I migliori strumenti per la pianificazione delle risorse aziendali ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) è una metodologia orientata al processo che integra i sistemi utilizzati nei diversi dipartimenti di un’azienda, consentendo un flusso di informazioni facile e uniforme sotto controlli definiti, aiutato dall’uso di applicazioni software e best practice definite.

Questo articolo descrive gli strumenti utilizzati in ERP e le loro caratteristiche per le varie funzioni a cui si rivolgono. Per comprendere meglio gli strumenti, iniziamo con i requisiti funzionali.

Cosa serve a un sistema ERP?

Qualsiasi sistema ERP deve fondamentalmente soddisfare i seguenti requisiti funzionali.

• Deve essere un sistema unificato, con applicazioni e interfacce facili da usare, che funzioni perfettamente in più reparti con il necessario accesso controllato
• Un database comune (o più database condivisi) accessibile tramite diverse applicazioni
• Utilità di ricerca e creazione di rapporti per generare rapporti basati su vari parametri (come “tutti gli ordini non spediti di ieri nella categoria” giocattoli “)
• Scalabilità, personalizzazione e facile integrazione di moduli ad hoc, secondo necessità

Gli strumenti che soddisfano i requisiti ERP :

Per soddisfare le esigenze dei requisiti funzionali sopra menzionati, i seguenti strumenti e applicazioni sono obbligatoriamente integrati nel sistema ERP.

– Gestione database / Data Warehouse / Strumenti di gestione delle informazioni :

L’archiviazione dei dati e la gestione delle informazioni con un flusso di lavoro consolidato in diversi dipartimenti e funzioni sono la spina dorsale di qualsiasi sistema ERP. Sono disponibili più soluzioni e strumenti per l’archiviazione dei dati, che includono database relazionali di aziende come Oracle, Sybase, DB2 e offerte gratuite open source come Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, ecc. Altri strumenti di gestione delle informazioni possono includere Content Management Systems (CMS) e applicazioni di repository.

A seconda del settore e delle funzioni richieste, è necessario selezionarne uno appropriato. Un produttore può trovare un database transazionale come Oracle o MySQL più pertinente in quanto i dati basati sulle transazioni si spostano attraverso stati diversi (dalla produzione all’inventario, dall’acquisizione dell’ordine alla vendita allo stato della fornitura). D’altra parte, un’azienda di scrittura di contenuti online potrebbe trovare un sistema di repository CMS con controllo della versione più adatto alle proprie esigenze.

Il database o il repository può essere unico centralizzato o multiplo con flusso di dati automatico da un database all’altro. Il flusso di lavoro definito garantisce uno spostamento dei dati senza interruzioni. I database possono essere ospitati in locale o in remoto o anche nel cloud.

·        Applicazioni e interfacce con adeguato controllo dei permessi :  

La memorizzazione e la gestione dei dati richiede l’accesso in sola lettura o in modifica per elaborare i dati. Una volta che gli articoli sono stati prodotti, devono essere contrassegnati come inventario pronto. Il reparto di gestione delle scorte quindi lo aggiorna come pronto per la vendita. Dopo un acquisto, l’articolo dovrebbe essere aggiornato allo stato di venduto e così via. Per fare ciò, applicazioni e interfacce facili da usare fanno parte integrante di qualsiasi sistema ERP che abbia anche controlli e permessi definiti. Ad esempio, una volta che un articolo è contrassegnato come venduto, solo gli operatori del reparto logistico dovrebbero essere in grado di aggiornarlo ulteriormente, mentre quelli del reparto produzione o inventario dovrebbero avere un accesso di sola visualizzazione.

Allo stesso modo, per uno strumento ERP di scrittura di contenuti, una volta che uno scrittore invia il contenuto all’editore per la revisione, solo l’editore dovrebbe essere in grado di modificarlo, per evitare duplicazioni e conflitti di contenuto.

Per consentire l’integrazione di tali controlli, applicazioni e interfacce basati su autorizzazioni, qualsiasi soluzione ERP che possa essere basata su browser, installazioni desktop o app per tablet / dispositivi mobili. Un team di produzione in una sede fissa preferirà un’interfaccia basata su desktop, mentre un team di vendita costantemente in movimento trarrà vantaggio da un’interfaccia basata su browser o da un’app mobile.

·          Strumento di gestione del flusso di lavoro :

Un sistema ERP è costituito da più moduli e archivi di dati in cui gli aggiornamenti e le azioni dei dati seguono una sequenza definita logicamente in base alle esigenze aziendali. Questo costituisce il flusso di lavoro. Il flusso di lavoro può essere pensato come la mente che controlla le varie funzioni del corpo (flusso di sangue, aria, cibo e altre provviste, movimento di parti del corpo, ecc.). Un flusso di lavoro chiaramente definito con accesso appropriato a vari livelli è la parte necessaria di qualsiasi soluzione ERP.

