Conferma negativa
Che cos’è una conferma negativa?
La conferma negativa è una lettera o un documento in cui si richiede che il destinatario risponda al mittente solo se si è verificato un problema con il contenuto del messaggio o se il destinatario desidera rinunciare all’evento indirizzato dalla lettera.
Le lettere di conferma negativa possono essere utilizzate in molti tipi di situazioni aziendali e sono spesso utilizzate nel settore dei servizi finanziari. Lo scopo della comunicazione è ridurre il numero di risposte in arrivo che un’organizzazione riceve in risposta a una lettera inviata alla sua base di clienti. In una situazione di conferma negativa o di comunicazione di consenso negativo, l’azienda o l’ente che invia il messaggio riceve solo le risposte dai voti “no”, al contrario delle risposte di tutti indipendentemente dalla loro opinione.
Una conferma negativa può essere contrastata con una conferma positiva.
Punti chiave
- La conferma negativa è una richiesta che dovrebbe invocare una risposta solo se ci sono problemi in sospeso o dubbi che devono essere affrontati.
- Se non ci sono problemi, non viene inviata alcuna risposta e l’assenza di tale risposta funge da conferma negativa.
- Le lettere di conferma negativa vengono spesso utilizzate nel settore dei servizi finanziari, compresi i contabili che desiderano verificare le informazioni finanziarie di un cliente.
- Le conferme negative, rispetto a quelle positive, aiutano a ridurre il numero di corrispondenze in entrata, aumentando l’efficienza e riducendo gli sprechi.
Comprensione delle conferme negative
Le conferme negative sono spesso utilizzate dai revisori e coinvolgono un documento inviato a un campione di clienti di un’azienda, chiedendo loro di rispondere solo se riscontrano una discrepanza tra i loro libri e il conto registrato nel bilancio della società sottoposta a revisione. La conferma negativa viene tipicamente utilizzata quando i controlli contabili di un’azienda hanno storicamente avuto pochissimi errori e sono quindi considerati forti. L’azienda è invitata a ricontrollare i numeri e confermare solo se c’è una discrepanza.
L’invio di una conferma negativa invece di una conferma positiva, che richiede una risposta, può far risparmiare tempo che verrebbe speso per monitorare le risposte e seguire i destinatari che non rispondono. La conferma negativa è semplicemente un modo per un contabile per assicurarsi che entrambe le società riportino gli stessi numeri.
Esempi di conferme negative
Le conferme negative hanno molte applicazioni che includono sia contabili che società di servizi finanziari.
Piani di pensionamento dei dipendenti
Le lettere di conferma negativa vengono spesso inviate con piani 401 (k) che hanno una funzione di escalation automatico. Con l’escalation automatica, la percentuale dello stipendio di un dipendente versata per ogni periodo di retribuzione viene automaticamente aumentata ogni anno.
Lo scopo di questo tasso di risparmio che aumenta automaticamente è quello di aiutare le persone a risparmiare più soldi per la pensione. Circa un mese prima che si verifichi l’escalation, il registratore invia una conferma negativa o una lettera di consenso negativo. La lettera informa il partecipante che l’escalation del contributo si verificherà a meno che il partecipante non contatti il recordkeeper 401 (k) e decida di non aumentare per mantenere il proprio tasso di contribuzione corrente.
Contabilità delle entrate
Una richiesta negativa può essere utilizzata anche per contabilizzare le vendite presso una casa automobilistica. Secondo i libri, il produttore ha venduto 200 auto alla concessionaria per un totale di 6 milioni di dollari di entrate. La lettera di conferma negativa affermerebbe che se la cifra di 6 milioni di dollari fosse accurata, non c’è bisogno di rispondere. Tuttavia, se l’importo delle entrate fosse solo di $ 5 milioni, il produttore dovrebbe notificare al contabile la discrepanza nei libri contabili della concessionaria.
Le conferme negative sono un modo professionale per dire “non rispondermi a meno che non ci sia un problema”.