Piano responsabile
Che cos’è un piano responsabile?
Un piano responsabile è un piano che segue i regolamenti dell’Internal Revenue Service (IRS) per il rimborso dei lavoratori per le spese aziendali in cui il rimborso non viene conteggiato come reddito. Ciò significa che i rimborsi non sono soggetti a ritenute alla fonte o alla rendicontazione W-2. Tuttavia, queste spese devono essere correlate al business per rientrare in un piano responsabile.
Punti chiave
- Un piano responsabile è un processo di rimborso dei dipendenti per i costi relativi al lavoro.
- I piani di responsabilità non sono soggetti a tassazione, in quanto non sono considerati una forma di compensazione del lavoro.
- I costi possono essere considerati parte di un piano responsabile solo se sono correlati all’attività, riportati in modo accurato e se vengono restituiti rimborsi in eccesso.
- Se un costo rimborsato è considerato non responsabile, è soggetto a tassazione da parte dell’IRS. I fondi in eccesso devono essere generalmente restituiti entro 120 giorni.
Come funziona un piano responsabile
Un piano responsabile è diverso da un piano non responsabile. Se il piano di rimborso di un’azienda non segue i requisiti IRS per un piano responsabile, il piano non è responsabile e il rimborso delle spese è considerato parte del compenso del dipendente e pertanto è soggetto a trattenuta e deve essere riportato sul modulo W di un dipendente.
Secondo le regole dell’IRS, nell’ambito di un piano responsabile, le spese vengono rimborsate se sono correlate all’attività e sono adeguatamente contabilizzate. Inoltre, gli importi pagati in eccesso rispetto ai costi effettivi devono essere restituiti alla società entro un determinato periodo di tempo. Le spese relative all’attività sostenute dai dipendenti possono includere cose come viaggio, vitto, alloggio, intrattenimento o trasporto. I dipendenti sono tenuti a contabilizzare adeguatamente le spese con i registri e a restituire eventuali rimborsi in eccesso entro un periodo di tempo ragionevole.
I datori di lavoro non sono tenuti a presentare i dettagli del loro piano all’IRS, ma devono essere in grado di dimostrare di soddisfare i requisiti di un piano responsabile.
I datori di lavoro sono spesso in grado di utilizzare requisiti di piano responsabile più rigorosi di quelli pubblicati dall’IRS.
Requisiti per un piano responsabile
I requisiti per un piano responsabile sono che siano correlati all’attività, che le spese dei dipendenti siano adeguatamente contabilizzate al datore di lavoro in modo ragionevole e tempestivo e che qualsiasi rimborso in eccesso debba essere restituito al datore di lavoro entro un ragionevole lasso di tempo.
Affinché le spese siano considerate correlate all’attività, devono soddisfare (in modo approssimativo) i seguenti requisiti: che i costi devono essere sostenuti nel corso del rapporto di lavoro e che qualsiasi spesa che si mescola tra una spesa personale e una spesa aziendale sia adeguatamente contabilizzata come tale, dividendo la spesa tra il datore di lavoro e il dipendente. Un esempio comune è quello di un’auto personale utilizzata per viaggi di lavoro: in tal caso, ci si può aspettare che un dipendente tenga conto delle miglia sostenute nel corso del proprio trasporto personale e del trasporto correlato al lavoro, dividendo i costi appropriatamente.
Una contabilità adeguata è in genere soggetta a conferma da parte di terzi allo scopo di dimostrare che i fondi dei dipendenti erano legati all’attività. Le ricevute sono una forma comune di prova di terze parti che i dipendenti utilizzeranno per dimostrare la legittimità delle loro richieste di finanziamento. Tuttavia, ci sono eccezioni a questa regola, inclusi casi di costi non di alloggio che ammontano a meno di $ 75, rimborso del pasto che rientra negli standard giornalieri IRS e costi di trasporto per i quali è difficile ottenere una prova ufficiale di pagamento, come i taxi, metropolitane e autobus. In generale, l’aspettativa per la restituzione dei fondi di rimborso in eccesso è che tali fondi vengano restituiti al datore di lavoro entro 120 giorni dal loro esborso.