Gli strumenti comunemente utilizzati implementati all’interno del framework ERP includono Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, ecc.

·          Strumento di reportistica / dashboard :

La generazione di report a livello di gestione, reparto, team o livello individuale è un altro requisito importante per un sistema ERP. Di solito è disponibile sotto forma di dashboard (con una visualizzazione dei dati in tempo reale – che mostra informazioni come ordini ricevuti ma non ancora spediti, pagamenti non riusciti dell’ultima settimana, ecc.) O report personalizzabili generati in parole o dati comuni- applicazioni di modifica come fogli di calcolo.

La maggior parte degli strumenti di reporting e dei dashboard funzionano in tempo reale (o con un intervallo di tempo minimo). Come le applicazioni utilizzate dai reparti per gli aggiornamenti dei dati, questi strumenti di reporting / viste dashboard sono disponibili come installazioni basate su browser o desktop. Includono anche funzionalità di reportistica di fine giornata che offrono l’invio di report tramite posta elettronica con grafici / grafici / tabelle come allegati di Microsoft Excel o Word.

·      Strumenti di comunicazione :    

All’interno di qualsiasi sistema che opera in più reparti, la comunicazione è obbligatoria. I sistemi ERP facilitano ciò offrendo strumenti per la generazione automatica di posta basata sull’azione, la messaggistica istantanea, la chat o le funzionalità di trasmissione generale a livello individuale e di gruppo. Ad esempio, una volta che un ordine è contrassegnato come “Pronto per la spedizione”, deve essere attivato un programma di spedizione automatico per il reparto logistico per avviare il processo di spedizione; Oppure, se la cucina di una pizzeria ha sviluppato un problema, è possibile inviare un messaggio di trasmissione generale a tutti gli altri reparti per interrompere l’assunzione di ulteriori ordini.

Ulteriori funzioni di messaggistica istantanea (come quelle di Lync, Chatter o Yammer) sono incorporate per consentire una comunicazione facile e immediata.

Oltre agli strumenti di cui sopra che sono parte integrante di qualsiasi sistema ERP, ce ne sono di aggiuntivi che possono essere integrati in base alle necessità:

·          Strumenti analitici :

Molti strumenti analitici possono essere integrati nel sistema ERP per business intelligence, analisi predittiva, data mining e analisi correlate. Questi strumenti analitici vengono utilizzati per ottenere informazioni preziose per la creazione di decisioni aziendali strategiche basate sui dati disponibili (come il monitoraggio del comportamento dei consumatori durante lo shopping natalizio, risultati comparativi per i prodotti sullo scaffale di colore rosso che hanno più vendite rispetto a quelli sullo scaffale di colore blu, ecc.)

· Allocazione delle risorse e strumenti di pianificazione delle attività :         

I sistemi ERP possono anche integrare strumenti per l’allocazione delle risorse tra reparti e compiti (per industrie ad alta intensità di manodopera ). Questi strumenti funzionano sul semplice principio del tempo definito impiegato da un’attività / progetto rispetto alla pianificazione della disponibilità delle risorse. Al completamento dell’attività, alla risorsa viene automaticamente assegnata una nuova attività corrispondente alle sue capacità o viene inserita in un pool per l’assegnazione successiva. Gli strumenti hanno funzionalità per l’intervento manuale a livello di supervisore nel caso in cui un’attività venga ritardata. I vantaggi includono una chiara visibilità sul carico di lavoro attuale e futuro, l’utilizzo ottimale delle risorse, l’esplorazione delle possibilità di automazione, ecc.

·          Altre funzionalità aggiuntive : i sistemi ERP possono integrare moduli per la gestione delle risorse umane, la gestione dei progetti, i sistemi di monitoraggio dei tempi, la gestione dei documenti, ecc., In base alle esigenze aziendali. È disponibile un gran numero di strumenti specifici per ogni settore e tipo di funzione ei fornitori di ERP forniscono la loro assistenza ai clienti interessati nella selezione della soluzione migliore. Internet è sempre disponibile per l’auto-aiuto su come ottenere le informazioni richieste.

La linea di fondo :

ERP è un framework complesso da implementare e di solito necessita di un fornitore dedicato per l’implementazione. Due grandi colli di bottiglia identificati con le implementazioni ERP sono i costi elevati e il mancato rispetto delle migliori pratiche. Mentre i costi possono essere mitigati in una certa misura da un’attenta valutazione dei diversi fornitori e dalla valutazione di strumenti open source gratuiti, l’altra sfida dei fallimenti dovuti alla mancanza di aderenza alle migliori pratiche può essere mitigata da una formazione mirata ai dipendenti. Una corretta valutazione nelle fasi iniziali, la collaborazione con fornitori con le giuste competenze ed essere chiari sui requisiti fin dall’inizio aiuterà un’implementazione efficiente e di successo degli strumenti ERP. (Per la lettura correlata, vedere ” Case Studies of Successful Enterprise Resource Planning “)