Petty Cash
Cos’è la piccola cassa?
Un piccolo fondo di cassa è una piccola quantità di denaro tenuto a portata di mano per pagare spese minori, come forniture per ufficio o rimborsi. Un fondo di piccola cassa sarà sottoposto a periodiche riconciliazioni, con operazioni registrate anche in bilancio. Potrebbe esserci un piccolo fondo di cassa, che può essere un cassetto o una scatola, in ogni dipartimento per le società più grandi.
Punti chiave
- La piccola cassa o il fondo di cassa piccola è una piccola quantità di denaro contante utilizzata per pagare spese troppo piccole per meritare la firma di un assegno.
- Potrebbe esserci un piccolo cassetto o una scatola di contanti in ogni reparto per le società più grandi.
- Un piccolo fondo di cassa può essere utilizzato per forniture d’ufficio, carte per i clienti, fiori, per pagare un pranzo organizzato per i dipendenti o per rimborsare le spese ai dipendenti.
Capire la piccola cassa
Le transazioni con denaro contante offrono comodità per piccole transazioni per le quali l’emissione di un assegno è irragionevole o inaccettabile. La piccola quantità di denaro che un’azienda considera insignificante varierà, con molte aziende che mantengono tra $ 50 e $ 200 come un piccolo fondo di liquidità. Esempi di transazioni per le quali viene utilizzato un fondo di piccola liquidità includono:
- Forniture per ufficio
- Schede per i clienti
- Fiori
- Pagare un pranzo preparato per un piccolo gruppo di dipendenti
- Rimborsare un dipendente per piccole spese legate al lavoro
I depositari di fondi di piccola liquidità sono nominati per sorvegliare il fondo. I doveri di custodia generalmente includono l’applicazione di regole e regolamenti per la piccola cassa, la richiesta di rifornimenti e l’erogazione di fondi.
considerazioni speciali
Il fondo di piccola cassa viene riconciliato periodicamente per verificare che il saldo del fondo sia corretto. In genere, quando il saldo della piccola cassa scende a un livello prestabilito, il custode richiede denaro aggiuntivo dal cassiere. A questo punto, il totale di tutte le entrate viene calcolato per garantire che corrisponda ai fondi erogati dal cassetto della piccola cassa. Se sono necessari nuovi fondi, il cassiere scrive un nuovo assegno per finanziare il cassetto della piccola cassa e prende in cambio le ricevute degli acquisti che hanno esaurito il denaro.
Il processo di riconciliazione garantisce che il saldo residuo del fondo sia uguale alla differenza tra il saldo originale meno gli addebiti dettagliati su ricevute e fatture. Se il saldo rimanente è inferiore a quello che dovrebbe essere, c’è una carenza. Se il saldo rimanente è superiore a quello che dovrebbe essere, si verifica un eccesso. Sebbene possano esserci variazioni minori, se sbilanciate, la fonte della discrepanza dovrebbe essere identificata e corretta.
L’Internal Revenue Service (IRS) consiglia di compilare le ricevute di piccoli contanti e di allegarli alle ricevute per registrare e documentare le spese di piccola cassa.
Requisiti per la piccola liquidità
L’uso di un piccolo fondo di cassa aggira alcuni controlli interni. La disponibilità di piccoli contanti non significa che vi si possa accedere per qualsiasi scopo e da chiunque. Molte aziende impiegano rigorosi controlli interni per gestire il fondo. Spesso, persone limitate sono autorizzate ad approvare gli esborsi e possono farlo solo per le spese relative ad attività o operazioni aziendali legittime.
Un piccolo cassiere potrebbe essere incaricato di emettere l’assegno per finanziare il cassetto della piccola cassa e fare le registrazioni contabili appropriate. Il custode della piccola liquidità è incaricato di distribuire il denaro e di raccogliere le ricevute per tutti gli acquisti o per qualsiasi utilizzo dei fondi. Man mano che il totale della piccola cassa diminuisce, le entrate dovrebbero aumentare e legarsi all’importo totale ritirato.
Avendo un cassiere per piccoli contanti e un custode per piccoli contanti, il doppio processo aiuta a mantenere i fondi al sicuro e garantisce che solo coloro che sono autorizzati abbiano accesso ad essi.
Registrazione di piccoli contanti
Quando viene utilizzato un fondo di piccola liquidità, le transazioni di piccola liquidità vengono comunque registrate nel bilancio. Non vengono effettuate registrazioni a giornale contabili quando gli acquisti vengono effettuati utilizzando contanti piccoli, è solo quando il custode ha bisogno di più contanti e in cambio delle ricevute riceve nuovi fondi che le registrazioni a giornale vengono registrate. La registrazione a giornale per dare al custode più denaro contante è un addebito al fondo di piccola liquidità e un credito in contanti.
In caso di carenza o eccedenza, una voce di riga di giornale viene registrata in un conto in eccesso / in difetto. Se il fondo di cassa piccola è finito, viene inserito un credito per rappresentare un guadagno. Se il fondo di cassa piccola è breve, viene inserito un addebito per rappresentare una perdita. Il conto in eccesso o in corto viene utilizzato per forzare il bilanciamento del fondo al momento della riconciliazione.