Redatto

Cosa viene redatto?

Redatto, una pratica abbastanza comune nei documenti legali, si riferisce al processo di modifica di un documento per nascondere o rimuovere informazioni riservate prima della divulgazione o della pubblicazione.

Punti chiave

• Redatto, una pratica abbastanza comune nei documenti legali, si riferisce al processo di modifica di un documento per nascondere o rimuovere informazioni riservate prima della divulgazione o della pubblicazione.
• La soppressione dei dati personali nei documenti è importante per evitare il furto di identità.
• La norma federale di procedura civile 5-2 richiede che le dichiarazioni del tribunale redigano i numeri di previdenza sociale, i numeri di conto finanziario, i nomi dei minori, le date di nascita e gli indirizzi di casa.
• Sono disponibili strumenti in Microsoft Word o Adobe Acrobat per oscurare i documenti.

Comprensione redatta

Poiché l’archiviazione elettronica degli atti giudiziari è ormai una pratica standard, la redazione è necessaria per limitare l’accesso del pubblico ai dati personali, data la possibilità di furto di identità e altri tipi di frode.

Oltre agli identificatori dei dati personali, altre informazioni che dovrebbero essere oscurate includono cartelle cliniche, segreti commerciali, nomi di informatori e informazioni sulla sicurezza. Gli avvocati hanno l’obbligo di proteggere la privacy delle parti coinvolte in contenziosi o altri procedimenti e in caso contrario il tribunale potrebbe sanzionare sanzioni o ammende nei loro confronti.

Esiste una notevole quantità di legislazione, come l’ Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e il Gramm-Leach-Bliley Act3, che include processi su come gestire le informazioni private.

Processo redatto

La norma federale di procedura civile 5-2 richiede che le parti che depositano documenti presso il tribunale (sia deposito manuale che deposito elettronico) debbano oscurare i seguenti identificatori di dati personali:

• Numeri di previdenza sociale : devono essere incluse solo le ultime quattro cifre.
• Numeri di conto finanziario: utilizzare solo le ultime quattro cifre.
• Nomi di minori: se deve essere menzionato il coinvolgimento di un minore, possono essere utilizzate solo le iniziali del minore.
• Data di nascita: se è necessario includere la data di nascita, utilizzare solo l’anno di nascita (non il mese o il giorno).
• Indirizzo di casa: nei casi penali, se è necessario includere un indirizzo di casa, utilizzare solo la città e lo stato.

La redazione di un documento cartaceo può essere eseguita tagliando il testo da correggere o utilizzando nastro adesivo opaco per coprire le sezioni redatte. La redazione dei documenti elettronici, tuttavia, è più complicata. I seguenti metodi possono sembrare oscuri un documento, ma in realtà non sono efficaci o infallibili:

• Cambiare il colore del testo in bianco. Ciò potrebbe far sembrare che le parole selezionate da modificare siano nascoste, ma i metadati rimanenti possono rivelare il testo nascosto.
• Oscuramento con strumenti di commento: le modifiche apportate da tali strumenti possono essere rimosse per rivelare il testo sottostante.
• Eliminazione di parole o sezioni: i metadati contengono la cronologia delle revisioni del documento e possono essere utilizzati per visualizzare le informazioni eliminate.
• Utilizzo di nastro scuro o pennarello opaco: invece di ritagliare fisicamente informazioni sensibili, è pratica comune coprire tali informazioni con nastro scuro o un pennarello e scansionarle in formato PDF. Tuttavia, molti scanner sono abbastanza sensibili da visualizzare tali parole coperte anche se non sembrano essere visibili.

Le migliori pratiche sarebbero utilizzare gli strumenti progettati specificamente per la redazione dei documenti, disponibili in Microsoft Word o Adobe Acrobat.

Esempi del mondo reale

Ci sono stati alcuni notevoli errori di redazione. Nel giugno 2016, House Democrats ha pubblicato pubblicamente una serie di documenti digitali relativi alle indagini sugli attacchi del 2012 a due strutture statunitensi a Bengasi, in Libia. IlLos Angeles Times ha scoperto che parti di una trascrizione redatta con il consigliere di Hillary Clinton, Sidney Blumenthal, potrebbero effettivamente essere visualizzate se quella sezione fosse copiata dalla versione PDF e incollata in un altro documento.

Nel 2011, la stessa tattica di copia-incolla è stata utilizzata per accedere a informazioni oscurate sui rapporti commerciali di Apple che sono state erroneamente incluse in un’opinione del tribunale distrettuale degli Stati Uniti.

Nel 2013, Citigroup ha riconosciuto di non aver salvaguardato i dati sensibili, inclusi i numeri di previdenza sociale e le date di nascita di 146.000 clienti che hanno presentato istanza di fallimento tra il 2007 e il 2011, a causa di un problema con il modo in cui il suo software ha oscurato i dati dei clienti sulle dichiarazioni di fallimento per prestiti garantiti.