Spese di viaggio
Cosa sono le spese di viaggio?
Le spese di viaggio sono i costi associati al viaggio allo scopo di svolgere attività lavorative. In genere, le ragionevoli spese di viaggio possono essere detratte dall’azienda quando i dipendenti devono sostenere dei costi mentre si recano fuori casa specificamente per motivi di lavoro. Tali scopi aziendali possono includere conferenze o riunioni.
Mentre molte spese di viaggio possono essere detratte, sono escluse quelle che sono irragionevoli, sontuose o stravaganti o quelle che sono per scopi personali. L’ Internal Revenue Service (IRS) considera i dipendenti che viaggiano lontano da casa se i loro obblighi di lavoro richiedono che siano lontani dalla loro “sede fiscale” (l’area generale in cui si trova la loro sede principale di attività) sostanzialmente più a lungo di una normale giornata di lavoro e hanno bisogno di dormire o riposare per soddisfare le esigenze del loro lavoro durante il loro soggiorno.
Punti chiave
- Le spese di viaggio sono i costi associati al viaggio allo scopo di svolgere attività lavorative.
- Sono deducibili solo le spese di viaggio ordinarie e necessarie; le spese non ordinarie e necessarie, o irragionevoli, generose o stravaganti, nonché le spese di viaggio per scopi personali, non sono deducibili
- L’IRS considera i dipendenti in viaggio lontano da casa se i loro obblighi di lavoro richiedono che siano lontani dal loro “domicilio fiscale” sostanzialmente più a lungo di una normale giornata di lavoro.
- Esempi di spese di viaggio includono biglietto aereo e alloggio, servizi di trasporto, costo di pasti e mance, uso di dispositivi di comunicazione.
- Le spese di viaggio sostenute durante un incarico di lavoro a tempo indeterminato, che dura più di un anno secondo l’IRS, non sono deducibili ai fini fiscali.
Capire le spese di viaggio
Documenti ben organizzati, come ricevute, assegni annullati e altri documenti che supportano una detrazione, possono aiutare le persone a essere rimborsate dal loro datore di lavoro e aiutare le aziende a preparare le dichiarazioni dei redditi e rispondere alle domande dell’IRS. Esempi di spese di viaggio possono includere:
- Biglietto aereo e alloggio allo scopo esplicito di condurre affari fuori casa
- Servizi di trasporto come taxi, autobus o treni per l’aeroporto o verso e intorno alla destinazione del viaggio
- Il costo dei pasti e delle mance, del servizio di lavaggio a secco per i vestiti e il costo delle chiamate di lavoro durante i viaggi di lavoro fuori casa
- Il costo del noleggio di computer e altri dispositivi di comunicazione durante il viaggio di lavoro
Le spese di viaggio non includono le normali tariffe per il pendolarismo.
Tipi di spese di viaggio
L’uso del proprio veicolo personale insieme a un viaggio di lavoro, inclusi il chilometraggio effettivo, i pedaggi e le tariffe di parcheggio, può essere incluso come spesa di viaggio. Il costo dell’utilizzo di veicoli a noleggio può anche essere conteggiato come spesa di viaggio, anche se solo per la parte del viaggio per uso aziendale. Ad esempio, se nel corso di un viaggio d’affari un viaggiatore ha visitato un familiare o un conoscente, il costo della guida dall’hotel per visitarlo non avrebbe diritto a detrazioni per le spese di viaggio.
Le spese di viaggio sostenute durante un incarico di lavoro a tempo indeterminato che dura più di un anno non sono deducibili ai fini fiscali. L’IRS consente di trattare altri tipi di spese ordinarie e necessarie come correlate ai viaggi di lavoro a fini di detrazione. Tali spese possono includere il trasporto da e verso un pranzo di lavoro, l’assunzione di uno stenografo pubblico, il pagamento del canone di noleggio del computer relativo al viaggio e la spedizione di bagagli e materiale di visualizzazione utilizzato per presentazioni aziendali. Le spese di viaggio possono includere anche il funzionamento e la manutenzione di un rimorchio per la casa come parte del viaggio d’affari.