Suggerimenti per la gestione del tempo per professionisti finanziari

Il mondo della finanza si è evoluto in un ambiente di lavoro altamente competitivo. Sebbene ci siano solo 24 ore in un singolo giorno, come si suol dire, il tempo è denaro. Pertanto, una gestione efficace del tempo è un vantaggio competitivo per qualsiasi professionista della finanza che cerca di diventare più produttivo e aumentare il tempo di qualità lontano dal lavoro.

Tuttavia, ci sono molte distrazioni che possono farti restare al lavoro più a lungo del necessario. Continua a leggere per conoscere alcuni di questi comuni perditempo e scoprire una serie di suggerimenti per la gestione del tempo che ti consentiranno di svolgere più lavoro in meno tempo.

Punti chiave

• I professionisti finanziari spesso trovano poca struttura quando incontrano i clienti, effettuano operazioni a intermittenza durante il giorno o lavorano sull’analisi dei dati.
• Questo apre l’opportunità per procrastinazione, distrazione e cattiva gestione del tempo.
• Qui, esaminiamo alcune tecniche di gestione del tempo vere e provate, particolarmente rivolte ai professionisti finanziari.

Il buco nero

Ci sono vari perditempo che possono ridurre la produttività. Ad esempio, i professionisti della finanza sono costantemente tentati dal multitasking. Supponi di essere un consulente e tra le 8:30 e le 10:00 di mercoledì mattina riesci a realizzare quanto segue:

• Lavori su un foglio di lavoro,
• Ma fermati dopo essere stato interrotto da due nuovi messaggi di posta elettronica,
• Quindi invia sei email di seguito,
• Seguito controllando le foto del matrimonio di un amico del college su Instagram,
• Quindi accetta un invito a una gita sociale aziendale tramite un messaggio Slack,
• Prima di mettere in campo due chiamate inaspettate da potenziali clienti, e
• Alla fine sei costretto a riattaccare bruscamente quando il tuo manager si ferma per ricordarti che sei in ritardo di cinque minuti per la riunione del personale.

Ti sembra una mattinata tipica? In tal caso, e in particolare se lavori in un ambiente aziendale spietato come una società di private equity o una banca di investimento, probabilmente ti trovi nel livello con le prestazioni più basse rispetto ai tuoi colleghi.

Tra cinque o dieci anni nessuno si ricorderà, si prenderà cura di te o ti promuoverà per tutto il lavoro che hai svolto. Al mondo sarebbe importato se Thomas Jefferson avesse finito di rimescolare la carta ma non avesse mai contribuito a scrivere la Dichiarazione di Indipendenza? Lo stesso vale per il tuo lavoro: la tua organizzazione dà valore al lavoro e ai capolavori necessari, non al lavoro impegnato.

Pianificare in anticipo

Ogni domenica pomeriggio, completa l’elenco delle “cose ​​da fare” della prossima settimana, preferibilmente utilizzando un’applicazione o un servizio web che si sincronizza su tutti i tuoi dispositivi. Evidenzia gli elementi che sono assolutamente fondamentali per il tuo successo sul lavoro e nella tua vita personale. Quelle non evidenziate sono probabilmente cose che puoi delegare, ritardare o evitare del tutto.

In finanza, i risultati critici includono rapporti o ricerche che devono essere accurati e inviati prima di una scadenza. La tua organizzazione è servita meglio se ti concentri sul miglioramento della qualità di questi rapporti, invece di fare semplicemente un lavoro decente su di essi in modo da poter liberare tempo per elementi non chiave (come rispondere a e-mail a bassa priorità o partecipare a un lungo -incontro ventoso).

Allo stesso modo, dieci minuti prima di lasciare il lavoro ogni giorno, finisci di elencare le attività del giorno successivo e numerale in ordine di importanza e priorità. Anche in questo caso, continuamente porsi tutte le cose che si fanno , non ha realmente bisogno di fare le cose, che non soddisfano una certa soglia di produttività.

Multitasking

Il successo nella finanza si riduce alla propria capacità di fornire sempre risultati critici e immediati. Quali sono le informazioni ei punti dati cruciali su cui fanno affidamento i tuoi responsabili finanziari? Cosa puoi offrire per aiutare la tua organizzazione e / oi tuoi clienti a vincere? Comporta la presentazione tempestiva di un rapporto di audit, calcoli accurati del valore attuale netto su un progetto proposto o la garanzia che le formule su Excel portino a totali aggregati adeguati?

Alla fine della giornata, a nessuno importa di tutte le e-mail che hai scambiato, delle riunioni del club sociale a cui hai partecipato o dell’archiviazione cronologica delle cartelle nel tuo gabinetto. Il multitasking impedisce costantemente alle persone di dare il meglio sui pochi risultati critici che i loro datori di lavoro si aspettano davvero da loro.

Esegui prima le azioni importanti, difficili, urgenti e di maggior valore. Il successo nella finanza può implicare la semplicità nei metodi su come affronti i tuoi compiti. Questo può sembrare brutalmente semplice per il neolaureato colto e non iniziato, ma fai una cosa alla volta e non fermarti finché non è stato completato. Se le tue attività riguardano un progetto a lungo termine, suddividilo in traguardi a breve termine e finiscilo prima del tempo. Fare le cose dall’inizio alla fine elimina costose inefficienze perché eviterai di dover ricominciare costantemente e ricalibrare su elementi diversi e non correlati.

