Modulo W-9: richiesta di numero di identificazione del contribuente e certificazione

Che cos’è il modulo W-9: richiesta di numero di identificazione del contribuente (TIN) e certificazione?

Un modulo W-9 è un modulo fiscale dell’Internal Revenue Service (IRS) utilizzato per confermare il nome, l’indirizzo e il numero di identificazione del contribuente (TIN) di una persona per motivi di lavoro o per altri scopi generatori di reddito. La conferma può essere richiesta sia per un individuo definito come cittadino statunitense sia per una persona definita come residente straniero.

Un modulo W-9 è anche noto come richiesta di numero di identificazione del contribuente e modulo di certificazione.

Punti chiave

• Il W-9 è un modulo ufficiale fornito dall’IRS per i datori di lavoro o altre entità per verificare il nome, l’indirizzo e il numero di identificazione fiscale di una persona che riceve un reddito.
• Le informazioni prese da un modulo W-9 vengono spesso utilizzate per generare un modulo fiscale 1099, necessario per la dichiarazione dei redditi.
• Le informazioni raccolte da un’entità su un modulo W-9 non possono essere divulgate per nessun altro scopo, in base alle rigide normative sulla privacy.

Chi può presentare il modulo W-9: richiesta di numero di identificazione del contribuente (TIN) e certificazione?

Un modulo W-9 è solo una richiesta scritta formale di informazioni e viene utilizzato esclusivamente allo scopo di confermare il numero di identificazione del contribuente (TIN) di una persona. Un datore di lavoro o un’altra entità che è tenuta a presentare un documento informativo all’IRS, come il modulo 1099, deve ottenere il TIN corretto per segnalare eventuali guadagni o perdite che potrebbero influire sulla dichiarazione dei redditi federale o sul reddito imponibile. Per la maggior parte delle persone, il TIN sarà il numero di previdenza sociale (SSN).

Il modulo W-9 differisce da un modulo W-4, che è più comunemente fornito dai dipendenti ai datori di lavoro diretti, in quanto il W-9 non dispone intrinsecamente la ritenuta alla fonte di eventuali tasse dovute. Eventuali imposte richieste in base ai guadagni relativi al W-9 fornito sono a carico del titolare del TIN elencato nel documento a meno che il contribuente non sia soggetto a ritenuta alla fonte. Se è richiesta la ritenuta alla fonte, questa dovrà essere annotata sul W-9, per informare adeguatamente l’entità che riceve le informazioni della necessità di trattenerla di conseguenza.

A cosa serve il modulo W-9?

Le informazioni ottenute su un modulo W-9 vengono spesso dividendi pagati a fronte di un investimento;e varie altre transazioni finanziarie.

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L’IRS richiede a coloro che non sono definiti come cittadini statunitensi o stranieri residenti di utilizzare il modulo W-8 appropriato al posto di un modulo W-9.

Il modulo 1099 deve essere emesso solo una volta raggiunta la soglia di reddito minimo, che per la maggior parte dei redditi vari è fissata a $ 600 per gli anni fiscali 2020 e 2021. Gli importi inferiori a questa soglia devono essere segnalati come reddito dal titolare del TIN ma non richiedono un Modulo 1099.

Anche se i dipendenti sono legalmente tenuti a fornire determinate informazioni personali ai loro datori di lavoro, la privacy di un dipendente è protetta dalla legge. Un datore di lavoro che divulga le informazioni personali di un dipendente in qualsiasi modo non autorizzato può essere soggetto a procedimenti civili e penali.

Come leggere e compilare il modulo W-9

Il modulo W-9 è uno dei moduli IRS più semplici da completare, ma se i moduli fiscali ti rendono nervoso, non preoccuparti. Ti guideremo attraverso il modo corretto per completarlo.

Tutte le pagine del modulo W-9 sono disponibili sul sito web dell’IRS.

Passo 1

Inserisci il tuo nome come mostrato nella  dichiarazione dei redditi.

