Virtual Data Room (VDR)
Cos’è una virtual data room?
Una virtual data room (VDR), nota anche come deal room, è un archivio online sicuro per l’archiviazione e la distribuzione di documenti. Viene tipicamente utilizzato durante il processo di due diligence che precede una fusione o un’acquisizione per rivedere, condividere e divulgare la documentazione aziendale.
Punti chiave
- Le Virtual Data Room, o VDR, esistono come un modo sicuro per archiviare i documenti a cui più persone devono accedere contemporaneamente.
- I VDR sono comunemente utilizzati dalle aziende quando si fondono, lavorano a un progetto o ad altre joint venture che richiedono l’accesso a dati condivisi.
- I VDR sono considerati più sicuri dei documenti fisici in quanto non vi è alcun rischio di perdita durante il transito o di essere distrutti accidentalmente.
- In genere, le azioni come la copia, la stampa e l’inoltro sono disabilitate nei VDR.
Comprensione delle virtual data room
Le data room virtuali hanno sempre più sostituito le data room fisiche tradizionalmente utilizzate per divulgare e condividere documenti. Con la globalizzazione del business e un maggiore controllo per ridurre i costi, le data room virtuali rappresentano un’alternativa interessante alle data room fisiche. Le data room virtuali sono ampiamente accessibili, immediatamente disponibili e più sicure.
Con l’aumento dei problemi di sicurezza e l’aumento degli incidenti con violazioni, i fornitori di VDR stanno sviluppando database più sofisticati e affidabili. Le offerte pubbliche iniziali (IPO), le operazioni di audit e le partnership o altre attività che devono collaborare e condividere informazioni utilizzeranno data room virtuali.
Usi delle Virtual Data Rooms
Le procedure di fusione e acquisizione (M&A) sono l’uso più comune dei VDR. Questi archivi forniscono un luogo per la due diligence necessaria durante la finalizzazione dell’accordo. Queste transazioni commerciali coinvolgono grandi quantità di documenti, molti dei quali sono riservati e contengono informazioni sensibili. L’utilizzo di un VDR è un modo sicuro e affidabile per tutte le parti interessate di rivedere e scambiare documenti durante le negoziazioni.
Le aziende spesso lavorano tra loro per produrre e fabbricare prodotti durante la costruzione di un edificio e per offrire servizi. La formazione e il mantenimento di questi rapporti commerciali richiedono contratti e la trasmissione frequente di dati. Le virtual data room provvedono all’archiviazione di questi contratti e rendono prontamente disponibili i documenti necessari per la continuazione delle partnership commerciali. Ad esempio, le modifiche apportate ai progetti di una struttura da un ingegnere sono immediatamente disponibili per tutti gli appaltatori coinvolti nel progetto.
La revisione delle pratiche aziendali, della conformità e degli account è una pratica comune in tutte le aziende. Questo processo è spesso un problema poiché i lavoratori devono interagire con regolatori e regolatori esterni. Inoltre, oggi molte aziende hanno uffici in località remote e in tutto il mondo in vari fusi orari.
L’uso di una data room virtuale consente ad avvocati, contabili, regolatori interni ed esterni e altre parti interessate di avere un punto di accesso centralizzato. Fornire un sistema centrale riduce gli errori e il tempo. Inoltre, fornisce trasparenza nella comunicazione. A seconda del tipo di audit, il livello di accesso e l’autorità variano.
Offrire un’offerta pubblica iniziale (IPO) è un compito arduo che richiede una quantità inconcepibile di scartoffie. Come gli audit, la trasparenza è essenziale. Le aziende devono creare, scambiare, conservare e gestire grandi volumi di documenti. A causa della natura della transazione, la maggior parte degli utenti avrà accesso limitato, ad esempio “solo visualizzazione”. La possibilità di copiare, inoltrare o stampare potrebbe essere vietata.
Alternativa a un VDR
Sebbene le data room virtuali offrano molti vantaggi, non sono adatte a tutti i settori. Ad esempio, alcuni governi potrebbero decidere di continuare a utilizzare le data room fisiche per scambi di informazioni altamente riservati. Il danno derivante da potenziali attacchi informatici e violazioni dei dati supera i vantaggi offerti dalle data room virtuali. I risultati di tali eventi potrebbero essere catastrofici se le parti minacciose avessero accesso a informazioni classificate. In questi casi, l’uso di un VDR non sarà considerato.