Come compilare un modulo I-9 (passo dopo passo)

Cos’è un modulo I-9?

Quando assumi un nuovo dipendente, devi verificare che la persona sia legalmente idonea a lavorare negli Stati Uniti. Dopo aver presentato un’offerta di lavoro (ma non prima), il nuovo dipendente deve dimostrare l’idoneità a lavorare negli Stati Uniti compilando il  modulo I-9, Verifica dell’idoneità all’impiego.

In qualità di datore di lavoro, è tua responsabilità controllare che questo modulo dei Servizi per la cittadinanza e l’immigrazione degli Stati Uniti sia completato dal dipendente e da te. Conserva il modulo insieme agli altri documenti di lavoro – non archiviarlo presso il governo.

Compilazione di un modulo I-9

Il modulo I-9 è progettato per ottenere informazioni da nuovi dipendenti che dimostrano la loro idoneità a lavorare legalmente negli Stati Uniti. Nessun lavoratore è esonerato dall’obbligo di compilare il modulo.

Il modulo I-9 è composto da tre parti:

1. Parte I: Per il dipendente, stabilire l’identità

Questa parte del modulo viene completata dal dipendente. Comprende informazioni quali nome completo, indirizzo, data di nascita, numero di previdenza sociale (se applicabile), indirizzo e-mail e numero di telefono del dipendente (l’indirizzo e-mail e il numero di telefono sono facoltativi).

Questa parte viene utilizzata anche per attestare, sotto pena di spergiuro, che la persona è legalmente idonea a lavorare negli Stati Uniti in quanto:

• Un cittadino
• Un cittadino non cittadino degli Stati Uniti
• Un legittimo residente permanente
• Uno straniero autorizzato a lavorare negli Stati Uniti Il dipendente deve inserire la data di scadenza di questa autorizzazione, se applicabile.

Un dipendente straniero e autorizzato a lavorare deve inserire ilnumero di registrazione dellostraniero  (un “numero A” che è un numero univoco di 7, 8 o 9 cifre assegnato a uno straniero) o il numero di ammissione delmodulo I-94.

Il dipendente deve firmare il modulo e datarlo. Dichiarazioni false possono comportare sanzioni pecuniarie e / o reclusione.

Alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di assistenza per completare la loro parte del modulo. Se il dipendente è minorenne o disabile (o necessita di traduzione), la persona che aiuta nella compilazione del modulo (cioè, il preparatore e / o il traduttore) deve includere anche il proprio nome e indirizzo, nonché una firma sul modulo (anche sotto pena di spergiuro).

2. Parte II: Per il datore di lavoro, revisione dei documenti del dipendente

Questa parte del modulo è completata dal datore di lavoro. Descrive i documenti che il datore di lavoro ha esaminato per verificare l’idoneità all’impiego. Il datore di lavoro deve intraprendere questa azione entro tre giorni dal primo giorno di assunzione. Il datore di lavoro può – ma non è tenuto a – creare una copia dei documenti presentati.

Sono disponibili tre elenchi di documenti che possono essere utilizzati. Il tipo di documenti utilizzati determina la parte della Parte II che il datore di lavoro deve completare.

Elenco A:  I documenti in questo elenco stabiliscono sia l’identità del dipendente che l’autorizzazione all’impiego. Un dipendente deve presentare solo uno dei seguenti moduli per soddisfare il requisito del documento:

• Passaporto degli Stati Uniti (o codice del passaporto degli Stati Uniti)
• Carta di soggiorno permanente (” carta verde “) o carta di ricevuta di registrazione dello straniero (tecnicamente, la carta verde è il modulo I-551)
• Passaporto straniero con timbro I-551 temporaneo
• Documento di autorizzazione all’impiego che contiene una fotografia (Modulo I-766)
• Per uno straniero non immigrato autorizzato a lavorare: un passaporto straniero e modulo I-94 (o 94A) e un’approvazione dello stato di non immigrato dello straniero fino a quando non è scaduto
• Passaporto degli Stati Federati di Micronesia, Repubblica delle Isole Marshall

Elenco B:  i documenti in questo elenco mostrano l’identità del dipendente. Se un dipendente non dispone di un documentodell’Elenco A,deve essere prodottoun documentodell’Elenco B,più  un documento dell’Elenco C (di seguito).

