Richiesta di proposta (RFP)
Che cos’è una richiesta di proposta (RFP)?
Una richiesta di proposta (RFP) è un documento commerciale che annuncia un progetto, lo descrive e sollecita le offerte di appaltatori qualificati per completarlo. La maggior parte delle organizzazioni preferisce lanciare i propri progetti utilizzando le RFP e molti governi le utilizzano sempre.
Quando si utilizza una RFP, l’entità che richiede le offerte è responsabile della valutazione della fattibilità delle offerte presentate, della solidità finanziaria delle società offerenti e della capacità di ciascun offerente di intraprendere il progetto.
Punti chiave
- Una richiesta di proposta (RFP) è un annuncio di progetto pubblicato pubblicamente da un’organizzazione che indica che vengono richieste le offerte per gli appaltatori per completare il progetto.
- La RFP definisce il progetto, per l’azienda che lo rilascia così come per le aziende che vi rispondono.
- La RFP descrive il progetto, i suoi obiettivi e l’organizzazione che lo sponsorizza e delinea il processo di offerta e i termini del contratto.
- Le RFP vengono utilizzate dalla maggior parte delle agenzie governative e da molte aziende e organizzazioni private.
- L’alternativa è un processo meno formale che potrebbe non riuscire a identificare il miglior fornitore e il miglior piano per realizzare un progetto.
Comprensione di una richiesta di proposta (RFP)
Le RFP vengono utilizzate per progetti complessi, che spesso richiedono un numero di subappaltatori. Descrivono l’organizzazione che rilascia la RFP, l’ambito del progetto intrapreso ei criteri per la valutazione delle voci. Descrivono anche il processo di offerta e le condizioni contrattuali.
Le richieste includono una dichiarazione di lavoro che descrive i compiti che devono essere eseguiti dall’aggiudicatario e la tempistica per il completamento del lavoro.
Le RFP consigliano anche gli offerenti su come preparare le proposte, con indicazioni specifiche su come le offerte dovrebbero essere formattate e presentate. Generalmente includono istruzioni su quali informazioni l’offerente deve includere e sul formato desiderato.
La proposta non dovrebbe essere così dettagliata da ostacolare la creatività del contraente, o così vaga da lasciarlo perplesso.
La maggior parte delle RFP viene emessa da agenzie governative e altre organizzazioni del settore pubblico. In genere sono tenuti ad aprire la concorrenza tra le società private e rimuovere i pregiudizi dal processo. Le agenzie vogliono assicurarsi di ottenere l’offerta più bassa e più competitiva.
Tuttavia, qualsiasi organizzazione pubblica o privata può presentare una RFP per ottenere più offerte e una varietà di prospettive sul progetto.
Ad esempio, un’azienda che desidera modificare il proprio processo di reporting da un sistema cartaceo a un sistema computerizzato può presentare una richiesta di proposta di hardware, software e un programma di formazione per gli utenti per stabilire e integrare il nuovo sistema nel attività commerciale. Una procedura di offerta competitiva può fornire loro una visione più approfondita delle alternative disponibili.
Requisiti per una richiesta di proposta (RFP)
Le agenzie governative o altri enti potrebbero essere tenuti a presentare richieste di proposte per fornire una concorrenza aperta e piena e per ridurre il costo di una soluzione. Accettare una proposta che risponda maggiormente alle specifiche potrebbe non significare sempre l’offerta con il prezzo più basso.
La creazione abile di una richiesta di proposta può garantire il successo o il fallimento della soluzione risultante. Se i requisiti specificati sono troppo vaghi, l’offerente potrebbe non progettare e attuare una soluzione adeguata per il problema. Se i requisiti sono troppo dettagliati e restrittivi, l’innovazione degli offerenti potrebbe essere limitata.
Il processo RFP inizia con la stesura di una richiesta di proposta. Gli offerenti esaminano la richiesta e inviano suggerimenti per il miglioramento. Dopo aver implementato il feedback, viene emessa la richiesta finale di proposta. Gli offerenti quindi presentano le loro proposte.
Il cliente restringe la selezione a un piccolo gruppo di offerenti e avvia le trattative sui prezzi e sui dettagli tecnici. Il cliente può chiedere agli offerenti rimanenti di presentare un’offerta migliore e finale prima di aggiudicare un contratto. Il contratto viene quindi presentato all’azienda fornendo la migliore soluzione al problema.
Vantaggi di una richiesta di proposta (RFP)
Una RFP è, in parte, una pubblicità. Annuncia che un progetto sta procedendo e apre la porta a candidati qualificati che possono portare a termine il lavoro.
Nel governo, la RFP è stata adottata come un modo per garantire che il clientelismo venga rimosso come fattore di ricompensa dei contratti. Inoltre apre il processo alla concorrenza, che ci si può aspettare che mantenga i costi del progetto più bassi.
L’alternativa a una RFP è un processo meno formale che richiede a un project manager di ricercare e identificare potenziali fornitori per un progetto. A seconda di quanto sia esaustiva la ricerca, le potenziali risposte possono essere limitate.È meno probabile che vengano scoperti nuovi fornitori e risposte innovative.
RFP vs. RFQ vs. RFI
Una richiesta di proposta (RFP), una richiesta di preventivo (RFQ) e una richiesta di informazioni (RFI) sono tre tipi distinti di documenti che le aziende e altre entità utilizzano per contattare la comunità aziendale per i fornitori o gli appaltatori che potrebbero essere in grado di lavorare con.
- Una richiesta di proposta, come notato sopra, annuncia un progetto specifico che è pianificato e sollecita gli appaltatori in grado di portare a termine il lavoro.
