Autenticazione notarile
Che cos’è l’autenticazione notarile?
Quando si verifica l’autenticazione, un notaio certifica l’autenticità di qualsiasi firma apposta a un documento. I notai agiscono come agenti governativi per testimoniare l’autenticità delle firme allegate agli attestati legali.
Punti chiave
- Al momento dell’autenticazione notarile, un notaio certifica l’autenticità di qualsiasi firma apposta a un documento.
- Un documento autenticato ha valore legale perché un notaio funge da testimone terzo neutrale.
- I notai non ricevono una retribuzione dal governo per il loro lavoro.
- L’autenticazione notarile richiede un notaio pubblico per testimoniare le firme e di solito anche un timbro notarile.
Comprendere l’autenticazione notarile
Negli Stati Uniti, i notai possono autenticare documenti e agire come agenti per lo stato in cui sono registrati. Un documento autenticato ha valore legale perché un notaio funge da terzo testimone neutrale dell’autenticità di una o più parti che firmano un accordo, una dichiarazione giurata, un’attestazione o altri documenti simili.
La maggior parte degli stati richiede ai notai di autenticare i documenti timbrandoli con un sigillo ufficiale e siglando il timbro. In alcuni casi, l’autenticazione notarile include la preparazione di un certificato legale. Alcuni stati ora consentono l’autenticazione online dei documenti utilizzando videocamere e app online.
I notai in genere non ricevono alcuna remunerazione dal governo per il loro lavoro. Invece, fanno pagare le tasse per le attività relative al notaio, inclusi i documenti notarili. Sebbene le tariffe addebitate possano variare, alcuni stati stabiliscono tariffe standard o tariffe massime consentite per servizi specifici.
Molte banche e alcune altre aziende, come UPS, offrono servizi di autenticazione notarile ai propri clienti.
Requisiti per l’autenticazione notarile
Il requisito più importante per l’autenticazione notarile è che le firme sul documento devono essere attestate da un notaio certificato. Negli Stati Uniti, gli stati sono responsabili della certificazione dei notai e impongono requisiti diversi. Tuttavia, ci sono alcuni requisiti di base simili nella maggior parte degli stati. I notai devono avere più di 18 anni, residenti nello stato in cui desiderano essere notai e non avere condanne penali (a meno che i loro diritti non siano stati ripristinati). Potrebbero esserci anche altri requisiti. Ad esempio, la California richiede ai notai di prendere lezioni.
L’autenticazione notarile richiede inoltre in genere che il notaio certificato timbra il documento con un sigillo ufficiale. I notai possono acquistare questi francobolli come parte di un kit a prezzi ragionevoli.
Infine, i notai di solito chiedono un documento d’identità. Vorranno vedere le persone firmare i documenti di persona o tramite video in diretta. Portare documenti firmati da qualcun altro da autenticare non funziona. Tuttavia, alcuni notai si recheranno per testimoniare le firme a pagamento.
Vantaggi e svantaggi dell’autenticazione notarile
Il vantaggio più importante di ottenere un documento autenticato è che in alcuni casi è legalmente richiesto. Anche quando non è legalmente richiesto, l’autenticazione notarile aumenta la fiducia che un documento sia stato effettivamente firmato dalle parti coinvolte.
D’altra parte, i notai sono talvolta chiamati a testimoniare le firme per I-9 e altri documenti ufficiali che non devono essere autenticati. In alcuni casi, l’utilizzo del timbro del notaio può invalidare questi documenti.
Esempi di autenticazione notarile
I documenti legali che trattano questioni serie o che intendono rappresentare operazioni di notevole valore monetario richiedono comunemente l’autenticazione notarile. Ad esempio, le parti in transazioni immobiliari in genere richiedono atti notarili per una maggiore garanzia che la transazione reggerà se legalmente contestata o se una parte tenta di violare i termini in una data successiva.
Molti documenti che conferiscono importanti diritti legali richiedono anche l’autenticazione notarile. Ad esempio, i trasferimenti di proprietà per le automobili, i moduli di direttive avanzate per l’ assistenza sanitaria e i moduli che indicano le modifiche alla procura in genere devono essere autenticati da un notaio per essere esecutivi.
La maggior parte delle autenticazioni notarili richiede che un notaio pubblico fornisca un riconoscimento o un giurato. Un riconoscimento richiede al notaio di certificare che una persona che firma un documento ha fornito l’identificazione e ha fatto una dichiarazione legale di aver firmato un documento volontariamente. I documenti ipotecari, ad esempio, in genere devono includere le firme del mutuatario e del prestatore.
Un giurato fornisce un secondo livello di protezione richiedendo a un individuo di firmare il documento davanti al notaio oltre a giurare che lo sta facendo volontariamente. Sebbene la differenza possa sembrare sottile, alcuni documenti come gli affidavit legali richiedono che le parti che giurano sulle informazioni in essi contenute li firmino e prestino giuramento affermando di aver reso la dichiarazione in modo veritiero e volontario. In quei casi, la lingua di un riconoscimento, che non specifica se una persona fisica abbia firmato o meno un documento davanti a un notaio, sarebbe inaccettabile.