Informazioni sul piano della sezione 125 (piano della caffetteria)
Negli Stati Uniti, numerosi dipendenti istituiscono e utilizzano vari tipi di piani di benefici per i dipendenti consentiti dall’Internal Revenue Service (IRS). Uno di questi piani, chiamato piano mensa Sezione 125, esiste dal 1978 e offre alcuni vantaggi interessanti.
Punti chiave
- Un piano mensa è un piano di benefici sponsorizzato dal datore di lavoro che consente ai dipendenti di accedere a determinati benefici ante imposte tassabili e non tassabili.
- Il piano può essere messo a disposizione dei dipendenti, dei loro coniugi e delle persone a carico. L’accesso è consentito anche agli ex dipendenti, ma il piano non può esistere principalmente per queste persone.
- I dipendenti devono poter scegliere tra almeno un beneficio imponibile, come denaro contante, e un beneficio qualificato, come un conto di risparmio sanitario.
- I dipendenti accettano di contribuire con una parte del loro stipendio al lordo delle imposte per pagare i benefici qualificati e quella parte non è considerata salario ai fini delle imposte federali sul reddito.
- Di conseguenza, i contributi non sono generalmente soggetti alle tasse FICA, che aiutano a finanziare la previdenza sociale o Medicare, o le tasse FUTA, che finanziano il programma federale di assicurazione contro la disoccupazione.
Che cos’è un piano mensa della Sezione 125?
Un piano della sezione 125 fa parte del codice IRS che consente e consente ai dipendenti di ottenere benefici imponibili, come uno stipendio in contanti, e convertirli in benefici non tassabili. Questi benefici possono essere detratti dallo stipendio di un dipendente prima del pagamento delle tasse. I piani della mensa sono particolarmente adatti per i partecipanti che hanno spese regolari relative a problemi medici e assistenza all’infanzia.
I dipendenti iscritti a un piano della Sezione 125 possono accantonare premi assicurativi e altri fondi al lordo delle imposte, che possono quindi essere utilizzati su determinate spese mediche e di assistenza all’infanzia qualificate. I dipendenti partecipanti possono risparmiare dal 28% al 48% in tasse federali, statali e locali combinate su una varietà di articoli che in genere acquistano già con fondi al netto delle tasse. I datori di lavoro possono risparmiare un ulteriore 7,65% sulla loro quota di imposte sui salari.
Chi può aprire un piano della sezione 125?
I piani delle mense della sezione 125 devono essere creati da un datore di lavoro. Una volta creato un piano, i vantaggi sono disponibili per i dipendenti, i loro coniugi e le persone a carico. A seconda delle circostanze e dei dettagli del piano, i benefici della Sezione 125 possono estendersi anche agli ex dipendenti, ma il piano non può esistere principalmente per loro.
Vantaggi per datore di lavoro e dipendente
Dal lato del datore di lavoro, i piani della Sezione 125 offrono molti vantaggi in termini di risparmio fiscale. Per ogni partecipante al piano, i Federal Insurance Contributions Act (FICA), sulla tassa della Federal Unemployment Tax Act (FUTA), sulla tassa della State Unemployment Tax Act (SUTA) e sui premi assicurativi per l’indennizzo dei lavoratori. In combinazione con gli altri risparmi fiscali, il piano della Sezione 125 di solito si finanzia da solo, poiché il costo per aprire il piano è basso.
Come ulteriore vantaggio, i dipendenti ricevono un aumento effettivo senza alcun costo aggiuntivo per il datore di lavoro. Poiché più partecipanti al piano equivalgono a più risparmi fiscali per il datore di lavoro, è spesso suggerito che il datore di lavoro contribuisca al piano di ciascun dipendente per promuovere una maggiore partecipazione da parte di coloro che non sono ancora nel piano della Sezione 125.
Per quanto riguarda i dipendenti, anche il vantaggio principale è di natura fiscale. In genere, un partecipante può aspettarsi di risparmiare dal 20% al 40% sulle tasse totali per tutti i dollari investiti nel piano. L’importo che il dipendente decide di inserire nel piano deve essere scelto ogni anno. L’importo “elezione” viene detratto automaticamente dalla busta paga del dipendente per ogni periodo di libro paga.
Ad esempio, se un dipendente sceglie di detrarre $ 600 all’anno dalla sua retribuzione e inserirli nel piano e l’azienda ha 24 periodi di paga, $ 25 per periodo di paga vengono automaticamente detratti esentasse. Il denaro viene inviato all’amministratore di terze parti del piano per essere trattenuto. Può poi essere distribuito per rimborso su richiesta di spese qualificate.
