Capire “Per Diem”

“Per diem” o tariffa giornaliera è un importo fisso di rimborso pagato ai dipendenti per vitto, alloggio e spese accessorie giornaliere sostenute durante i viaggi di lavoro. Le tariffe vengono stabilite ogni anno dalla General Services Administration (GSA) per le destinazioni all’interno degli Stati Uniti continentali;Le tariffe non estere (ad es. Alaska, Hawaii, Porto Rico e Guam) sono stabilite dal Dipartimento della Difesa e le tariffe straniere (ovunque al di fuori degli Stati Uniti e dei suoi territori) sono stabilite dal Dipartimento di Stato.

Se viaggi per lavoro o hai dipendenti che viaggiano, è importante comprendere la diaria, che offre un’alternativa al rimborso basata su registrazioni di spesa dettagliate e richiede una contabilità meno elaborata. Qui rispondiamo alle domande che potresti avere sulla diaria, su come funziona e su cosa comporta dal punto di vista fiscale.

Cosa copre Per Diem?

La GSA suddivide le tariffe giornaliere in due categorie:

• Pasti e spese accessorie (M&IE)
• Alloggio

Pasti e spese accessorie

La categoria pasti e spese accessorie (M&IE) copre tutti i pasti (colazione, pranzo e cena), servizio in camera, lavanderia, pulitura a secco, stiratura di indumenti e commissioni e mance per le persone che forniscono servizi, come server di cibo e bagagli vettori.2 Le tariffe giornaliere per i pasti variano in base alla località e sono suddivise in sei livelli.

Le città principali hanno tipicamente la fascia giornaliera massima di $ 76;le città più piccole che ospitano notevoli viaggi di lavoro hanno una diaria compresa tra i livelli 2 e 5 (da $ 56 a $ 71). Le aree che non sono tipicamente visitate dai viaggiatori d’affari avranno la tariffa minima di $ 55.

Spese di alloggio

La categoria di alloggio comprende le sistemazioni per i pernottamenti, come hotel, motel, locande, resort e appartamenti. Una tariffa giornaliera separata è fissata sia per M&IE che per l’alloggio per ciascuna località. Ad esempio, per l’anno fiscale 2020, le tariffe giornaliere per Atlanta variano tra $ 157 e $ 156 per l’alloggio e $ 66 per M&IE.  Per Chicago, le tariffe di alloggio variano tra $ 125 e $ 229, a seconda del mese, e la M&IE al giorno è di $ 76.

Perché le tariffe differiscono in base alla località

Le tariffe giornaliere si basano sul costo della vita di una zona. Le tariffe giornaliere nelle grandi città, come Chicago, New York e Los Angeles, sono più alte rispetto alle aree non metropolitane perché i beni e i servizi nelle città più grandi sono generalmente più costosi. Le tariffe di alloggio possono anche variare di mese in base alladomanda e all’offerta.  La più alta tariffa giornaliera di alloggio a New York City, ad esempio, coincide con l’autunno, la stagione che attrae più turisti e viaggiatori d’affari.7 Le  tariffe giornaliere vengono aggiornate ogni anno e diventano effettive il 1 ° ottobre, il primo giorno dell’anno fiscale del governo federale.

Trovare le tariffe per ogni posizione

Chiedi tariffe specifiche al reparto sito web di GSA, dove puoi cercare per città, stato o codice postale per l’anno fiscale in corso (dal 1 ° ottobre al 30 settembre). Se desideri visualizzare l’anno fiscale successivo o qualsiasi altro anno dal 1997, cerca per stato e seleziona l’anno appropriato dal menu a discesa. Fare clic su “Trova tariffe giornaliere” per visualizzare i risultati, suddivisi per destinazione principale, contea, alloggio massimo per mese e pasti e spese accessorie (M&IE).