Se trascorri tre ore ogni settimana in attività inutili, questo ammonta a circa 150 ore all’anno. Il tuo collaboratore a pochi banchi da te, che è più efficiente e dedica 150 ore in più all’anno, è probabile che goda di alcune promozioni e aumenti di stipendio che altri non hanno ottenuto.

Gestione della posta in arrivo

La tua casella di posta è una grande perdita di tempo. Se la maggior parte delle tue e-mail è irrilevante per le tue attività immediate a portata di mano, allora stai sporadicamente riempiendo la tua giornata con informazioni spazzatura.

Per evitare questo:

• Imposta orari predeterminati per il controllo della posta e controlla la posta in arrivo non più di tre o quattro volte al giorno.
• Crea una cartella fuori orario per le e-mail a cui dovresti arrivare, ma non urgenti. Questa cartella è particolarmente utile per tornare a richieste importanti che possono attendere alcuni giorni lavorativi prima di ricevere una risposta da parte tua.
• Invia solo le email più importanti durante la tua giornata lavorativa. Sebbene sia importante rimanere aggiornati all’interno del tuo gruppo, una parte importante del tuo tempo può essere sprecata da colleghi inesperti o meno disciplinati che inondano la tua casella di posta con messaggi irrilevanti. Puoi ridurre questi tipi di messaggi di posta elettronica non rispondendo a quelli che non sono correlati al lavoro.
• Svuota la tua casella di posta prima di lasciare il lavoro. È possibile farlo creando cartelle relative al progetto in cui è possibile parcheggiare le e-mail relative a problemi specifici. Mantenere vuota la posta in arrivo ti fa risparmiare tempo eliminando i messaggi non essenziali dalla tua attenzione. Se ci sono elementi che richiedono assolutamente attenzione entro le prossime ore o entro il giorno successivo, inseriscili in una cartella urgente.

Alcuni altri suggerimenti per risparmiare tempo

Tieni traccia di quanto tempo sprechi davvero

Crea un semplice foglio di calcolo che ti permetta di inserire il tempo stimato che hai sprecato in questioni banali. Fallo quotidianamente. Man mano che svilupperai e manterrai questa abitudine, ti allenerai a riconoscere le cose non importanti man mano che le incontri.

Elabora documenti cartacei solo una volta

Una volta elaborati, puoi archiviarli, inviarli o eliminarli.

Messaggio diretto ai colleghi

Camminare per l’ufficio o tra i reparti può costarti alcune ore alla settimana e sappiamo quanto sia costoso su base annua. A meno che non si tratti di una questione importante o complicata, l’utilizzo di messaggi diretti tramite un sistema di messaggistica aziendale o un servizio Web approvato è spesso un modo più efficiente per ottenere rapidamente risposte a una serie di domande.

Sapere dove si trova tutto in qualsiasi momento

Ciò include sia informazioni elettroniche che cartacee. Se apprezzi il tuo tempo, non sprecarlo a cercare le cose.

Separa le tue attività in quattro categorie:

1. Urgenti e importanti:  come rapporti finanziari e contabili con scadenze rigorose e prossime.
2. Non urgente e importante: come networking all’interno del tuo gruppo finanziario, corsi di formazione, ecc.
3. Urgente e non importante:  come messaggi sporadici dalla posta in arrivo e “date di scadenza delle iscrizioni” per le riunioni di club.
4. Non urgente e non importante: come conversazioni di dieci minuti dal distributore automatico, controllo del fantacalcio, ecc.

(Ovviamente, dovresti dedicare la maggior parte della giornata possibile alla prima categoria.)

Delegato, Delegato, Delegato

Questo è ciò che ti separerà dal branco man mano che salirai nell’organizzazione. Gestisci attività che solo tu puoi eseguire. Man mano che affini le tue capacità di gestione del tempo, presto ti verranno assegnati rapporti diretti. Assegna le attività che non devi gestire da solo il più possibile. Dovresti fare solo le cose che richiedono assolutamente la tua attenzione o competenza.

Non gestire la tua personalità

I professionisti finanziari dovrebbero possedere capacità di gestione del tempo, ma dovrebbero anche avere rapporti e buona volontà con i colleghi interni e la comunità esterna. Concentrarsi esclusivamente sul tempo può farti sembrare abrasivo, il che scoraggerà molte persone quando sono intorno a te, anche in contesti di sviluppo sociale e aziendale. Se non stai attento, andrai in giro pensando di essere il guru della gestione del tempo, ma sarai totalmente inconsapevole del timbro di “idiota sociale” sulla tua fronte.

Le capacità di comunicazione, leadership e sviluppo del business sono importanti quanto le capacità di gestione del tempo. Man mano che i professionisti della finanza avanzano nella loro carriera, le capacità di gestione del tempo da sole non saranno più sufficienti per aiutarli a raggiungere il livello successivo (cioè il livello esecutivo).

La linea di fondo

Se dai valore alla tua vita, allora dai valore al tuo tempo. La vita lavorativa è una sottocomponente del quadro più ampio della tua vita: il livello di contributo e servizio che puoi fornire agli altri dipende dalla tua capacità di sfruttare al massimo la quantità limitata di tempo che ti viene assegnata. Ricorda: sono le cose importanti che il tuo datore di lavoro si aspetta che tu consegni in questo senso. Il tuo datore di lavoro non si preoccuperà molto di tutto il resto, e nemmeno tu dovresti.