Convenienza del test del datore di lavoro

Qual è la convenienza del test del datore di lavoro?

La convenienza del test del datore di lavoro viene utilizzata per determinare se le spese di ufficio a casa o altre spese legate al lavoro pagate da un datore di lavoro sono tassabili.

La convenienza del test del datore di lavoro impone che tutte le spese dei dipendenti pagate dal datore di lavoro devono essere esclusivamente per comodità del datore di lavoro e devono essere sostenute nei locali del datore di lavoro, se applicabile. In tal caso, tali spese non sono incluse nel reddito del dipendente.

Punti chiave

• Le spese sostenute dai lavoratori per il proprio lavoro sono deducibili se superano il test di “convenienza del datore di lavoro”.
• Lo scopo di questa regola è ridurre il costo di acquisto delle attrezzature necessarie come computer o spazi per uffici che non sono forniti da un datore di lavoro.

Comprendere la convenienza del test del datore di lavoro

Il test di convenienza del datore di lavoro si applica sia all’imponibilità delle spese sostenute dal datore di lavoro sia alla deducibilità delle spese non rimborsate sostenute dai dipendenti.

Le spese non rimborsate di solito si verificano quando il datore di lavoro non fornisce l’attrezzatura, gli strumenti o lo spazio di lavoro necessari al dipendente per svolgere il proprio lavoro. Ciò può essere dovuto al fatto che il lavoratore richiede l’uso di strutture speciali che il datore di lavoro non può fornire.

Se il dipendente sta pagando queste spese e le spese superano la convenienza del test del datore di lavoro, tali spese possono essere deducibili (sebbene soggette a determinate limitazioni). I fattori secondari quando si applica la convenienza del test del datore di lavoro includono:

• Il ministero degli interni è necessario o una condizione per l’occupazione.
• Il datore di lavoro ha uno scopo commerciale in buona fede per l’utilizzo dell’ufficio domestico di un lavoratore.
• Il dipendente si occupa di alcuni dei doveri fondamentali del proprio impiego nell’ufficio domestico.
• Il dipendente interagisce con clienti, clienti o pazienti in modo regolare e continuo nell’ufficio domestico.
• Il datore di lavoro non fornisce al proprio lavoratore spazi per uffici dedicati o altri alloggi di lavoro regolari in una delle sue sedi.
• Se il datore di lavoro rimborsa a un livello sostanziale le spese dei dipendenti per un ufficio a casa (il rimborso dell’80% è una norma).

Convenienza del test del datore di lavoro: definizione IRS

Come definito dall’Internal Revenue Service (IRS) degli Stati Uniti, “convenienza del datore di lavoro” generalmente significa che un datore di lavoro non ha fornito a un dipendente le risorse necessarie affinché un dipendente possa lavorare a distanza, come un ufficio fisico o una tecnologia, che richiede al lavoratore fornire le proprie apparecchiature per l’ufficio domestico. Una tale situazione è per la comodità del datore di lavoro.

La convenienza del test del datore di lavoro è delineata con esempi nella pubblicazione IRS 587: Uso aziendale della tua casa. L’IRS stabilisce che un ufficio a casa può essere utilizzato “per più di un’attività commerciale, ma non è possibile utilizzarlo per attività non lavorative (cioè personali)”.

Esempio di convenienza del test del datore di lavoro

Quello che segue è un esempio della convenienza del test del datore di lavoro, fornito dall’IRS:

Kathleen è impiegata come insegnante. È tenuta a insegnare e incontrare gli studenti a scuola e a valutare documenti e test. La scuola le fornisce un piccolo ufficio dove può lavorare sui suoi programmi di lezione, voti e test e incontrare genitori e studenti. La scuola non le richiede di lavorare a casa.

Kathleen preferisce utilizzare l’ufficio che ha allestito a casa sua e non utilizza quello fornito dalla scuola. Usa questo ufficio a casa esclusivamente e regolarmente per i compiti amministrativi del suo lavoro di insegnante.

Kathleen deve superare il test di convenienza del datore di lavoro, anche se la sua casa si qualifica come la sua sede principale di attività per la detrazione delle spese per il suo utilizzo. Il suo datore di lavoro le fornisce un ufficio e non le richiede di lavorare a casa, quindi non supera il test di convenienza del datore di lavoro e non può richiedere una detrazione per l’uso professionale della sua casa.

I singoli stati possono fornire linee guida più dettagliate per le proprie regole per comodità del test del datore di lavoro. Ad esempio, la Guida al trattamento fiscale per i non residenti dello Stato di New York fornisce esempi di molti altri fattori rilevanti per la convenienza del test del datore di lavoro.

I dipendenti che lavorano da casa, anche per comodità del loro datore di lavoro, non possono più detrarre le spese di lavoro non rimborsate per gli anni fiscali dal 2008 al 2025. Ciò include le spese per l’home office, poiché il Tax Cuts and Jobs Act ha eliminato la maggior parte delle detrazioni dettagliate varie.