Introduzione ai sistemi informativi contabili (AIS)
Un sistema di informazioni contabili (AIS) è una struttura che un’azienda utilizza per raccogliere, archiviare, gestire, elaborare, recuperare e segnalare i propri dati finanziari in modo che possa essere utilizzata da contabili, consulenti, analisti aziendali, manager, chief financial officer (CFO ), revisori dei conti, autorità di regolamentazione e agenzie fiscali.
Ragionieri appositamente formati lavorano in profondità con AIS per garantire il massimo livello di accuratezza nelle transazioni finanziarie e nella tenuta dei registri di un’azienda, oltre a rendere i dati finanziari facilmente disponibili a coloro che ne hanno legittimamente bisogno, il tutto mantenendo i dati intatti e protetti.
Punti chiave
- Un sistema di informazioni contabili (AIS) viene utilizzato dalle aziende per raccogliere, archiviare, gestire, elaborare, recuperare e segnalare i dati finanziari.
- AIS può essere utilizzato da contabili, consulenti, analisti aziendali, manager, direttori finanziari, revisori dei conti e autorità di regolamentazione.
- Un AIS aiuta i diversi reparti all’interno di un’azienda a lavorare insieme.
- Un AIS efficace utilizza hardware e software per archiviare e recuperare i dati in modo efficace.
- I controlli interni ed esterni di un AIS sono fondamentali per proteggere i dati sensibili di un’azienda.
Comprensione dei sistemi informativi contabili (AIS)
Un sistema di informazioni contabili è un modo per tenere traccia di tutte le attività contabili e commerciali di un’azienda. I sistemi informativi contabili sono generalmente costituiti da sei componenti principali: persone, procedure e istruzioni, dati, software, infrastruttura informatica e controlli interni. Di seguito è una ripartizione di ogni componente in dettaglio.
1. Persone AIS
Le persone in un AIS sono gli utenti del sistema. Un AIS aiuta i diversi reparti all’interno di un’azienda a lavorare insieme. I professionisti che potrebbero aver bisogno di utilizzare l’AIS di un’organizzazione includono:
- Commercialisti
- Consulenti
- Analisti aziendali
- Manager
- Responsabili finanziari
- Revisori dei conti
Ad esempio, la direzione può stabilire obiettivi di vendita per i quali il personale può quindi ordinare la quantità appropriata di inventario. L’ordine di magazzino notifica al reparto contabilità un nuovo debito. Quando le vendite vengono effettuate in un’azienda, le persone e i reparti coinvolti nel processo di vendita potrebbero includere quanto segue:
- I venditori inseriscono gli ordini dei clienti nell’AIS.
- Contabilità fattura o invia una fattura al cliente.
- Il magazzino assembla l’ordine.
- Il reparto spedizioni invia l’ordine al cliente.
- Il reparto contabilità riceve una notifica di una nuova contabilità clienti, che è un IOU del cliente che in genere viene pagato entro 30, 60 o 90 giorni.
- Il dipartimento del servizio clienti tiene traccia dell’ordine e delle spedizioni dei clienti.
- La direzione utilizza AIS per creare rapporti di vendita ed eseguire analisi dei costi, che possono includere costi di inventario, spedizione e produzione.
Con un AIS ben progettato, tutti all’interno di un’organizzazione possono accedere allo stesso sistema e recuperare le stesse informazioni. Un AIS semplifica anche il processo di comunicazione delle informazioni a persone esterne all’organizzazione, quando necessario.
Ad esempio, i consulenti potrebbero utilizzare le informazioni in un AIS per analizzare l’efficacia della struttura dei prezzi dell’azienda esaminando i dati di costo, i dati di vendita e le entrate. Inoltre, i revisori possono utilizzare i dati per valutare i controlli interni di un’azienda, le condizioni finanziarie e la conformità a normative come il Sarbanes-Oxley Act (SOX).
L’AIS dovrebbe essere progettato per soddisfare le esigenze delle persone che lo useranno. Il sistema dovrebbe anche essere facile da usare e dovrebbe migliorare, non ostacolare l’efficienza.
2. Procedure e istruzioni
La procedura e le istruzioni di un AIS sono i metodi che utilizza per raccogliere, archiviare, recuperare ed elaborare i dati. Questi metodi sono sia manuali che automatizzati. I dati possono provenire sia da fonti interne (es. Dipendenti) che da fonti esterne (es. Ordini online dei clienti). Le procedure e le istruzioni verranno codificate nel software AIS. Tuttavia, le procedure e le istruzioni dovrebbero anche essere “codificate” nei dipendenti attraverso la documentazione e la formazione. Le procedure e le istruzioni devono essere seguite in modo coerente per essere efficaci.
