Obblighi fiscali per le piccole imprese: tasse sui salari
Uno dei problemi con cui i proprietari di piccole imprese devono confrontarsi è rimanere aggiornati con i numerosi obblighi per le tasse locali, statali e federali. Mentre la maggior parte degli imprenditori assume un contabile o un professionista fiscale per occuparsi di questioni fiscali, la comprensione del sistema fiscale è importante per coloro che hanno la responsabilità ultima dell’adempimento di tutti gli obblighi fiscali. Questo articolo si concentrerà sugli obblighi dell’imprenditore in materia di imposte sui salari.
Obblighi fiscali sui salari
Qualsiasi attività commerciale con dipendenti è tenuta a trattenere le imposte sui salari dagli stipendi dei dipendenti e a pagare le tasse federali, statali e locali applicabili. Le imposte di solito trattenute dalla busta paga dei dipendenti includono FICA ( Medicare e Social Security tasse) e federali, statali e locali imposte sul reddito, se applicabile.
Altri obblighi di ritenuta alla fonte includono FUTA (Federal Unemployment Tax Act) e, in stati come California, Hawaii, New Jersey, New York e Rhode Island, tasse sull’assicurazione per l’invalidità. Il mancato pagamento delle tasse o il mancato pagamento possono comportare pesanti multe e sanzioni, quindi è importante calcolare l’importo delle imposte sui salari dovute e pagarle in tempo.
Se il proprietario di una piccola impresa non ha dipendenti esterni ma è incorporato, le regole di cui sopra si applicano anche agli stipendi del proprietario, poiché è essenzialmente l’unico dipendente della società. Se l’attività non è costituita e non ci sono dipendenti, il proprietario dovrà pagare ogni trimestre le tasse stimate sul reddito da lavoro autonomo.
Calcolo delle tasse sui salari
Ci sono tre passaggi per calcolare le tasse sui salari:
- Determina i lavoratori soggetti passivi
- Determina il salario imponibile
- Calcola gli importi delle trattenute
Lavoratori tassabili
I lavoratori possono essere dipendenti o appaltatori indipendenti. I dipendenti sono trattati come lavoratori soggetti passivi soggetti alle imposte sui salari, mentre gli appaltatori indipendenti sono responsabili del pagamento delle proprie tasse. Di solito, i lavoratori sono considerati dipendenti se hai il diritto di dirigere e controllare il modo in cui svolgono il loro lavoro, piuttosto che semplicemente i risultati del lavoro.
Tuttavia, i confini tra imprenditori indipendenti e dipendenti non sono sempre netti. Al fine di aiutare gli imprenditori a determinare quali lavoratori sono dipendenti tassabili, l’ Internal Revenue Service (IRS) ha regole di diritto comune, che includono test comportamentali, finanziari e di relazione :
Test comportamentale
Un lavoratore è un dipendente quando il datore di lavoro ha il diritto di dirigere e controllare il lavoratore. Il datore di lavoro non deve effettivamente dirigere o controllare il lavoratore, ma ha il diritto di farlo.
Test finanziario
Questo test esamina il grado di controllo che un datore di lavoro ha sugli aspetti finanziari del lavoro. In alcune professioni, avere un controllo significativo sulle forniture utilizzate per il lavoro supporta lo status di un lavoratore come appaltatore indipendente.
Un modo preciso per distinguere un appaltatore indipendente da un dipendente è la disponibilità di servizi. Un appaltatore indipendente non è legato a una società e può pubblicizzare servizi; un dipendente non può pubblicizzare servizi a meno che non lavori al di fuori dell’azienda come appaltatore indipendente.
Test di relazione
Questo test si riferisce al modo in cui il datore di lavoro e il lavoratore percepiscono la loro relazione. Se si prevede che un rapporto datore di lavoro-lavoratore duri fino alla fine di un progetto specifico o per un determinato periodo di tempo, il lavoratore è un contraente indipendente. D’altra parte, se la relazione non ha confini, il lavoratore è un dipendente soggetto passivo.
Salari imponibili
I salari imponibili sono compensi per servizi prestati e possono includere stipendio, bonus o regali. Alcune forme di risarcimento, come i rimborsi delle spese aziendaliper viaggi o pasti, non si qualificano come salari tassabili. Affinché le spese non siano tassabili, i dipendenti devono verificarle tramite ricevute o note spese. Devono anche essere necessari, ragionevoli e correlati al lavoro.
Calcolo della ritenuta
Dopo aver capito quali lavoratori si qualificano come dipendenti tassabili e quali salari sono salari tassabili, il passo successivo è capire l’importo da trattenere per le tasse federali, statali e locali, nonché per FICA e FUTA.
Tasse federali
Ogni busta paga deve trattenere le imposte sul reddito federali per il periodo applicabile. L’IRS ha due serie di tabelle fiscali che i datori di lavoro possono utilizzare per calcolare gli importi delle ritenute: le tabelle delle fasce salariali e le tabelle delle percentuali.
