Ricevuta

Cos’è una ricevuta?

Una ricevuta è una conferma scritta che qualcosa di valore è stato trasferito da una parte all’altra. Oltre alle ricevute che i consumatori ricevono tipicamente da venditori e fornitori di servizi, le ricevute vengono emesse anche nei rapporti tra imprese e nelle transazioni di borsa. Ad esempio, al detentore di un contratto futures viene generalmente assegnato uno strumento di consegna, che funge da ricevuta in quanto può essere scambiato con l’attività sottostante alla scadenza del contratto futures.

Fatto veloce

La stampa termica è la forma più comunemente utilizzata di stampa di ricevute fisiche perché è a basso costo e facile da usare.

Ricevute spiegate

Oltre a mostrare la proprietà, le ricevute sono importanti per altri motivi. Ad esempio, molti rivenditori insistono sul fatto che un cliente deve mostrare una ricevuta per scambiare o restituire gli articoli, mentre altri richiedono che una ricevuta, generalmente emessa entro un certo periodo di tempo, sia prodotta per scopi di tipi di ricevute, se generate, vengano trattenute dalle piccole imprese:

• Entrate lorde come nastri registratori di cassa, informazioni sui depositi (vendite in contanti e crediti), libretti di ricevute, fatture, moduli 1099-MISC
• Ricevute da acquisti e materie prime (queste dovrebbero mostrare l’importo pagato e confermare che si trattava di acquisti aziendali necessari; i documenti potrebbero includere assegni annullati o altri documenti che identificano il beneficiario, l’importo e la prova del pagamento / trasferimenti di fondi elettronici.)
• Ricevute su nastro del registratore di cassa
• Ricevute ed estratti conto di carte di credito
• Fatture
• Ricevute di piccoli contanti per piccoli pagamenti in contanti

Si pensa che la pratica di trattenere le ricevute a fini fiscali provenga dall’antico Egitto. Agricoltori e commercianti cercavano modi per documentare le transazioni per evitare lo sfruttamento fiscale. Il papiro è stato utilizzato al posto della carta. In tempi più moderni, le banche londinesi utilizzavano le macchine da stampa della rivoluzione industriale per stampare ricevute con i propri marchi.

Punti chiave

• Le ricevute sono un documento che rappresenta la prova di una transazione finanziaria.
• Le ricevute vengono emesse nei rapporti business-to-business e nelle transazioni di mercato azionario.
• Le ricevute sono necessarie anche ai fini fiscali come prova di alcune spese.

Requisiti IRS per ricevute digitali

Le ricevute digitali stanno diventando la norma. Dal 1997, l’IRS ha accettato ricevute digitalizzate e digitali come documenti validi ai fini fiscali. Revenue Procedure 97-22 afferma che le ricevute digitali devono essere accurate, facilmente archiviate, conservate, recuperate e riprodotte. Il titolare dell’attività deve essere in grado di fornire una copia all’IRS.

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Ai fini della verifica fiscale, non tutta la documentazione è valida. L’IRS accetta vari documenti purché specifichi l’importo, il luogo, la data e il tipo di spesa.

I record digitali non sono soggetti a usura come le ricevute fisiche, ma possono essere persi se un disco rigido si guasta. È quindi saggio archiviarli sul cloud o da qualche parte in cui è sempre possibile accedervi.

Le ricevute cartacee possono essere archiviate digitalmente utilizzando scanner desktop e app per telefoni cellulari. Questo tipo di tecnologia può organizzare, creare note spese e integrare i dati con il software di contabilità.