Conferma positiva

Cos’è la conferma positiva?

La conferma positiva è una richiesta di verifica che richiede al cliente di rispondere, confermando l’accuratezza di un articolo. La conferma positiva richiede una prova di accuratezza affermando che le informazioni originali erano corrette o fornendo le informazioni corrette se errate.

Punti chiave

• La conferma positiva è una richiesta di verifica che richiede al cliente di rispondere, confermando l’accuratezza di un articolo.
• La conferma positiva richiede una prova di accuratezza affermando che le informazioni originali erano corrette o fornendo le informazioni corrette se errate.
• Le conferme positive vengono utilizzate per verificare gli importi di passività, investimenti, conti bancari, crediti e debiti.

Comprensione della conferma positiva

La conferma positiva fa parte delle procedure di conferma che i revisori utilizzano per confermare informazioni specifiche. Il destinatario della lettera deve rispondere per confermare l’accuratezza o fornire le informazioni e rinviarle al revisore. Alcuni esempi delle informazioni richieste ai revisori includono la conferma di quanto segue:

• Gli importi e le descrizioni dei vari tipi di passività
• Informazioni sul conto bancario inclusi i saldi
• Importi e tipi di inventario
• Investimenti o titoli
• Copie delle fatture di vendita per garantire che le vendite siano state effettuate
• Informazioni o copie delle fatture di spedizione per garantire che i prodotti siano stati spediti

Analisi di conferma

Conti anche usare lettere di conferma positive per verificare i conti da pagare e conti da ricevere o di società. I debiti verso clienti sono debiti a breve termine dovuti dalle aziende ai propri fornitori. I crediti verso clienti rappresentano denaro dovuto dai clienti di un’azienda per la vendita di merci. I crediti e i debiti in genere hanno termini di pagamento di 30, 60 o 90 giorni, il che significa che un pagamento deve essere effettuato entro tale lasso di tempo.

Un revisore può verificare l’accuratezza dei record della contabilità clienti esaminati determinando se i record riflettono accuratamente le transazioni che si sono verificate tra la società ei suoi clienti. Contattare direttamente i clienti aiuta i revisori a verificare che i conti elencati esistano effettivamente, che i saldi mostrati come dovuti siano corretti e che i pagamenti contrassegnati come ricevuti siano veri.

I crediti verso clienti sono attività a breve termine e possono essere utilizzati dalle aziende come garanzia per ottenere prestiti o finanziamenti dalle banche. Di conseguenza, è importante che i crediti vengano verificati per confermare che le vendite sono state effettuate e per confermare che i fondi delle vendite vengono raccolti in tempo.

Se una società desidera controllare i propri record di contabilità fornitori, deve esaminare tutti i fondi in uscita associati a obbligazioni di debito o pagamenti dei creditori. Il processo può richiedere una revisione delle fatturazioni e una riconciliazione di tali importi con i pagamenti registrati come in corso di esecuzione. Inoltre, l’azienda può scegliere di abbinare gli importi di cui sopra ai prelievi effettivi dai conti di pagamento per confermare l’accuratezza.

Molte startup fintech sono emerse per risolvere la digitalizzazione di questo processo. Taulia, Tipalti, C2F0 e Liquidx sono tutti nomi che gestiscono le soluzioni di digitalizzazione della contabilità fornitori e dei crediti. Questi servizi aprono le porte alla semplificazione, nonché sfide per l’audit e le questioni di conferma positiva.

Conferma positiva vs. negativa

Mentre la conferma positiva richiede informazioni di supporto nonostante l’accuratezza dei record originali, la conferma negativa richiede una risposta solo in caso di discrepanza. Durante una richiesta di conferma negativa, a un’azienda potrebbe essere chiesto di confermare che il saldo di un conto è elencato a un importo specifico, ad esempio $ 100.000. Se il saldo del conto corrente è di $ 100.000, non è richiesta alcuna azione aggiuntiva.

Se il saldo è diverso, è necessario fornire informazioni aggiuntive per spiegare la differenza. Le lettere di conferma negativa vengono utilizzate anche per accertare se il destinatario desidera rinunciare a un evento delineato nella lettera.

La conferma negativa è più comunemente utilizzata se i record della persona o dell’azienda sono generalmente considerati altamente accurati. In genere, si ritiene che l’azienda che riceve una conferma negativa disponga di requisiti interni e pratiche commerciali rigorosi. Di conseguenza, la conferma negativa è molto meno costosa e dispendiosa in termini di tempo per i revisori, poiché di solito devono inviare solo una lettera.

Al contrario, le richieste di conferma positiva sono più complesse poiché devono essere fornite le registrazioni finanziarie, anche se le informazioni originali nella lettera erano corrette. Inoltre, è più probabile che vengano utilizzate richieste di conferma positive se si sospetta che i libri contabili dell’azienda contengano errori. Tuttavia, una lettera di conferma positiva è più comune nelle transazioni complesse poiché è più accurata e garantisce che tutti siano sulla stessa pagina o che abbiano le stesse informazioni finanziarie. Nel prestito, ad esempio, i revisori dei conti utilizzano conferme positive a banche e società per accertare l’esatto ammontare di un debito.

Di conseguenza, una conferma positiva tende ad essere una migliore rappresentazione delle informazioni finanziarie rispetto a una conferma negativa poiché è una richiesta esplicita che è stata restituita dal destinatario. In caso di controversia, una conferma positiva è la prova fisica che l’informazione è stata confermata.

Esempio di conferma positiva

Se una persona fisica o giuridica viene selezionata per una verifica dall’Internal Revenue Service (IRS), il contribuente deve produrre record per confermare le informazioni elencate nelle dichiarazioni dei redditi selezionate. L’audit potrebbe includere una richiesta di conferma positiva per tutte le fonti di reddito, la verifica delle detrazioni applicabili prese e la prova dei guadagni o delle perdite dichiarati.

Anche se le informazioni richieste per l’audit corrispondono a quanto riportato, tutte le prove devono essere presentate per soddisfare i requisiti di audit.