Electronic Meeting System (EMS)
Cos’è un sistema elettronico per riunioni?
Un sistema elettronico di riunione (EMS) è un software destinato a provocare la risoluzione dei problemi e il processo decisionale all’interno di un gruppo. Le caratteristiche standard dei sistemi di riunione elettronica includono il brainstorming elettronico (generalmente in formato anonimo), l’elaborazione parallela, gli strumenti di discussione e il voto. Le caratteristiche uniche di uno SME superano i limiti dei tradizionali incontri faccia a faccia come la mancanza di partecipazione, critiche e il dominio del procedimento da parte di pochi membri.
Un e-meeting è qualsiasi riunione che si svolge in linea. I sistemi elettronici di riunione (EMS) possono fornire la piattaforma software per facilitare le riunioni elettroniche, consentendo una maggiore partecipazione dei lavoratori che possono essere geograficamente distanti o reticenti a partecipare a una riunione aziendale tradizionale.
Comprensione dei sistemi di riunione elettronici
I sistemi di riunione elettronici (EMS) sono distinti dai sistemi di riunione per videoconferenza o Web, sebbene entrambi abbiano alcune caratteristiche in comune e si completano a vicenda nell’ambiente di lavoro moderno. Un EMS offre molti vantaggi alle organizzazioni e agli utenti, come una riduzione dei costi di viaggio, una maggiore partecipazione, grazie all’anonimato offerto dal sistema, meno interruzioni rispetto alle riunioni in un ufficio affollato e una migliore disponibilità dei partecipanti.
Questi vantaggi hanno più che compensato il principale svantaggio di tali sistemi, che è la mancanza di contatto personale e di interazione umana. Ci sono chiari vantaggi nell’essere in grado di leggere il linguaggio del corpo e stabilire un contatto visivo quando si comunica con altre persone. Un EMS in genere blocca o almeno limita questo tipo di interazione. Un altro svantaggio di un EMS è il rischio di interruzioni tecnologiche o elettroniche, nel caso in cui la connettività digitale diventasse instabile o addirittura cedesse.
Punti chiave
- Un sistema di riunioni elettroniche (EMS) è una piattaforma software che fornisce uno spazio di riunione digitale per la collaborazione di gruppo, la risoluzione dei problemi e il feedback anonimo, tra le altre funzionalità.
- I sistemi elettronici di riunione aiutano le aziende riducendo i costi di viaggio e facilitando la partecipazione perché tutto è anonimo e accessibile ovunque si trovi il lavoratore.
- Un EMS non può mai sostituire il contatto personale che un incontro più tradizionale potrebbe facilitare; un EMS è anche vulnerabile se una struttura ha problemi di connettività, il che renderebbe difficile la comunicazione in linea.
Esempio di sistemi elettronici per riunioni
Un EMS può essere progettato per scopi limitati o specifici come la formazione e le presentazioni di vendita. Un esempio di potenziale utilizzo di un SGA potrebbe essere quando un’azienda prevede di lanciare un nuovo prodotto e desidera testare il potenziale appeal tra i dipendenti che hanno il background e le conoscenze per essere oggettivi riguardo all’offerta proposta. Utilizzando un sistema di riunioni elettronico, i partecipanti possono condividere opinioni e critiche senza potenziali conflitti e pensieri di gruppo che potrebbero altrimenti influenzare le risposte.