Passo 2

Immettere la ragione sociale o il nome di “entità ignorata”, se diverso dal nome immesso per il passaggio 1. Ad esempio, si potrebbe essere una ditta individuale, ma per scopi di marketing non si utilizza il nome personale come nome dell’azienda;invece, stai “facendo affari come” un altro nome. Dovresti inserire quel nome qui. Per quanto riguarda la parte dell’entità ignorata, se non sai cosa sia, probabilmente non lo sei. Un tipo comune di entità ignorata è una società a responsabilità limitata con un unico membro .4 Le  imprese individuali e le  società S  non sono mai classificate come entità indistinte.

Passaggio 3

Che tipo di entità aziendale sei per la classificazione fiscale federale: ditta individuale, società di persone,  società C, società S, trust / proprietà, società a responsabilità limitata o “altro”? Seleziona la casella appropriata. Se non sei sicuro, probabilmente sei una ditta individuale, perché avresti dovuto archiviare molte scartoffie per diventare una delle altre entità.

Passaggio 4

Esenzioni. È probabile che lascerai queste caselle vuote. Ecco un paio di eccezioni:

1. I beneficiari esentati dalla  ritenuta alla fonte, come le società (nella maggior parte dei casi), potrebbero dover inserire un codice nella casella “Codice beneficiario esente”. Le istruzioni del modulo W-9 elencano i beneficiari esenti e i loro codici e i tipi di pagamento per i quali questi codici dovrebbero essere utilizzati. Le società che compilano un W-9 per ricevere pagamenti di interessi o dividendi, ad esempio, inseriscono il codice “5.”
2. I beneficiari esentati dalla dichiarazione ai sensi del Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) potrebbero dover inserire un codice nella casella “Esenzione dal codice di segnalazione FATCA”. Nessuna di queste caselle si applica al tipico appaltatore indipendente o libero professionista.

Passaggio 5

Fornisci il tuo indirizzo, città, stato e codice postale. Cosa succede se il tuo indirizzo di casa è diverso dal tuo indirizzo aziendale? Quale indirizzo dovresti fornire nel modulo W-9? Utilizza l’indirizzo che utilizzerai nella dichiarazione dei redditi. Ad esempio, se sei un unico proprietario che affitta spazi per uffici, ma presenti la dichiarazione dei redditi utilizzando il tuo indirizzo di casa, inserisci il tuo indirizzo di casa nel modulo W-9 in modo che l’IRS non avrà problemi ad abbinare i tuoi 1099 con il tuo  modulo 1040.

Passaggio 6

In questo passaggio facoltativo, puoi fornire il nome e l’indirizzo del richiedente. Potresti voler compilare questa casella per tenere traccia di chi hai fornito il tuo numero di identificazione fiscale.

Passaggio 7

L’IRS chiama questa sezione Parte I, che deve farti chiedere quali fossero tutti quei passaggi che hai appena completato. Qui, devi fornire il numero di identificazione fiscale della tua azienda, che sarà il tuo numero di previdenza sociale individuale se sei una ditta individuale, o il tuo  numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) se sei un altro tipo di attività. Ora, anche alcune imprese individuali hanno EIN, ma l’IRS preferisce che le imprese individuali utilizzino il loro SSN sul modulo W-9. Ancora una volta, così facendo sarà più facile abbinare qualsiasi 1099 che ricevi alla tua dichiarazione dei redditi, che presenterai sotto il tuo SSN.

E se la tua attività è nuova e non ha un EIN? Puoi comunque compilare un modulo W-9. L’IRS dice che dovresti richiedere il tuo numero e scrivere “richiesto” nello spazio per il TIN. Ti consigliamo di ottenere questo numero il più rapidamente possibile perché, fino a quando non lo fai, sarai soggetto a trattenuta di riserva. Puoi richiedere un EIN sul sito web dell’IRS. Per ulteriori informazioni sulla ritenuta alla fonte, consulta le istruzioni riportate di seguito per il Passaggio 8, Parte II.

Passaggio 8

Nella Parte II, devi attestare la veridicità di tutte le tue informazioni prima di poter firmare il modulo W-9. Mentire intenzionalmente su un modulo fiscale potrebbe significare che dovrai pagare una multa o andare in prigione; l’IRS non scherza. Prima di firmare il modulo W-9, ecco le dichiarazioni che devi certificare sono vere, sotto pena di spergiuro:

1. Il numero mostrato in questo modulo è il mio numero di identificazione fiscale corretto (o sto aspettando che mi venga rilasciato un numero).

