Imprest
Cos’è Imprest?
Un anticipo è un conto in contanti su cui un’azienda fa affidamento per pagare piccole spese di routine. I fondi contenuti negli anticipi vengono regolarmente reintegrati, al fine di mantenere un equilibrio fisso. Il termine “anticipi” può anche riferirsi a un anticipo monetario concesso a una persona per uno scopo specifico.
Punti chiave
- Imprest si riferisce a un tipo di conto in contanti gestito da una società utilizzato per pagare piccole spese accessorie o ordinarie.
- Un saldo fisso del conto viene stabilito nella cassa di anticipi e rimborsato secondo necessità quando viene prelevato denaro per elementi come buste paga, viaggi o piccoli contanti.
- A causa della sua natura piccola e fissa, facilmente controllabile, gli anticipi scoraggiano le spese non autorizzate o sontuose.
Come funziona Imprest
Il tipo più noto di anticipi è un conto di piccola cassa, che viene utilizzato per coprire transazioni più piccole quando è poco pratico o scomodo tagliare gli assegni. Tali conti mantengono un determinato importo in contanti in loco, che può essere utilizzato per rimborsare i dipendenti e pagare piccole spese. I fondi di piccola liquidità sono in genere gestiti da custodi che controllano il conto ed erogano denaro ai dipendenti, che a loro volta forniscono ricevute relative all’attività.
Le impronte possono essere utilizzate anche per coprire le buste paga dei dipendenti, i dividendi, i viaggi dei dipendenti e i bonus. Dopo che queste spese in uscita sono state pagate, il fondo viene in genere rimborsato dal capitale proveniente dal conto bancario principale della società.
Le impronte scoraggiano l’uso di spese non autorizzate perché i fondi sono destinati a scopi specifici. Di conseguenza, gli anticipi in genere pagano la stessa quantità di denaro su base regolare, il che idealmente porta il conto a un saldo prossimo allo zero, prima che venga automaticamente reintegrato con la stessa quantità di denaro impostata. Questo sistema semplifica il monitoraggio delle spese, le discrepanze nei contrassegni e infine il rilevamento delle frodi.
Il sistema Imprest
Il sistema degli anticipi prevede le seguenti fasi:
- Viene istituito un piccolo fondo di cassa, con una determinata quantità di denaro. Questo è registrato nel libro mastro dell’azienda.
- Eventuali spese pagate tramite il fondo cassa piccola devono essere documentate con le ricevute.
- Il fondo viene reintegrato regolarmente con le ricevute di esborso per mantenere un saldo fisso.
- Il fondo viene monitorato attentamente per rilevare eventuali discrepanze tra la liquidità prevista (basata sulla documentazione) e la liquidità effettiva. Se esistono discrepanze, vengono esaminate.
Il futuro delle impronte
Poiché le aziende fanno sempre più affidamento sulle transazioni elettroniche, il sistema di anticipi sta costantemente perdendo il favore. Spesso è più facile utilizzare una carta di credito aziendale che una anticipazione, perché la prima offre la documentazione elettronica delle transazioni e non fa scattare la necessità di ricostituire i fondi in uscita.