Compilazione del modulo W-9: richiesta di numero di identificazione del contribuente (TIN) e certificazione
Se lavori come libero professionista o appaltatore indipendente, la maggior parte dei tuoi clienti dovrebbe chiederti di completare il modulo W-9, la richiesta di numero di identificazione del contribuente (TIN) e la certificazione. Questo modulo aiuta le aziende a ricevere le informazioni chiave dai loro fornitori al fine di preparare i resi di informazioni per l’IRS.1 Le aziende devono presentare le dichiarazioni di informazioni utilizzando il modulo 1099-MISC ogni volta che pagano un libero professionista o un imprenditore indipendente per un totale di $ 600 o più durante l’anno.
I tuoi clienti useranno le informazioni sul tuo W-9 per inserire il tuo nome, ragione sociale, indirizzo e numero di identificazione fiscale (TIN) nel 1099-MISC che archiviano su di te. Invieranno una copia di 1099-MISC all’IRS e un’altra copia a te alla fine di gennaio, dopo la fine dell’anno fiscale.
Altre circostanze per le quali ti potrebbe essere chiesto di compilare un W-9 includono:
- Alcune transazioni immobiliari
- Interessi ipotecari pagati
- Acquisizione o abbandono di proprietà garantite
- Cancellazione del debito
- Contributi a un regime pensionistico individuale (IRA)
Come compilare il modulo W-9: richiesta di numero di identificazione del contribuente (TIN) e certificazione
Il modulo W-9 è uno dei moduli IRS più facili da completare, ma se i moduli fiscali ti rendono nervoso, non preoccuparti. Ti guideremo attraverso il modo corretto per completarlo.
Passaggio 1: inserisci il tuo nome come mostrato nella dichiarazione dei redditi.
Passaggio 2: inserisci il nome della tua attività commerciale o il nome di “entità ignorata”, se diverso dal nome inserito per il passaggio 1. Ad esempio, potresti essere una ditta individuale, ma per scopi di marketing non utilizzi il tuo nome personale come Nome commerciale;invece, stai “facendo affari come” un altro nome. Dovresti inserire quel nome qui. Per quanto riguarda la parte dell’entità ignorata, se non sai cosa sia, probabilmente non lo sei. Il tipo di entità ignorata più comune è una società a responsabilità limitata con un unico membro.
Passaggio 3: Che tipo di entità aziendale sei per la classificazione fiscale federale: ditta individuale, società di persone, società C, società S, trust / proprietà, società a responsabilità limitata o “altro”? Seleziona la casella appropriata. Se non sei sicuro, probabilmente sei una ditta individuale, perché avresti dovuto archiviare molte scartoffie per diventare una delle altre entità.
Passaggio 4: esenzioni. È probabile che lascerai queste caselle vuote. Ecco un paio di eccezioni:
1. I beneficiari esentati dalla ritenuta alla fonte, come le società (nella maggior parte dei casi), potrebbero dover inserire un codice nella casella “Codice beneficiario esente”. Le istruzioni del modulo W-9 elencano i beneficiari esenti e i loro codici e i tipi di pagamento per i quali questi codici dovrebbero essere utilizzati. Le società che compilano un W-9 per ricevere pagamenti di interessi o dividendi, ad esempio, inseriscono il codice “5.”
2. I beneficiari esentati dall’obbligo di dichiarazione ai sensi del Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) potrebbero dover inserire un codice nella casella “Esenzione dal codice di segnalazione FATCA”. Nessuna di queste caselle si applica al tipico appaltatore indipendente o libero professionista.
Passaggio 5: fornisci il tuo indirizzo, città, stato e codice postale. Cosa succede se il tuo indirizzo di casa è diverso dal tuo indirizzo aziendale? Quale indirizzo dovresti fornire nel modulo W-9? Utilizza l’indirizzo che utilizzerai nella dichiarazione dei redditi. Ad esempio, se sei un unico proprietario che affitta spazi per uffici, ma presenti la dichiarazione dei redditi utilizzando il tuo indirizzo di casa, inserisci il tuo indirizzo di casa nel modulo W-9 in modo che l’IRS non avrà problemi ad abbinare i tuoi 1099 con il tuo modulo 1040.
Passaggio 6: in questo passaggio facoltativo, è possibile fornire il nome e l’indirizzo del richiedente. Potresti voler compilare questa casella per tenere traccia di chi hai fornito il tuo numero di identificazione fiscale.
Passaggio 7: l’IRS chiama questa sezione Parte I, che deve farti chiedere quali fossero tutti quei passaggi che hai appena completato. Qui, devi fornire il numero di identificazione fiscale della tua azienda, che sarà il tuo numero di previdenza sociale (SSN) individuale se sei una ditta individuale, o il tuo numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) se sei un altro tipo di attività. Ora, anche alcune imprese individuali hanno EIN, ma l’IRS preferisce che le imprese individuali utilizzino il loro SSN sul modulo W-9. Ancora una volta, così facendo sarà più facile abbinare qualsiasi 1099 che ricevi alla tua dichiarazione dei redditi, che presenterai sotto il tuo SSN.
