Requisire
Che cos’è una richiesta?
Una richiesta si riferisce al processo di richiesta formale di un servizio o di un articolo, in genere utilizzando un modulo di richiesta di acquisto o un altro documento standardizzato. Il processo di richiesta è un modo standardizzato per tenere traccia e contabilizzare tutte le richieste effettuate all’interno di un’azienda.
Punti chiave
- Una richiesta è una richiesta formale per ottenere un prodotto o un servizio, in genere avviata da un’azienda.
- Il processo di richiesta in genere richiede l’uso di documenti standardizzati, noti come moduli di richiesta, per mantenere una traccia di controllo lungo il percorso, anche se oggi la maggior parte di questi sono moduli elettronici.
- Le richieste vengono spesso utilizzate per procurare forniture aggiuntive, materie prime o ore di lavoro al fine di ottenere un migliore controllo dell’inventario.
Come funziona una richiesta
Una richiesta avvia la richiesta di un’azione specifica e registra anche tale azione per le successive esigenze di reporting. Ad esempio, i dipendenti di un’azienda utilizzerebbero una richiesta di acquisto se avessero bisogno di forniture aggiuntive. Un tempo le richieste venivano effettuate tramite moduli cartacei, ma la maggior parte delle aziende ora utilizza processi di richiesta digitale che consentono un monitoraggio più semplice del processo, inclusa una contabilità dell’inventario rilevante . Questi tipi di richieste spesso aggiornano automaticamente l’inventario per controlli migliori.
Un processo di richiesta formalizzato migliora l’efficienza e la responsabilità in tutti i punti di contatto. A differenza dei dipendenti che prendono semplicemente le forniture che desiderano quando lo desiderano, la richiesta di acquisto fornisce un metodo più controllato e documentato per la gestione delle scorte interne di approvvigionamento e della domanda futura. Ad esempio, nella professione medica i medici compilano un modulo di richiesta quando richiedono i test di laboratorio. Questi moduli digitali includono le informazioni sull’ID del paziente e altre informazioni mediche, assicurando così che i pazienti ricevano i test di laboratorio corretti.
Moduli standardizzati
I moduli di richiesta includono tipicamente il nome della persona che effettua la richiesta, la data della richiesta, gli articoli richiesti, la data di consegna, il luogo di consegna e il reparto responsabile per l’adempimento della richiesta. I moduli includono anche la firma della persona che soddisfa la richiesta e la data compilata. Nelle grandi aziende con più sedi e acquisti centralizzati, questi processi di richiesta sono fondamentali per mantenere la produttività dei dipendenti.
Un altro esempio di processo di richiesta si verifica nel mondo della finanza quando gli azionisti scelgono di richiedere il consiglio di amministrazione di una società per votare sulle risoluzioni proposte. Nella sua essenza, un processo di richiesta è una procedura documentata formalizzata chiave per migliorare l’ efficienza all’interno di un contesto aziendale.
Richiesta di acquisto o ordine di acquisto?
Una richiesta di acquisto è un modulo interno utilizzato per l’approvvigionamento di beni e servizi e non ha obblighi contrattuali legali o vincolanti. Un ordine di acquisto è un accordo contrattuale utilizzato dalle aziende quando ordinano beni e servizi da un fornitore esterno. Ad esempio, una società che ordina forniture da un negozio per ufficio emetterà un ordine di acquisto in cui vengono specificati gli articoli acquistati, i loro prezzi, i termini di pagamento, le date di consegna e gli eventuali sconti speciali offerti per il pagamento anticipato. Il modulo di richiesta di acquisto interno presso un’azienda è destinato ai dipendenti che desiderano richiedere forniture per i propri reparti o per se stessi. Spesso questi moduli richiedono l’approvazione manageriale.