Richiesta di preventivo (RFQ)
Che cos’è una richiesta di preventivo (RFQ)?
Una richiesta di preventivo (RFQ), nota anche come invito a presentare offerte (IFB), è un processo in cui un’azienda sollecita fornitori e appaltatori selezionati a presentare preventivi e offerte per avere la possibilità di adempiere a determinati compiti o progetti. Il processo RFQ è particolarmente importante per le aziende che necessitano di una fornitura coerente di un numero specifico di prodotti standard. Le aziende possono inviare richieste di offerta da sole o prima di una richiesta di proposta (RFP).
Come funzionano le richieste di preventivo
Una richiesta di offerta è in genere il primo passaggio per la presentazione di una richiesta di proposta (RFP). Questi due documenti sono simili in quanto forniscono i dettagli del progetto o dei servizi richiesti, ma le richieste di offerta generalmente richiedono un preventivo più completo. Inoltre, le aziende di solito progettano RFQ per prodotti generici in cui la quantità necessaria è nota e le RFP riguardano progetti unici e di nicchia in cui le quantità e le specifiche sono sconosciute.
Punti chiave
- Una richiesta di preventivo (RFQ) è un processo aziendale in cui un’azienda richiede preventivi da fornitori e appaltatori selezionati per un’attività o un progetto specifico.
- Una richiesta di offerta può essere inviata da sola o in tandem con una richiesta di proposta (RFP).
- Un’azienda generalmente invia una richiesta di offerta quando la quantità di un prodotto standard è nota e le esigenze sono in corso.
- Le richieste di offerta non generano offerte e preventivi non richiesti poiché le aziende si rivolgono a fornitori e appaltatori specifici.
Oltre ai prezzi, le richieste di offerta possono includere dettagli come i termini di pagamento, fattori che potrebbero influenzare la selezione dell’offerta di un’azienda, il termine di presentazione e simili. Un ente governativo che vuole acquistare 500 computer con una specifica dimensione del disco rigido e la velocità di elaborazione, ad esempio, potrebbe inviare una richiesta di offerta a diversi fornitori come potenziali offerenti.
Poiché il formato della richiesta di offerta è uniforme all’interno di una data azienda, quando le richieste di offerta vengono restituite con le quotazioni dei prezzi, la società che le richiede può confrontarle facilmente. In genere, un processo RFQ è costituito da quattro sezioni: la fase di preparazione, la fase di elaborazione, la fase di aggiudicazione e la fase di chiusura. La società generalmente assegnerà l’appalto al venditore che soddisfa i criteri minimi di qualificazione e presenta l’offerta più bassa.
considerazioni speciali
Le richieste di offerta non sono annunci pubblici. Poiché la società che sollecita invia le richieste di offerta solo alle aziende di cui si fida, non ha bisogno di preparare una lunga documentazione di approvvigionamento. Inoltre, a differenza di una sollecitazione pubblica, un’azienda può recuperare solo il numero di offerte che ha richiesto, il che consente anche di risparmiare tempo.
L’utilizzo di una richiesta di offerta riduce la quantità di tempo necessaria per l’approvvigionamento di beni o servizi. Offre anche un certo grado di sicurezza in quanto un’azienda riceverà offerte solo dai fornitori che preferisce. D’altra parte, poiché le richieste di offerta riducono la quantità di concorrenza, un’azienda potrebbe non ricevere il prezzo più basso disponibile o conoscere nuovi fornitori di alta qualità.
Quando una società riceve un preventivo in risposta a una richiesta di offerta, non è un’offerta né un contratto vincolante. L’avvocato offrirà il lavoro al venditore scelto inviandogli un ordine di acquisto, che, in effetti, è un contratto che specifica i termini e le condizioni del lavoro. Quando un venditore accetta e firma l’ordine di acquisto, inizia il contratto.