Perché la riconciliazione è importante nella contabilità?
Cos’è la riconciliazione?
La riconciliazione è un processo contabile fondamentale che garantisce che il denaro effettivamente speso o guadagnato corrisponda al denaro in uscita o in entrata in un conto alla fine di un periodo fiscale. La riconciliazione dei conti è un’attività particolarmente importante per aziende e privati perché è un’opportunità per verificare la presenza di attività fraudolente e per prevenire errori di rendiconto finanziario. La riconciliazione viene in genere eseguita a intervalli regolari, ad esempio mensili o trimestrali, come parte delle normali procedure contabili.
Considerazioni chiave:
- La riconciliazione è un processo contabile che garantisce che l’importo effettivo di denaro speso corrisponda all’importo mostrato per lasciare un conto alla fine di un periodo fiscale.
- Individui e aziende eseguono riconciliazioni a intervalli regolari per verificare la presenza di errori o attività fraudolente.
- Esistono due metodi di riconciliazione: revisione della documentazione e revisione dell’analisi.
Come funziona la riconciliazione
Alla fine di ogni mese e trimestre fiscale, è buona norma riconciliare un conto. Durante la riconciliazione di un account, le aziende e i privati verificano che ogni transazione corrisponda al saldo finale del conto corretto. In generale, ci sono due modi per riconciliare un account: rivedere i documenti e rivedere le analisi.
Revisione della documentazione
Il processo di revisione della documentazione confronta l’importo di ciascuna transazione con l’importo mostrato come in entrata o in uscita nel conto corrispondente. Ad esempio, si supponga che una persona responsabile conservi tutte le ricevute della carta di credito ma noti diversi nuovi addebiti sulla fattura della carta di credito che non riconosce. Forse le spese sono piccole e la persona le ignora pensando che siano spese per il pranzo, ad esempio.
Alla fine del mese, il titolare del conto controlla le transazioni sulla fattura della carta di credito con le ricevute della carta di credito e scopre di non avere ricevute per alcune delle presunte spese per il pranzo che appaiono sul conto. Poiché l’individuo è meticoloso nel conservare le ricevute, chiama la carta di credito per contestare gli importi. Dopo un’indagine, si scopre che la carta di credito è stata compromessa da un criminale che è stato in grado di ottenere le informazioni dell’azienda e addebitare la carta di credito dell’individuo. L’individuo viene rimborsato per gli addebiti errati, la carta viene annullata e l’attività fraudolenta interrotta.
Revisione di Analytics
L’approccio alla revisione analitica può anche rivelare attività fraudolente o errori di bilancio. In questo caso, le aziende stimano l’importo che dovrebbe essere nei conti in base ai livelli di attività dell’account precedenti.
Ad esempio, la società di investimento immobiliare ABC acquista circa cinque edifici per anno fiscale in base ai livelli di attività precedenti. L’azienda riconcilia i suoi conti ogni anno per verificare eventuali discrepanze. Quest’anno, l’importo stimato del saldo del conto atteso è sfasato di un importo significativo. Sulla base delle precedenti attività contabili e acquisti, la stima per i debiti dovrebbe essere di $ 5 milioni. Il saldo effettivo dei conti da pagare è di $ 48 milioni per l’anno, che rappresenta una grande discrepanza nel bilancio. Il contabile della società ABC rivede il bilancio e scopre che il contabile ha inserito uno zero in più alla fine dei suoi conti pagabili accidentalmente. Il contabile regola i conti da pagare a 4,8 milioni di dollari, che è l’importo approssimativo dei conti da pagare stimati.