Quali spese può coprire un piano della Sezione 125?
Un’ampia varietà di spese mediche e di assistenza all’infanzia è ammissibile al rimborso nell’ambito di un piano mensa della Sezione 125. Per quanto riguarda articoli e trattamenti medici, ci sono dozzine di spese ammissibili che possono essere rimborsate.
Sono ammissibili le seguenti spese: agopuntura, cure per l’alcolismo, servizi di ambulanza, controllo delle nascite, servizi di chiropratica, spese dentistiche e mediche, esami della vista, cure per la fertilità, apparecchi acustici, servizi di assistenza a lungo termine, case di cura, operazioni, farmaci da prescrizione, psichiatria servizi, sterilizzazione, parrucche e sedie a rotelle. Ma questo non è un elenco completo.
C’è anche una grande varietà di articoli da banco idonei. Farmaci antiallergici, medicinali contro il raffreddore, soluzioni per lenti a contatto, kit di pronto soccorso, analgesici, test di gravidanza, sonniferi e pastiglie per la gola sono tra le dozzine di articoli idonei. Sono idonei molti articoli a duplice scopo, come integratori alimentari, scarpe ortopediche, vitamine prenatali e crema solare.
Usalo o perdi
Esiste una regola che stabilisce che è necessario utilizzare i fondi rimanenti sul conto entro la fine dell’anno o il denaro viene incamerato al datore di lavoro. Anche se questo può essere vero, può comunque comportare un vantaggio netto per il dipendente.
Ecco un esempio. Supponi di aver inserito $ 1.000 nel tuo piano Sezione 125. Alla fine dell’anno, noti che ti rimangono $ 100 sul conto. Se ti trovi nella fascia di imposta marginale del 28%, hai già risparmiato $ 280 sulle tasse o ($ 1.000 x 28%). Perdere i $ 100 significa che hai ancora un vantaggio netto di $ 180. Sebbene questo semplice esempio mostri il possibile scenario, in realtà esiste una nuova disposizione di riporto che è stata implementata nel 2013. Con la disposizione, i partecipanti al piano possono trasferire oltre $ 500 di fondi inutilizzati da un anno all’altro.
Alla luce della pandemia COVID-19, il Congresso ha approvato il Testo Unico degli Stanziamenti del 2021 che offre maggiore discrezionalità per i programmi di assistenza sanitaria a carico e per i dipendenti. La legge consente una maggiore flessibilità quando si tratta di riportare i saldi inutilizzati degli anni del piano 2020 e 2021, nonché di estendere i periodi di grazia consentiti per questi anni del piano.7
Impostazione di un piano di sezione 125
La creazione di un piano mensa della Sezione 125 è semplice e diretta. Un datore di lavoro deve impostare il piano con la documentazione adeguata, informare i dipendenti ed eseguire test di non discriminazione. I piani della sezione 125 devono superare tre test di non discriminazione progettati per determinare se il piano discrimina a favore dei dipendenti chiave dell’aziendao altamente retribuiti : idoneità a partecipare, benefici e contributi e test di concentrazione.
I piani della caffetteria hanno diversi livelli di vantaggi. Un piano premium-only (POP) consente ai dipendenti di pagare la loro quota di assicurazione su base ante imposte. La versione del conto di spesa flessibile (FSA) consente di pagare le spese qualificate vive al lordo delle imposte, che è lo stile del piano sopra descritto.
Il piano completo è chiamato piano di assistenza sanitaria guidata dal consumatore (CDHC) e prevede un sistema di crediti che il dipendente può utilizzare su base discrezionale per spese qualificate. I dipendenti possono quindi integrare il CDHC con i propri soldi e utilizzarlo per acquistare ulteriori vantaggi o coperture.
I datori di lavoro devono assumere e collaborare con un amministratore di terze parti qualificato della Sezione 125, che può fornire la documentazione più aggiornata per l’impostazione del piano e aggiornare il datore di lavoro sui requisiti più recenti necessari per la conformità. Tipici amministratori di terze parti forniscono ai datori di lavoro un documento del piano aggiornato, descrizioni riepilogative del piano, risoluzione aziendale, eventuali moduli personalizzati, revisione legale, lettere di parere dell’avvocato, test di discriminazione, modulo 5500 pronto per la firma, se necessario, e formazione dei dipendenti.