Sistema informativo contabile (AIS)
Cos’è un Accounting Information System (AIS)?
Un sistema di informazioni contabili (AIS) prevede la raccolta, l’archiviazione e l’elaborazione di dati finanziari e contabili utilizzati dagli utenti interni per segnalare informazioni a investitori, creditori e autorità fiscali. È generalmente un metodo basato su computer per monitorare l’attività contabile insieme alle risorse della tecnologia dell’informazione. Un AIS combina le pratiche contabili tradizionali, come l’uso dei principi contabili generalmente accettati (GAAP), con le moderne risorse tecnologiche dell’informazione.
Come viene utilizzato un sistema di informazione contabile (AIS)
Un sistema informativo contabile contiene vari elementi importanti nel ciclo contabile. Sebbene le informazioni contenute in un sistema variano a seconda dei settori e delle dimensioni aziendali, un AIS tipico include dati relativi a entrate, spese, informazioni sui clienti, informazioni sui dipendenti e informazioni fiscali. I dati specifici includono ordini di vendita e rapporti di analisi, richieste di acquisto, fatture, registri di assegni, inventario, buste paga, libro mastro, bilancio di verifica e informazioni sui rendiconti finanziari.
Un sistema di informazioni contabili deve avere una struttura di database per memorizzare le informazioni. Questa struttura del database è tipicamente programmata con un linguaggio di query che consente la manipolazione di tabelle e dati. Un AIS ha numerosi campi per inserire dati e modificare dati precedentemente memorizzati. Inoltre, i sistemi di informazione contabile sono spesso piattaforme altamente protette con misure preventive adottate contro virus, hacker e altre fonti esterne che tentano di raccogliere informazioni. La sicurezza informatica è sempre più importante poiché sempre più aziende memorizzano i propri dati elettronicamente.
I vari output di un sistema di informazione contabile esemplificano la versatilità delle sue capacità di manipolazione dei dati. Un AIS produce rapporti che includono rapporti sulla scadenza dei crediti in base alle informazioni sui clienti, piani di ammortamento per cespiti e saldi di prova per i rapporti finanziari. È inoltre possibile riprodurre elenchi di clienti, calcoli di tassazione e livelli di inventario. Tuttavia, le corrispondenze, i promemoria o le presentazioni non sono inclusi nell’AIS perché queste voci non sono direttamente correlate alla rendicontazione finanziaria o alla contabilità di un’azienda.
Vantaggi dei sistemi informativi contabili
Interfacciamento interdipartimentale
Un sistema informativo contabile si sforza di interfacciarsi tra più dipartimenti. All’interno del sistema, il reparto vendite può caricare il budget di vendita. Queste informazioni vengono utilizzate dal team di gestione dell’inventario per eseguire i conteggi dell’inventario e acquistare i materiali. Al momento dell’acquisto dell’inventario, il sistema può notificare al reparto contabilità fornitori la nuova fattura. Un AIS può anche condividere le informazioni su un nuovo ordine in modo che i reparti di produzione, spedizione e servizio clienti siano a conoscenza della vendita.
Controlli interni
Parte integrante dei sistemi informativi contabili è relativa ai controlli interni. Le politiche e le procedure possono essere inserite nel sistema per garantire che le informazioni sensibili su clienti, fornitori e attività commerciali siano mantenute all’interno dell’azienda. Attraverso l’uso di approvazioni di accesso fisico, requisiti di accesso, registri di accesso, autorizzazioni e separazione dei compiti, gli utenti possono essere limitati solo alle informazioni pertinenti necessarie per svolgere la loro funzione aziendale.