• Patente di guida o carta d’identità rilasciata da uno stato (purché contenga un documento d’identità con foto e altre informazioni personali)
• Tessera scolastica con fotografia
• Scheda di registrazione dell’elettore
• Tessera militare statunitense o documento di leva
• Carta d’identità del dipendente militare
• Carta della Marina Mercantile della Guardia Costiera degli Stati Uniti
• Documento tribale dei nativi americani
• Patente di guida rilasciata da un’autorità governativa canadese

Per i minori (di età inferiore a 18 anni) che non possono produrre uno dei documenti nell’elenco B, i documenti alternativi che sono accettabili per dimostrare l’identità del dipendente includono un record scolastico o una pagella;cliente, medico o cartella clinica;o un asilo nido o un certificato di scuola materna.

Elenco C:  questo documento stabilisce l’autorizzazione del dipendente a lavorare negli Stati Uniti. Anche in questo caso, se il lavoratore non è in grado di produrre un documento da elenco A, devono produrre uno dalla lista Be uno dallalista C.

•  Carta del numero di conto della previdenza sociale (a meno che la carta non indichi: non valida per l’impiego, valida solo per lavoro con autorizzazione INS o valida per lavoro solo con autorizzazione DHS)
• Certificato di nascita all’estero rilasciato dal Dipartimento di Stato (Modulo FS-545)
• Certificato di referto di nascita rilasciato dal Dipartimento di Stato (Modulo DS-1350)
• Copia originale o autenticata di un certificato di nascita emesso da uno stato, contea, autorità municipale o territorio degli Stati Uniti che ha un sigillo ufficiale
• Documento tribale dei nativi americani
• Carta d’identità di cittadino statunitense (Modulo I-197)
• Carta d’identità per l’uso del cittadino residente negli Stati Uniti (Modulo I-179)
• Documento di autorizzazione al lavoro rilasciato dal Department of Homeland Security

Come nel caso del dipendente, i datori di lavoro devono attestare, sotto pena di spergiuro, di aver esaminato i documenti necessari, di ritenerli autentici e di ritenere, al meglio delle loro conoscenze, che il dipendente sia autorizzato a lavorare negli Stati Uniti. sezione certificazione, il datore di lavoro deve annotare il primo giorno di lavoro del dipendente e altre informazioni sul datore di lavoro (il nome dell’azienda, il titolo della persona che firma il modulo e l’indirizzo dell’azienda).

3. Parte III: Per il datore di lavoro, durante la riassunzione

Anche questa parte del modulo viene compilata solo dal datore di lavoro, ma viene utilizzata solo in caso di nuova verifica in caso di riassunzione di un dipendente. Se un dipendente viene riassunto entro tre anni dalla data dell’originale I-9, il datore di lavoro può scegliere di completare questa sezione o un nuovo I-9.

Se è necessario completare questa parte, il datore di lavoro elenca semplicemente il nome del dipendente (o il nuovo nome se il dipendente ha cambiato nome) e la data di riassunzione. Se la precedente autorizzazione di assunzione è scaduta ma ora è stata prorogata, inserire le informazioni sul documento che stabilisce tale autorizzazione (titolo del documento, numero e data di scadenza della nuova autorizzazione di lavoro).

Come nel caso delle altre parti, il dipendente deve firmare sotto pena di spergiuro che ritiene che il documento presentato sia autentico e che il dipendente è autorizzato a lavorare negli Stati Uniti.

La linea di fondo

I datori di lavoro devono conservare I-9 per i successivi tre anni dalla data di assunzione o un anno dopo la data di fine del rapporto di lavoro. Di tanto in tanto, il governo federale può esaminare i tuoi documenti di lavoro. Se non riesci a produrre I-9, puoi essere soggetto a sanzioni civili e / o penali. Per ulteriori informazioni sull’I-9, consultare il “Manuale per i datori di lavoro: istruzioni per la compilazione del modulo I-9”. Per ulteriori domande sull’I-9, puoi anche consultare un avvocato specializzato in diritto del lavoro.