Per quanto tempo dovreste conservare i vostri estratti conto bancari?

Per quanto tempo dovresti conservare gli estratti conto della tua banca e della tua carta di credito dipende da come li ricevi.

• Se non disponi di un conto bancario online e continui a ricevere gli estratti conto per posta, conserva il documento per 12 mesi.
• Se hai un conto bancario online e non ricevi estratti conto cartacei, sarai in grado di rivedere o stampare i tuoi record ogni volta che sono necessari. Le banche mantengono i loro registri accessibili per molto più di un anno.

In ogni caso, dovresti rivedere le tue dichiarazioni almeno una volta al mese per assicurarti che non ci siano brutte sorprese.

Quando hai bisogno dei record

Circa due terzi degli americani ora utilizzano il digital banking, tramite un’app del telefono o su un personal computer. Tuttavia, più della metà continua a ricevere per posta l’estratto conto della banca e della carta di credito. Non sorprende che i consumatori più anziani siano molto più propensi a preferire i documenti cartacei.

Potrebbe esserci una certa soddisfazione nel vedere il pezzo di carta che hai firmato, sebbene tale documentazione non esista per gli acquisti elettronici.

In ogni caso, sia che tu abbia un sistema di archiviazione cartaceo o che acceda ai tuoi record online, potrebbe arrivare un momento in cui avrai bisogno delle tue vecchie dichiarazioni per uno qualsiasi dei diversi motivi.

Punti chiave

• La maggior parte degli estratti conto bancari deve essere tenuta accessibile in formato cartaceo o elettronico per un anno, dopodiché può essere distrutta.
• Tutto ciò che riguarda le tasse, come la prova di donazioni di beneficenza, dovrebbe essere conservato per almeno tre anni.
• In ogni caso, rivedi la tua ultima dichiarazione almeno una volta al mese per verificare eventuali errori o frodi.

Per quanto tempo dovresti conservare le tue dichiarazioni?

Se non hai rinunciato agli estratti conto mensili per posta, conservali per almeno un anno. Se il tuo account è solo online, controlla mensilmente i depositi e i prelievi per assicurarti che siano corretti.

In alternativa, se sei bravo nell’inserimento dei dati, puoi registrare le tue entrate e uscite in un programma di contabilità o in un foglio di calcolo.

Dopo un anno, è sicuro distruggere e scartare la carta con una grande eccezione: tutto ciò che documenta una detrazione fiscale dovrebbe essere conservato per almeno tre anni. L’IRS afferma che raramente torna più indietro di quello negli audit, sebbene si riservi la possibilità di farlo.

Se il tuo account è online, i record verranno archiviati online o disponibili su ordine speciale della banca o dell’istituto finanziario. American Express, ad esempio, mantiene online e ricercabili tre anni di transazioni sul conto. Gli utenti di Chase Bank possono accedere a sette anni di attività del conto.

Perché dovresti mantenere le dichiarazioni

L’accesso a un registro dei tuoi acquisti recenti, pagamenti di fatture e depositi sui salari è necessario per una serie di motivi, non ultimo come prova di pagamento in caso di controversia.

Dovresti rivedere regolarmente l’attività del tuo conto bancario per prove di furto di identità e frode con carta di debito. Le dichiarazioni forniscono la verifica di attività illecite e vengono utilizzate per il risarcimento di eventuali danni.

A fini fiscali

Potresti aver bisogno dei tuoi estratti conto quando paghi le imposte sul reddito al fine di verificare il tuo reddito e i tuoi costi come contributi di beneficenza e spese aziendali.

Può valere la pena conservare anche estratti conto bancari che confermano acquisti o pagamenti ingenti. Ad esempio, potrebbe essere necessaria una prova di acquisto per presentare una richiesta di risarcimento o utilizzare una garanzia.

Puoi distruggere le ricevute del bancomat (ATM) dopo averle riconciliate con i record del tuo account. Le distinte di deposito e prelievo possono essere triturate una volta che le transazioni sono state verificate con l’estratto conto mensile.

Dichiarazioni online e cartacee

Molte banche mantengono online gli estratti conto mensili dei clienti per almeno cinque anni e sono facilmente accessibili tramite i siti e le app di banking online. Queste istruzioni di solito sono disponibili in formati stampabili. I riepiloghi delle informazioni sulle transazioni sono spesso disponibili per il download.

Potresti essere in grado di ottenere estratti conto cartacei dalla tua banca risalenti a diversi anni fa. Alcune banche addebitano una commissione per la ricerca e la stampa per questo servizio, poiché non può essere eseguita a livello di filiale. Le dichiarazioni più vecchie vengono gestite in un back office.

Per motivi di sicurezza, è meglio conservare gli estratti conto cartacei in una cassaforte a prova di fuoco in un luogo sicuro. Gli estratti conto elettronici devono essere conservati in un file protetto da password.

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Usa la protezione tramite password per i file elettronici. Le dichiarazioni cartacee devono essere conservate in un luogo sicuro, a prova di fuoco e facilmente accessibile.

Triturazione di documenti

Può sembrare più facile conservare i tuoi record per sempre piuttosto che dedicare del tempo per organizzarli. Non è una grande idea, tuttavia, principalmente a causa del potenziale per i ladri di identità di ottenerli.

I documenti che dovrebbero essere distrutti includono quanto segue:

• Estratti conto carta di credito: conservali per 60 giorni a meno che non includano spese fiscali. In questi casi conservali per almeno tre anni.
• Pay Stubs: abbinali al tuo W-2 una volta all’anno e poi distruggili.
• Bollette: trattenerle per un massimo di un anno.
• Dichiarazioni dei redditi e ricevute fiscali: proprio come gli estratti conto delle carte di credito relativi alle tasse, conservali in archivio per almeno tre anni.
• Polizze assicurative casa e auto: distruggi quelle vecchie quando ricevi nuove polizze.
• Dichiarazioni di mutuo e miglioramento della casa: distruggile quando vendi la casa.

Come distruggere i tuoi documenti

Quando sei pronto per smaltire i tuoi estratti conto, assicurati di distruggerli effettivamente. Basta strapparli a metà, non impedirà ai ladri di identità di mettere insieme le tue informazioni personali. I trituratori ora sono piccoli, portatili ed economici.

Se il volume della carta è enorme, è possibile acquistare servizi di triturazione. Alcune banche distruggeranno i tuoi estratti conto gratuitamente su richiesta.