3. Dati AIS
Un AIS deve avere una struttura di database per memorizzare le informazioni, come SQL (Structured Query Language), che è un linguaggio per computer comunemente utilizzato per i database. SQL consente di manipolare e recuperare i dati presenti nell’AIS a scopo di reportistica. L’AIS avrà anche bisogno di varie schermate di input per i diversi tipi di utenti del sistema e di immissione dei dati, oltre a diversi formati di output per soddisfare le esigenze di diversi utenti e vari tipi di informazioni.
I dati contenuti in un AIS sono tutte le informazioni finanziarie pertinenti alle pratiche commerciali dell’organizzazione. Tutti i dati aziendali che incidono sulle finanze dell’azienda dovrebbero essere inseriti in un AIS.
Il tipo di dati inclusi in un AIS dipende dalla natura dell’attività, ma può essere costituito da quanto segue:
- Ordini di vendita
- Dichiarazioni di fatturazione del cliente
- Report di analisi delle vendite
- Richieste di acquisto
- Fatture fornitore
- Controlla i registri
- Libro mastro generale
- Dati di inventario
- Informazioni sui salari
- Cronometraggio
- Informazioni fiscali
I dati possono essere utilizzati per preparare prospetti contabili e rapporti finanziari, compresi i conti invecchiamento crediti, svalutazione o ammortamento orari, un bilancio di verifica, e un conto profitti e perdite. Disporre di tutti questi dati in un unico posto, nell’AIS, facilita le attività di tenuta dei registri, reporting, analisi, audit e decisionali di un’azienda. Affinché i dati siano utili, devono essere completi, accurati e pertinenti.
D’altra parte, esempi di dati che non entrerebbero in un AIS includono promemoria, corrispondenza, presentazioni e manuali. Questi documenti potrebbero avere una relazione tangenziale con le finanze dell’azienda, ma, escluse le note a piè di pagina standard, non fanno realmente parte della tenuta dei registri finanziari dell’azienda.
4. Software AIS
Il componente software di un AIS sono i programmi informatici utilizzati per archiviare, recuperare, elaborare e analizzare i dati finanziari dell’azienda. Prima che esistessero i computer, un AIS era un sistema manuale e cartaceo, ma oggi la maggior parte delle aziende utilizza il software per computer come base dell’AIS. Le piccole imprese potrebbero utilizzare Quickbooks di Intuit o Sage’s Sage 50 Accounting, ma ce ne sono altri.23 Le piccole e medie imprese potrebbero utilizzareBusiness One di SAP. Le aziende di medie e grandi dimensioni potrebbero utilizzare Dynamics GP di Microsoft, MAS 90 di Sage Group o MAS 200, PeopleSoft di Oracle o Epicor Financial Management.567
Qualità, affidabilità e sicurezza sono componenti chiave di un software AIS efficace. I manager fanno affidamento sulle informazioni che fornisce per prendere decisioni per l’azienda e hanno bisogno di informazioni di alta qualità per prendere decisioni corrette.
I programmi software AIS possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche di diversi tipi di attività. Se un programma esistente non soddisfa le esigenze di un’azienda, il software può anche essere sviluppato internamente con un contributo sostanziale da parte degli utenti finali o può essere sviluppato da una società di terze parti appositamente per l’organizzazione. Il sistema potrebbe anche essere esternalizzato a un’azienda specializzata.
Per le società quotate in borsa, indipendentemente dal programma software e dalle opzioni di personalizzazione scelte dall’azienda, le normative Sarbanes-Oxley determineranno in una certa misura la struttura dell’AIS. Questo perché le normative SOX stabiliscono controlli interni e procedure di auditing a cui le aziende pubbliche devono attenersi.
5. Infrastruttura IT
Infrastruttura informatica è solo un nome di fantasia per l’hardware utilizzato per il funzionamento del sistema informativo contabile. La maggior parte di questi elementi hardware che un’azienda dovrebbe avere comunque e possono includere quanto segue:
- Computer
- Dispositivi mobili
- Server
- Stampanti
- Protezioni contro le sovratensioni
- Router
- Supporti di memorizzazione
- Un alimentatore di riserva
Oltre al costo, i fattori da considerare nella selezione dell’hardware includono la velocità, la capacità di archiviazione e se può essere espanso e aggiornato.
Forse ancora più importante, l’hardware selezionato per un AIS deve essere compatibile con il software previsto. Idealmente, non sarebbe solo compatibile, ma ottimale: un sistema goffo sarà molto meno utile di uno veloce. Un modo in cui le aziende possono facilmente soddisfare i requisiti di compatibilità hardware e software è acquistare un sistema chiavi in mano che includa sia l’hardware che il software di cui l’azienda ha bisogno. Acquistare un sistema chiavi in mano significa, in teoria, che l’azienda otterrà una combinazione ottimale di hardware e software per il proprio AIS.
