Acquisto da pagare
Che cos’è l’acquisto da pagare?
L’acquisto da pagare è un sistema integrato che automatizza completamente il processo di acquisto di beni e servizi per un’azienda. Il sistema si è guadagnato il suo nome perché gestisce tutti gli aspetti dell’acquisizione dall’acquisto della merce al pagamento del venditore. I principali vantaggi dell’acquisto con pagamento sono l’efficienza, i risparmi sui costi e una maggiore visibilità finanziaria e di approvvigionamento.
Comprensione dell’acquisto da pagare
Il sistema di acquisto con pagamento inizia con la richiesta, procede all’approvvigionamento e termina con il pagamento. La richiesta è il processo di richiesta formale di un servizio, articolo o prodotto con un modulo di richiesta di acquisto. L’approvvigionamento avviene quando vengono ricevuti i beni o servizi. Il sistema termina quando viene effettuato il pagamento.
Punti chiave
- L’acquisto da pagare è un sistema di acquisto completo per le aziende dall’acquisto di merci al pagamento del fornitore.
- L’acquisto per pagare è anche chiamato P2P, procure-to-pay, eProcurement o req-to-check.
- Il processo di acquisto da pagare è automatizzato, consente di risparmiare sui costi e riduce i rischi.
- L’acquisto per pagare non è progettato per accelerare il pagamento del fornitore perché ciò non è nell’interesse delle aziende che vogliono trattenere il proprio denaro il più a lungo possibile.
- I sistemi di acquisto con pagamento sono progettati per migliorare l’efficienza e i controlli finanziari.
L’acquisto a pagamento cerca di ottimizzare il processo di acquisto, avvantaggiando così l’organizzazione attraverso migliori controlli finanziari ed efficienza. Questo sistema integrato e semplificato consente di risparmiare sui costi e riduce i rischi. Un tipico sistema di acquisto con pagamento include cinque passaggi e requisiti per il completamento:
- Cataloghi : i cataloghi dei fornitori preferiti sono il primo requisito in un sistema di acquisto con pagamento.
- Richieste di acquisto : una volta selezionato un prodotto da un catalogo, l’acquirente invia una richiesta di acquisto al responsabile appropriato.
- Flusso di lavoro dell’ordine di acquisto : viene generato un ordine di acquisto una volta che la richiesta di acquisto è stata approvata dal manager.
- Fatturazione : questo è un componente fondamentale di un sistema di acquisto con pagamento poiché l’elaborazione manuale delle fatture è un processo estremamente laborioso e dispendioso in termini di tempo. L’elaborazione automatica delle fatture consente di risparmiare tempo e denaro e include una funzione di riconciliazione che abbina gli ordini di acquisto alle fatture.
- Pagamento : una volta che una fattura è stata approvata per il pagamento, viene generato un file nel sistema di contabilità fornitori dell’azienda. La fattura approvata comporta il pagamento al fornitore entro la fine del periodo per il quale il fornitore ha prorogato il credito.
I sistemi di acquisto con pagamento non hanno lo scopo di accelerare il processo di pagamento. Anche se questo sarebbe un obiettivo lodevole, la realtà è che non sarebbe una priorità per la maggior parte delle aziende perché pagare le bollette più velocemente influirebbe sui tempi dei propri flussi di cassa. Piuttosto, l’obiettivo di un sistema di acquisto con pagamento è quello di migliorare l’efficienza ei controlli finanziari poiché i dipartimenti finanziari hanno a portata di mano i dati sugli acquisti tempestivi.
Fatto veloce
I sistemi di acquisto con pagamento sono processi automatizzati che riducono i costi di manodopera e aumentano la precisione.
Le migliori pratiche per i sistemi di acquisto con pagamento includono una solida tecnologia che utilizza un unico punto di contatto, come un portale per i fornitori, una ridotta complessità nei cataloghi e nei canali di acquisto e il supporto del top management. Può fornire dati chiave su quanto viene speso, quali prodotti o servizi vengono ricevuti e tempi di consegna.