Le tabelle delle fasce salariali sono separate per cinque diversi periodi di libro paga (giornaliero, settimanale, bisettimanale, semestrale e mensile). Per determinare gli importi delle trattenute, i datori di lavoro scelgono il periodo di retribuzione e la fascia salariale applicabili per i dipendenti, quindi leggono la tabella fino alla colonna che mostra il numero di esenzioni richieste.
Le tabelle delle percentuali sono disponibili per otto periodi di libro paga (giornaliero, settimanale, bisettimanale, semestrale, mensile, trimestrale, semestrale e annuale) e separate per stato civile. I datori di lavoro iniziano riducendo i salari per il valore delle esenzioni richieste. Successivamente, utilizzano la tabella corrispondente allo stato civile del dipendente e cercano l’importo della ritenuta in base alla fascia salariale.
In qualità di imprenditore, è tua responsabilità esaminare le due serie di tabelle e determinare quale è appropriata per la tua attività. Le tabelle delle percentuali sono più inclusive, in termini di periodi di libro paga, quindi se ti trovi in una situazione in cui diversi dipendenti sono retribuiti in periodi di libro paga diversi, la tabella delle percentuali dovrebbe essere la tabella di scelta. Ad esempio, se i tuoi dipendenti vengono pagati trimestralmente, le tabelle delle percentuali saranno più appropriate delle tabelle delle fasce salariali. Per ottenere queste tabelle, chiamare l’IRS o andare suhttp://www.irs.gov/ e richiedere le pubblicazioni 15 e 15-A.
Tasse statali
La maggior parte degli stati utilizza tabelle simili alle tabelle delle imposte federali e puoi ottenerle accedendo alla sezione delle tasse del sito Web del tuo stato o contattando la Small Business Administration. Non è necessario trattenere le tasse statali nelle giurisdizioni che non impongono tasse statali sul reddito, come Alaska, Florida, salario lordo, come la Pennsylvania.
FI CA
Il Federal Insurance Contributions Act (FICA) è una legge federale che richiede ai datori di lavoro di trattenere le tasse di Social Security e Medicare dai salari pagati ai dipendenti. Richiede inoltre che il datore di lavoro e il dipendente paghino ciascuno la metà della tassa FICA.
Social Security e Medicare tasse sono imposti sia per il lavoratore ad un tasso fisso del 6,2% per la sicurezza sociale e 1,45% per il Medicare e il datore di lavoro ‘s tasso unico piatto del 6,2% e 1,45%, rispettivamente, la creazione di un FICA combinato tax rate di 15,3% (12,4% per la previdenza sociale e 2,9% per Medicare). I lavoratori autonomi sono responsabili del pagamento dell’intera imposta del 15,3%.
A differenza delle tasse federali e statali, le tasse FICA non sono influenzate dal numero di esenzioni dalla ritenuta alla fonte richieste dal dipendente. Devi semplicemente moltiplicare il pagamento della retribuzione lorda di un dipendente per l’aliquota fiscale applicabile per determinare quanto devi trattenere e quanto devi pagare come datore di lavoro.
Nel 2021, l’ imposta sulla previdenza sociale si applica solo ai primi 142.800 dollari di reddito, chiamata anche base salariale della previdenza sociale. La base salariale viene adeguata ogni anno in base all’inflazione. L’imposta Medicare non ha limiti di reddito.
FUTA
Le tasse di disoccupazione, o FUTA, sono tasse pagate esclusivamente dal datore di lavoro. Devi pagare le tasse di disoccupazione se si applica una delle seguenti condizioni:
a) Paghi uno stipendio per un totale di almeno $ 1.500 in un trimestre b) Hai almeno un dipendente in un dato giorno per 20 settimane in un anno solare, indipendentemente dal fatto che le settimane siano consecutive
L’aliquota fiscale FUTA è del 6,0% per il 2020 ed è imposta sui primi $ 7.000 di salario per ogni dipendente. Tuttavia, puoi richiedere crediti contro la tua tassa FUTA lorda per riflettere le tasse statali di disoccupazione che paghi. Se paghi le tasse statali di disoccupazione quando sono dovute, puoi richiedere un credito del 5,4%, che riduce effettivamente la tua aliquota fiscale FUTA allo 0,6%.
Portare tutto insieme
Il calcolo delle tasse sui salari può essere molto complicato ed è importante inviare i pagamenti in tempo per evitare sanzioni e sito web dell’IRS.
Le tasse FUTA sono generalmente pagate trimestralmente e le tasse sul reddito e FICA sono depositate semestralmente o mensilmente. L’IRS di solito invia agli imprenditori un avviso alla fine di ogni anno che specifica quale metodo utilizzare per l’anno successivo.
In generale, la sito http://www.irs.gov/ o chiamare la linea di assistenza in tempo reale dell’IRS per le imprese al numero 1-800-829-4933.