- Una richiesta di preventivo (RFQ) è una sollecitazione inviata a un numero di fornitori che richiedono offerte per un contratto per la fornitura di prodotti o servizi specifici. La richiesta deve specificare la qualità e la quantità necessarie e le tempistiche desiderate dall’azienda o dall’organizzazione.
- Una richiesta di informazioni (RFI) è una sollecitazione ai fornitori per informazioni scritte sui prodotti e servizi che possono fornire. Potrebbe essere utilizzato per raccogliere informazioni per un database di fornitori per riferimento futuro.
Esempio di una richiesta di proposta (RFP)
Supponiamo, ad esempio, che l’Amministrazione Federale della Ferrovia emetta una richiesta di proposte per finanziare, progettare, costruire, gestire e mantenere un sistema ferroviario ad alta velocità.
Le parti interessate presentano proposte che soddisfano i requisiti delineati nel documento. Sulla base delle proposte ricevute entro la scadenza, il Dipartimento dei Trasporti stabilisce le commissioni per l’ulteriore revisione e sviluppo delle proposte.
Il DOT sceglie la proposta più comprensiva dei propri obiettivi e assume l’azienda per l’esecuzione dei lavori.
Uno sguardo a una RFP dettagliata
Questo esempio di RFP di un’organizzazione senza scopo di lucro mostra il livello di dettaglio necessario, in questo caso per una proposta di revisione del sito Web dell’organizzazione. La proposta descrive il progetto, fornisce una panoramica dell’organizzazione e definisce i suoi obiettivi per il suo sito web. Descrive inoltre i prodotti e i servizi che devono essere forniti e definisce in dettaglio il contenuto, il design e le funzionalità del sito web proposto.
L’esempio è fornito da TechSoup, un sito che fornisce una libreria di informazioni pratiche e RFP di esempio per le organizzazioni non profit.
Domande frequenti sulla richiesta di proposta (RFP)
Di seguito sono riportate le risposte ad alcune domande frequenti sulle RFP.
Cosa significa RFP?
Una richiesta di proposta (RFP) è una richiesta aperta di offerte per completare un nuovo progetto proposto dall’azienda o da un’altra organizzazione che lo rilascia. Ha lo scopo di aprire la concorrenza e incoraggiare una varietà di proposte alternative che potrebbero essere prese in considerazione dai pianificatori del progetto.
Quali sono i requisiti RFP?
Una RFP deve descrivere e definire il progetto in modo sufficientemente dettagliato per attirare risposte valide.
Il potenziale offerente dovrebbe essere in grado di comprendere la natura dell’attività e gli obiettivi che desidera raggiungere con il progetto. Il progetto deve essere definito in modo sufficientemente dettagliato da consentire all’offerente di comprenderne chiaramente l’ambito e tutti i prodotti e servizi che devono essere forniti per realizzarlo. Anche il formato delle proposte previste deve essere dettagliato. Sono necessarie risposte uniformi per confrontare e contrastare le offerte.
Le RFP seguono un formato abbastanza rigido, sebbene tale formato possa variare tra le agenzie e le società che le preparano. Questo esempio dal Center for Planning Excellence di Baton Rouge, Louisiana, mostra gli elementi di una tipica RFP, che includono un’introduzione e un background, una descrizione dei risultati finali e informazioni sui criteri di selezione.
Qual è la differenza tra RFP e RFQ?
Supponiamo che un negozio di ferramenta stia espandendo il suo reparto forniture per il giardinaggio e abbia bisogno di trovare i fornitori necessari per riempire i suoi scaffali. Potrebbe inviare una richiesta di preventivo (RFQ) a numerosi potenziali fornitori di prodotti per il giardinaggio. Le risposte consentiranno di stabilire un rapporto con uno o più fornitori della quantità e della qualità dei beni di cui necessita, ad un prezzo stabilito.
Quando un’azienda o un’altra organizzazione invia una richiesta di offerta, sa esattamente di cosa ha bisogno e sta cercando il miglior fornitore o fornitori.
Una RFP è un processo più aperto. L’azienda o l’organizzazione sta cercando appaltatori qualificati per realizzare un nuovo progetto. Il progetto e i suoi obiettivi sono definiti in alcuni dettagli, ma c’è spazio per la creatività nelle risposte. Ad esempio, una RFP per un parco per bambini potrebbe consentire all’appaltatore di proporre la disposizione, le attrezzature e le strutture precise che il parco potrebbe contenere.
Quando useresti una RFP?
Le aziende grandi e piccole tendono ad avere risorse appena sufficienti per mantenere le operazioni correnti. Se vogliono intraprendere un nuovo progetto, non hanno né le risorse né le competenze a disposizione per aggiungerlo al carico di lavoro.
In questi casi, la RFP offre all’azienda un modo efficiente per reclutare le competenze necessarie per portare a termine il progetto.
Cosa succede dopo la RFP?
La RFP è seguita dalla Ps. Le proposte vengono sottoposte a revisione. A seconda delle dimensioni e dell’ambito del progetto, questa revisione può essere un processo a più livelli che coinvolge un numero di comitati. Le agenzie governative, in particolare, non sono note per muoversi agilmente.
Per quanto tempo richieda, il processo di revisione viene utilizzato per restringere le proposte a pochi finalisti a cui potrebbe essere chiesto di inviare informazioni aggiuntive in vista della selezione finale e di una data di inizio del progetto.
La linea di fondo
La RFP definisce il progetto, per l’azienda che lo rilascia così come per le aziende che vi rispondono. Una RFP ben scritta trasmette l’intenzione alla base della proposta e garantisce che il risultato finale soddisferà le aspettative.
Garantisce inoltre un processo aperto. Idealmente, più offerenti risponderanno. Ciò offre all’organizzazione l’opportunità di studiare una varietà di approcci e prezzi e di scegliere quello che meglio soddisfa le sue esigenze.