Che cos’è la contabilità in partita doppia e come si adatta alla contabilità generale?
La contabilità in partita doppia è il concetto secondo cui ogni transazione contabile influisce sulle finanze di un’azienda in due modi. La contabilità generale è la registrazione delle due parti di ciascuna transazione.
- La contabilità in partita doppia dice che ogni transazione contabile ha due lati.
- La contabilità generale è una registrazione delle due parti della transazione: un debito e un credito.
Se un’azienda vende un prodotto, le sue entrate aumentano e la sua liquidità aumenta di pari importo. Quando una società prende in prestito fondi da un creditore, il saldo di cassa aumenta, ma il saldo del debito della società aumenta dello stesso importo.
Il sistema in partita doppia crea uno stato patrimoniale composto da attività, passività e patrimonio netto. Il bilancio è equilibrato perché le attività di una società saranno sempre uguali alle sue passività più il patrimonio netto. Le attività includono tutti gli articoli di proprietà di un’azienda, come inventario, contanti, macchinari, edifici e persino oggetti immateriali come i brevetti. Le passività rappresentano tutto ciò che l’azienda deve a qualcun altro, come conti a breve termine da pagare di proprietà di fornitori o note a lungo termine dovute a una banca. L’equità rappresenta la partecipazione dei proprietari nella società. Il patrimonio netto può includere eventuali contributi che i proprietari hanno apportato alla società, più i profitti della società o meno le perdite della società.
Ciascuna voce ha un lato “dare” e un lato “avere”, registrati nella contabilità generale. I conti attivi aumentano quando vengono addebitati e diminuiscono quando vengono accreditati. Viceversa, le passività e il patrimonio netto aumentano quando vengono accreditati e diminuiscono quando vengono addebitati. Se un’attività aumenta con un debito, il lato di credito della voce influenzerà un’altra attività diminuendola, oppure influenzerà un conto passività o patrimonio netto, aumentandolo, al fine di mantenere l’equazione attività = passività + patrimonio netto in equilibrio.
Ad esempio, se Lucie apre un nuovo negozio di alimentari, può avviare l’attività contribuendo con una parte dei suoi risparmi di $ 100.000 all’azienda. La prima voce nella contabilità generale sarebbe un addebito a Cash, aumentando le attività della società, e un credito a Equity, aumentando la quota di proprietà di Lucie nella società. Se Lucie acquista alcune unità di scaffalatura per $ 5.000 sulla carta di credito aziendale, la voce successiva nella contabilità generale sarebbe un addebito su Attrezzature per $ 5.000, aumentando le attività dell’azienda e un credito su Carta di credito per $ 5.000, aumentando le passività della società.
È possibile tenere un sub-libro mastro per ogni singolo conto, che rappresenterà solo la metà della voce. La contabilità generale, tuttavia, ha il record per entrambe le metà della voce. Quando Lucie acquista la scaffalatura, il sub-libro mastro delle attrezzature mostrerà solo la metà della voce, che è l’addebito sulle attrezzature per $ 5.000. Il sub-libro mastro carta di credito in scadenza includerebbe un record dell’altra metà della voce, un credito di $ 5.000. La contabilità generale avrebbe due righe aggiunte, mostrando sia il debito che il credito per $ 5.000 ciascuno.
Secondo il Wall Street Journal, l’uso precoce del sistema a doppia entrata fu documentato da Luca Pacioli nel XV secolo. I contabili del 1400 usavano carta e penna per la tenuta dei loro registri, tenendo scrupolosamente traccia di ogni doppia registrazione.
I contabili oggi in genere non utilizzano un libro di contabilità generale fisico; tuttavia, il software di contabilità moderno utilizza lo stesso concetto di base di registrare due movimenti nella contabilità generale per ogni transazione.