Contabilità di cassa
Cos’è la contabilità di cassa?
La contabilità di cassa è un metodo contabile in cui le ricevute di pagamento vengono registrate durante il periodo in cui vengono ricevute e le spese sono registrate nel periodo in cui vengono effettivamente pagate. In altre parole, i ricavi e le spese vengono registrati rispettivamente quando si riceve e si paga denaro.
La contabilità di cassa è anche chiamata contabilità di cassa; e può essere in contrasto con la contabilità per competenza, che rileva il reddito nel momento in cui il reddito è ottenuto e registra le spese quando si verificano passività indipendentemente da quando il denaro è effettivamente ricevuto o pagato.
Punti chiave
- La contabilità di cassa è semplice e diretta. Le transazioni vengono registrate solo quando il denaro entra o esce da un conto.
- La contabilità di cassa non funziona bene per le aziende più grandi o con un grande inventario perché può oscurare la vera posizione finanziaria.
- L’alternativa alla contabilità di cassa è la contabilità per competenza, in cui le transazioni sono registrate quando i ricavi sono guadagnati e le spese sono sostenute, indipendentemente dallo scambio di denaro.
Comprensione della contabilità di cassa
La contabilità di cassa è una delle due forme di contabilità. L’altro è la contabilità per competenza, in cui le entrate e le spese sono registrate quando sono sostenute. Le piccole imprese spesso utilizzano la contabilità di cassa perché è più semplice e diretta e fornisce un quadro chiaro di quanti soldi l’azienda ha effettivamente a disposizione. Le società, tuttavia, sono tenute a utilizzare la contabilità per competenza in base ai principi contabili generalmente accettati (GAAP).
Quando le transazioni sono registrate in contanti, influenzano i libri contabili di una società con un ritardo dal momento in cui una transazione viene completata. Di conseguenza, la contabilità di cassa è spesso meno accurata della contabilità per competenza a breve termine.
Alla maggior parte delle piccole imprese è consentito scegliere tra il metodo di contabilità in contanti e quello di competenza, ma l’IRS richiede alle aziende con oltre $ 25 milioni di entrate lorde annuali di utilizzare il metodo di competenza. Inoltre, il Tax Reform Act del 1986 vieta l’utilizzo del metodo di contabilità di cassa per le società C, i tax shelter, alcuni tipi di trust e le società di persone che hanno partner della C Corporation. Si noti che le società devono utilizzare lo stesso metodo di contabilizzazione per la dichiarazione fiscale che utilizzano per la propria contabilità interna.
Esempio di contabilità di cassa
Secondo il metodo della contabilità di cassa, supponiamo che la società A riceva $ 10.000 dalla vendita di 10 computer venduti alla società B il 2 novembre e che la vendita sia avvenuta il 2 novembre. Il fatto che la società B abbia effettivamente emesso l’ordine per i computer indietro il 5 ottobre è ritenuto irrilevante, perché non li ha pagati fino a quando non sono stati fisicamente consegnati il 2 novembre.
In base alla contabilità per competenza, al contrario, la società A avrebbe registrato la vendita di $ 10.000 il 5 ottobre, anche se il contante non era ancora passato di mano.
Allo stesso modo, nella contabilità di cassa le società registrano le spese quando le pagano effettivamente, non quando le sostengono. Se la società C assume la società D per il controllo degli infestanti il 15 gennaio, ma non paga la fattura per il servizio completato fino al 15 febbraio, la spesa non sarà riconosciuta fino al 15 febbraio in contabilità di cassa. In base alla contabilità per competenza, tuttavia, la spesa sarebbe stata registrata nei libri il 15 gennaio quando è stata avviata.
Limitazioni della contabilità di cassa
Uno dei principali svantaggi della contabilità di cassa è che potrebbe non fornire un quadro accurato delle passività che sono state sostenute (cioè maturate ) ma non ancora pagate, in modo che l’attività possa sembrare migliore di quanto non sia in realtà. D’altra parte, la contabilità di cassa significa anche che un’azienda che ha appena completato un grosso lavoro per il quale è in attesa di pagamento potrebbe sembrare meno riuscita di quanto non sia in realtà perché ha speso i materiali e la manodopera per il lavoro ma non ancora incassata pagamento. Pertanto, la contabilità di cassa può sopravvalutare o sottovalutare le condizioni dell’azienda se gli incassi oi pagamenti sono particolarmente alti o bassi in un periodo rispetto a un altro.
Ci sono anche alcune conseguenze fiscali potenzialmente negative per le imprese che adottano il metodo della contabilità di cassa. In generale, le imprese possono detrarre solo le spese riconosciute entro l’anno fiscale in corso. Se un’azienda sostiene delle spese a dicembre 2019, ma non effettua pagamenti a fronte delle spese fino a gennaio 2020, non sarebbe in grado di richiedere una detrazione per l’ anno fiscale chiuso 2019, il che potrebbe influire in modo significativo sui profitti dell’azienda. Allo stesso modo, una società che riceve il pagamento da un cliente nel 2020 per i servizi resi nel 2019 potrà includere solo le entrate nel proprio bilancio per il 2020.