Se cerchi un’area che non è coperta dalle tabelle GSA (ad esempio, Hawaii, che non fa parte degli Stati Uniti continentali), verranno visualizzati due collegamenti che ti indirizzeranno al sito Web appropriato: il Dipartimento della Difesa per i non stranieri viaggi (Alaska, Hawaii, Porto Rico e Guam) e il Dipartimento di Stato per tutte le destinazioni straniere.

La tariffa standard per Diem

Una tariffa standard di $ 55 al giorno per M&IE e una tariffa standard di $ 96 al giorno per l’alloggio (l’anno fiscale 2020) si applica a qualsiasi località che non abbia una tariffa specificata nelle tabelle GSA. Questo vale per tutti gli stati degli Stati Uniti continentali

Utilizzo delle tariffe GSA da parte del datore di lavoro

Sebbene la maggior parte delle aziende utilizzi le tariffe giornaliere stabilite dalla GSA, possono utilizzare metodi di rimborso alternativi. Ad esempio, i datori di lavoro possono utilizzare il metodo IRS alto-basso, che stabilisce una tariffa forfettaria giornaliera per le località ad alto costo (ad es. New York, Chicago e il Distretto di Columbia) e una tariffa forfettaria per tutte le altre località. Per i viaggi a partire dal 1 ° ottobre 2019, la tariffa è di $ 297 ($ 71 se solo M&IE) per i viaggi in qualsiasi area ad alto costo e $ 200 ($ 60 M&IE) per i viaggi in qualsiasi altra località negli Stati Uniti continentali.

Tasse sui rimborsi per giorno

I pagamenti giornalieri non sono considerati salari – e quindi non sono tassabili – purché soddisfino determinate condizioni. Sarai soggetto a tasse se una delle seguenti condizioni è vera:

• Il pagamento è superiore alla tariffa giornaliera giornaliera consentita
• Non hai presentato una nota spese al tuo datore di lavoro
• La nota spese non includeva la data, l’ora, il luogo, l’importo e lo scopo commerciale della spesa
• Il tuo datore di lavoro ti ha dato una diaria e non ha richiesto una nota spese.

Se una qualsiasi delle situazioni di cui sopra è vera, la tua indennità giornaliera sarà considerata salario e sarà soggetta a ritenute alla fonte e imposte sui salari.  L’importo sarà riportato dal tuo datore di lavoro sul tuo modulo W-2. Se è solo che la tua indennità giornaliera era superiore alla tariffa giornaliera ammissibile federale, solo l’importo in eccesso sarà considerato salario.

Per comprovare il tuo viaggio e le relative spese, ti verrà richiesto di mantenere un registro che includa i giorni in cui hai viaggiato per lavoro, dove sei andato e lo all’esenzione fiscaleai sensi delle norme sulle tasse giornaliere.  Per evitare conseguenze fiscali sfavorevoli, consultare il proprio consulente fiscale prima di intraprendere un viaggio di lavoro prolungato.

Per Diem come alternativa salariale

Poiché i pagamenti giornalieri non sono tassabili, alcune persone potrebbero sollevare la domanda: “Posso accettare uno stipendio inferiore con la diaria invece di uno stipendio più alto senza diaria?” La risposta è no.” Le polizze giornaliere non possono essere create in un modo che consenta di etichettare ciò che dovrebbe essere pagato come qualcos’altro, in questo caso, per diem.

La linea di fondo

I pagamenti giornalieri prevedono il rimborso ai dipendenti che viaggiano per motivi di lavoro. Le tariffe variano in base alla località e al periodo dell’anno e sono suddivise in due categorie: vitto e alloggio e spese accessorie (M&IE). Finché i pagamenti non superano l’aliquota giornaliera massima federale, non sono tassabili; se i pagamenti giornalieri superano i limiti federali, qualsiasi eccesso sarà tassato come reddito ordinario.

Le aliquote giornaliere possono cambiare ogni anno e le leggi sulle tasse giornaliere possono essere complicate. Consultare uno specialista fiscale qualificato in caso di domande o dubbi sulla politica di diaria della propria azienda.