Un buon AIS dovrebbe includere anche un piano per la manutenzione, l’assistenza, la sostituzione e l’aggiornamento dei componenti del sistema hardware, nonché un piano per lo smaltimento dell’hardware rotto e obsoleto, in modo che i dati sensibili vengano completamente distrutti.
6. Controlli interni
I controlli interni di un AIS sono le misure di sicurezza che contiene per proteggere i dati sensibili. Possono essere semplici come password o complesse come l’identificazione biometrica. I protocolli di sicurezza biometrici potrebbero includere la memorizzazione di caratteristiche umane che non cambiano nel tempo, come impronte digitali, voce e riconoscimento facciale.
Un AIS deve disporre di controlli interni per proteggere dall’accesso non autorizzato al computer e per limitare l’accesso agli utenti autorizzati, inclusi alcuni utenti interni all’azienda. Deve inoltre impedire l’accesso non autorizzato ai file da parte di persone a cui è consentito accedere solo a determinate parti del sistema.
Un AIS contiene informazioni riservate che appartengono non solo all’azienda ma anche ai suoi dipendenti e clienti. Questi dati possono includere:
- Numeri di previdenza sociale
- Informazioni sui salari e sul personale
- Numeri di carte di credito
- Informazioni per il cliente
- Dati finanziari dell’azienda
- Informazioni finanziarie di fornitori e venditori
Tutti i dati in un AIS dovrebbero essere crittografati e l’accesso al sistema dovrebbe essere registrato e monitorato. Anche l’attività del sistema dovrebbe essere tracciabile.
Un AIS necessita anche di controlli interni che lo proteggano da virus informatici, hacker e altre minacce interne ed esterne alla sicurezza della rete. Deve inoltre essere protetto da disastri naturali e sbalzi di tensione che possono causare la perdita di dati.
Esempi reali di sistemi informativi contabili
Un AIS ben progettato consente a un’azienda di funzionare senza problemi su base giornaliera, mentre un AIS mal progettato può ostacolarne il funzionamento. Il terzo utilizzo di un AIS è che, quando un’azienda è in difficoltà, i dati nel suo AIS possono essere utilizzati per scoprire la storia di ciò che è andato storto. I casi di WorldCom e Lehman Brothers forniscono due esempi.
WorldCom
Nel 2002, i revisori interni di WorldCom Eugene Morse e Cynthia Cooper hanno utilizzato l’AIS dell’azienda per scoprire quasi 4 miliardi di dollari in allocazioni di spese fraudolente e altre registrazioni contabili. La loro indagine ha portato alla cessazione del CFO Scott Sullivan, nonché alla nuova legislazione – sezione 404 del Sarbanes-Oxley Act, che regola i controlli finanziari interni e le procedure delle società.11
Lehman Brothers
Nell’indagare sulle cause del collasso di Lehman, una revisione del suo AIS e di altri sistemi di dati è stata una componente chiave, insieme alla raccolta e revisione dei documenti, oltre alle interviste ai testimoni. La ricerca delle cause del fallimento dell’azienda “ha richiesto un’indagine approfondita e una revisione deisistemi di datioperativi, commerciali, di valutazione, finanziari, contabili e di altro tipodi Lehman”, secondo il rapporto dell’esaminatore di 2.200 pagine e nove volumi.
I sistemi di Lehman forniscono un esempio di comenon dovrebbeessere strutturatoun AIS. Il rapporto dell’esaminatore Anton R. Valukas afferma: “Al momento della suadichiarazione di fallimento, Lehman manteneva un mosaico di oltre 2.600 sistemi software e applicazioni… Molti dei sistemi di Lehman erano arcani, obsoleti o non standard”.
L’esaminatore ha deciso di concentrare i suoi sforzi sui 96 sistemi che sembravano più rilevanti. Questo esame ha richiesto formazione, studio e tentativi ed errori solo per imparare a utilizzare i sistemi.
Il rapporto di Valukas ha anche osservato che “i sistemi di Lehman erano altamente interdipendenti, ma le loro relazioni erano difficili da decifrare e non ben documentate. Ci sono voluti sforzi straordinari per districare questi sistemi per ottenere le informazioni necessarie”.
La linea di fondo
I sei componenti di un AIS lavorano tutti insieme per aiutare i dipendenti chiave a raccogliere, archiviare, gestire, elaborare, recuperare e segnalare i propri dati finanziari. Disporre di un sistema informativo contabile ben sviluppato e mantenuto, efficiente e accurato è una componente indispensabile di un’azienda di successo.