Gestione delle transazioni digitali (DTM)

Che cos’è la gestione delle transazioni digitali (DTM)?

Digital Transaction Management (DTM) è un servizio di cloud computing che consente agli utenti di gestire digitalmente le transazioni basate su documenti. I servizi DTM mirano ad accelerare la firma di accordi e contratti commerciali digitalizzando il processo in modo veloce, preciso e sicuro.

Oltre a un’esecuzione più rapida, altri vantaggi della tecnologia DTM includono meno errori e costi operativi inferiori, poiché i documenti possono essere firmati e trasmessi immediatamente online anziché stampati, firmati fisicamente, scansionati e inviati tramite posta elettronica o restituiti per posta. I fornitori di servizi DTM includono DocuSign (DOCU ), Adobe (ADBE ) e OneSpan (OSPN ).12

Punti chiave

• Digital Transaction Management (DTM) si riferisce alla facilitazione online della firma e dell’elaborazione sicura dei documenti.
• Le aziende che sostituiscono i flussi di lavoro cartacei con i sistemi DTM possono ridurre i costi e gli errori aumentando la produttività e i tempi delle transazioni.
• I servizi DTM sono basati su cloud, il che significa che i lavoratori possono accedere ai documenti aziendali chiave da qualsiasi dispositivo con una connessione Internet.

Comprendere la gestione delle transazioni digitali

La tecnologia DTM crea firme digitali altamente sicure e autenticate che, secondo DocuSign, le rende legalmente più applicabili rispetto alle firme tradizionali. Inoltre, poiché i servizi DTM sono basati su cloud, la tecnologia consente alle aziende di accedere ai documenti chiave e di fare affari sempre, ovunque e su qualsiasi dispositivo.

I sostenitori affermano che le aziende possono adottare più facilmente il DTM se trasferiscono i flussi di lavoro cartacei esistenti a un processo completamente digitale dall’inizio alla fine. Sostengono inoltre che i processi basati sulla carta, sebbene più familiari e confortevoli per molti utenti, non sono così sicuri o affidabili come molti pensano. I documenti cartacei possono andare persi, non sono così sicuri e possono essere difficili da controllare. Un’azienda che sceglie di implementare DTM può iniziare in un singolo reparto o effettuare il passaggio a livello aziendale.

DTM avvantaggia le organizzazioni riducendo i tempi di transazione e migliorando l’esperienza del cliente. Lo standard xDTM stabilisce i requisiti per i fornitori di DTM, che devono occuparsi di sicurezza, garanzia, privacy, validità, disponibilità, scalabilità, universalità e interoperabilità.

Vantaggi della gestione delle transazioni digitali

DTM richiede agli esperti del settore di creare e implementare le migliori pratiche per i professionisti in diversi campi, dai medici agli avvocati ai dipendenti del governo. Ad esempio, quando DTM viene utilizzato in un ambiente sanitario, lo standard di privacy potrebbe essere fondamentale, mentre in finanza lo standard di sicurezza potrebbe essere più importante. Ogni aspetto di un’azienda può trarre vantaggio dal DTM.

• Vendite. DTM può essere utilizzato per accordi di compensazione, accordi di riferimento, iscrizioni di nuovi clienti e accordi su termini e condizioni.
• Risorse umane. Le aziende possono utilizzare DTM per l’inserimento di nuovi lavoratori, accordi di non divulgazione e moduli per le buste paga.
• Finanza. DTM semplifica la gestione di fatture, trasferimenti di asset e conti pensionistici.
• Tecnologia dell’informazione. Le aziende possono utilizzare DTM per la gestione degli accessi e l’autorizzazione alla manutenzione.
• Legale. La gestione dei contratti e la conformità interna possono essere gestite tramite DTM.
• Approvvigionamento. DTM può essere utilizzato per elaborare ordini di acquisto e dichiarazioni di lavoro.

Gestione delle transazioni digitali in pratica

DocuSign, Adobe e OneSpan (ex VASCO Data Security International) sono i tre principali attori nel mercato DTM e sono specializzati nelle firme digitali. Altre importanti aziende DTM includono Box ( archiviazione cloud, collaborazione in team e automazione del flusso di lavoro per le aziende; Fluix, che archivia i file, facilita la collaborazione documentale e converte i documenti cartacei in file digitali, oltre a offrire firme elettroniche; e Mi-Corporation, che fornisce soluzioni basate su dispositivi mobili per aiutare i dipendenti a raccogliere dati, GPS, foto, codici a barre e firme sul campo.

Esistono numerose altre società DTM, quindi i potenziali utenti dovrebbero eseguire un confronto di costi e funzionalità, che cambiano frequentemente. Alcune aziende si rivolgono alle piccole imprese, mentre altre si concentrano su soluzioni a livello aziendale.