E se la tua attività è nuova e non ha un EIN? Puoi comunque compilare il modulo W-9. L’IRS dice che dovresti richiedere il tuo numero e scrivere “richiesto” nello spazio per il TIN. Ti consigliamo di ottenere questo numero il più rapidamente possibile perché, fino a quando non lo fai, sarai soggetto a trattenuta di riserva. Puoi richiedere un EIN sul sito web dell’IRS. Per ulteriori informazioni sulla ritenuta alla fonte, consulta le istruzioni riportate di seguito per il Passaggio 8, Parte II.
Passaggio 8: nella parte II, è necessario attestare la veridicità di tutte le informazioni prima di poter firmare il modulo W-9. Mentire intenzionalmente su un modulo fiscale potrebbe significare che dovrai pagare una multa o andare in prigione; l’IRS non scherza. Prima di firmare il modulo W-9, ecco le dichiarazioni che devi certificare sono vere, sotto pena di spergiuro:
1. Il numero mostrato in questo modulo è il mio numero di identificazione fiscale corretto (o sto aspettando che mi venga rilasciato un numero).
Se stavi pensando di utilizzare un numero di identificazione fiscale “preso in prestito”, rubato o inventato, pensaci due volte prima di mentire sotto giuramento.
2. Non sono soggetto a ritenuta alla fonte perché: (a) sono esente dalla ritenuta alla fonte o (b) non sono stato informato dall’Internal Revenue Service (IRS) che sono soggetto a ritenuta alla fonte a seguito di un mancata segnalazione di tutti gli interessi o dividendi, o (c) l’IRS mi ha comunicato che non sono più soggetto a ritenuta alla fonte.
La maggior parte dei contribuenti è esentata dalla ritenuta alla fonte ma non lo sei più, nessuno deve saperlo.
3. Sono un cittadino statunitense o un altro cittadino statunitense.
Se sei un residente straniero, sei in chiaro. L’IRS considera inoltre una “persona statunitense”: una partnership, società, società o associazione creata o organizzata negli Stati Uniti o in base alle leggi degli Stati Uniti; una tenuta domestica; e una fiducia domestica. Se la tua azienda è una partnership che ha un partner straniero, si applicano regole speciali; leggete su di loro nelle istruzioni per formare W-9. Se non sei cittadino statunitense, potresti dover compilare il modulo W-8 o il modulo 8233.
4. I codici FATCA inseriti in questo modulo (se presenti) che indicano che sono esentato dalla segnalazione FATCA sono corretti.
Probabilmente non dovrai preoccuparti di questo, che ha a che fare con il Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA).
Considerazioni speciali durante la presentazione del modulo W-9
Il modulo W-9 ti dice di cancellare il punto 2 sopra se sei stato informato dall’IRS che sei attualmente soggetto a ritenuta alla fonte perché non hai segnalato tutti gli interessi e dividendi sulla tua dichiarazione dei redditi.
Puoi cancellare il punto 2 se stai compilando il modulo W-9 in relazione a una transazione immobiliare. L’articolo 2 non si applica in questo caso, quindi non importa se sei soggetto a ritenuta alla fonte.
Ora, se si legge la stampa fine nel W-9 attentamente le istruzioni, sembra indicare che la maggior parte delle persone non sono tenuti a firmare questo modulo a tutti. In genere ti viene richiesto di firmarlo solo se l’IRS ti ha notificato che in precedenza hai fornito un TIN errato. Tecnicità a parte, tuttavia, la persona che ti ha chiesto di compilare il modulo W-9 probabilmente lo considererà incompleto o non valido se non lo hai firmato, e buona fortuna cercando di convincerla del contrario.
Modulo di restituzione W-9
Restituisci il modulo W-9 compilato all’azienda che ti ha chiesto di compilarlo. Idealmente, lo consegnerai di persona per limitare la tua esposizione al furto di identità, ma questo metodo spesso non è pratico. La posta è considerata relativamente sicura. Se è necessario inviare il modulo tramite posta elettronica, è necessario crittografare sia il documento che il messaggio di posta elettronica e controllare tre volte di disporre dell’indirizzo di posta elettronica corretto del destinatario prima di inviare il messaggio. I servizi gratuiti sono disponibili online per aiutarti a farlo, ma controlla la loro reputazione prima di affidare loro i tuoi documenti.
La linea di fondo
Fornire informazioni accurate sul modulo W-9 contribuirà a garantire che i pagamenti ricevuti, o altre transazioni che richiedono questo modulo, siano correttamente segnalati all’IRS. Se non sei sicuro di alcuni elementi, come la corretta classificazione della tua attività, contatta il tuo commercialista o un altro consulente finanziario.