• I contribuenti devono utilizzare numeri di identificazione fiscale legittimi. Utilizzare un numero di identificazione fiscale “preso in prestito”, rubato o inventato equivarrebbe a mentire sotto giuramento e comporterebbe gravi conseguenze.

2. Non sono soggetto a ritenuta alla fonte perché: (a) sono esente dalla ritenuta alla fonte o (b) non sono stato informato dall’Internal Revenue Service (IRS) che sono soggetto a ritenuta alla fonte a seguito di un mancata segnalazione di tutti gli interessi o dividendi, o (c) l’IRS mi ha comunicato che non sono più soggetto a ritenuta alla fonte.

• La maggior parte dei contribuenti è esentata dalla ritenuta alla fonte. Se non hai idea di cosa stia parlando l’IRS qui, probabilmente sei esente. Se non sei esente, l’IRS ti avrà notificato e la società che ti paga deve sapere perché è tenuta a trattenere l’  imposta sul reddito  dalla tua retribuzione a un’aliquota fissa del 24% (a partire dal 2020) e inviarla al IRS. Per inciso, ora conosci un altro buon motivo per non barare sulla tua dichiarazione dei redditi: potresti doverlo dire a un futuro cliente e questo potrebbe indurre l’azienda a pensarci due volte. L’articolo (c) dice fondamentalmente che se una volta eri soggetto a ritenuta alla fonte ma non lo sei più, nessuno deve saperlo.

3. Sono un cittadino statunitense o un altro cittadino statunitense.

• Se sei un  residente straniero, sei in chiaro. L’IRS considera inoltre una “persona statunitense”: una società di persone, una società, una società o un’associazione creata o organizzata negli Stati Uniti o in base alle leggi degli Stati Uniti; una tenuta domestica; e una fiducia domestica. Se la tua azienda è una partnership che ha un partner straniero, si applicano regole speciali; leggete su di loro nelle istruzioni del modulo W-9. Se non sei cittadino statunitense, potresti dover compilare il modulo W-8 o il modulo 8233.

4. I codici FATCA inseriti in questo modulo (se presenti) che indicano che sono esentato dalla segnalazione FATCA sono corretti.

• Probabilmente non dovrai preoccuparti di questo, che ha a che fare con il  Foreign Account Tax Compliance Act.

Considerazioni speciali durante la presentazione del modulo W-9

Modulo per la firma W-9

Il modulo W-9 ti dice di cancellare il punto 2 sopra se sei stato informato dall’IRS che sei attualmente soggetto a ritenuta alla fonte perché non hai segnalato tutti gli interessi e dividendi sulla tua dichiarazione dei redditi.

Puoi cancellare il punto 2 se stai compilando il modulo W-9 in relazione a una transazione immobiliare. L’articolo 2 non si applica in questo caso, quindi non importa se sei soggetto a ritenuta alla fonte.

Ora, se leggi attentamente le scritte in piccolo nelle istruzioni W-9, sembra indicare che la maggior parte delle persone non è affatto tenuta a firmare questo modulo. In genere ti viene richiesto di firmarlo solo se l’IRS ti ha notificato che in precedenza hai fornito un TIN errato. Tecnicità a parte, tuttavia, la persona che ti ha chiesto di compilare il modulo W-9 probabilmente lo considererà incompleto o non valido se non lo hai firmato.

Modulo di restituzione W-9

Restituisci il modulo W-9 compilato all’azienda che ti ha chiesto di compilarlo. Idealmente, lo consegnerai di persona per limitare la tua esposizione al  furto di identità, ma questo metodo spesso non è pratico. La posta è considerata relativamente sicura. Se è necessario inviare il modulo tramite posta elettronica, è necessario crittografare sia il documento che il messaggio di posta elettronica e controllare tre volte di disporre dell’indirizzo di posta elettronica corretto del destinatario prima di inviare il messaggio. I servizi gratuiti sono disponibili online per aiutarti a farlo, ma controlla la loro reputazione prima di affidare loro i tuoi documenti. In genere l’azienda che deve presentare un W-9 all’IRS te ne darà uno da compilare.