere.

Ospita incontri della comunità

Gli HOA possono riguardare strettamente gli affari, ma non devono esserlo. Un’attività divertente occasionale consente ai membri HOA di conoscersi a vicenda su base amichevole e sociale, non solo nel contesto potenzialmente contraddittorio di una riunione HOA. Se i vicini si conoscono personalmente, la comunità può essere un luogo più piacevole in cui vivere e i conflitti possono essere più facili da risolvere.

La linea di fondo

La formazione e la gestione di un’associazione di proprietari di case è un compito enorme con responsabilità significative e implicazioni importanti. Se stai pensando di acquistare una proprietà in un HOA, capisci in cosa ti stai immergendo prima di acquistare.

(Per ulteriori letture, vedi:  9 cose che devi sapere sulle associazioni dei proprietari di case.)