Come utilizzare Excel come libro mastro contabile generale
Microsoft Excel è un potente strumento che può essere utilizzato per una moltitudine di scopi. Per una piccola impresa con poche transazioni, un imprenditore esperto può utilizzare Excel come sostituto del software di contabilità.
Excel dispone di tutti gli strumenti necessari per creare e mantenere una contabilità generale, ma richiede una solida conoscenza della contabilità di base e attenzione ai dettagli. Per gli imprenditori che non hanno le risorse per investire in software di contabilità, Excel può essere un buon posto per iniziare a tenere i registri contabili fino all’acquisto del software di contabilità. Quanto segue è una linea guida che aiuterà a definire il modo migliore per utilizzare Excel per scopi contabili.
Utilizzo di Excel come contabilità generale
È importante notare che ogni azienda è diversa l’una dall’altra e, pertanto, avrà esigenze di reporting diverse. Il primo passo nell’impostazione di un processo di contabilità è determinare quali metriche contabili dovranno essere incluse in base al tipo di attività.
Una semplice configurazione della registrazione dei dati dovrebbe includere prima le colonne per la data della transazione, la descrizione della transazione e un numero di riferimento, come una fattura o numeri di assegno. Le colonne successive elencheranno ciascuno dei conti da utilizzare durante l’anno. Un’attenta riflessione dovrebbe andare nella selezione degli account, poiché sarà difficile tornare indietro e apportare modifiche in seguito. Da sinistra a destra, i primi conti elencati dovrebbero essere conti di conto economico, che iniziano con i ricavi e terminano con le spese. Successivamente ci saranno i conti delle attività, quindi i conti delle passività e infine tutti i conti del patrimonio netto.
La contabilità generale utilizza la contabilità in partita doppia per tenere traccia di tutte le transazioni dell’azienda ed è importante avere una solida conoscenza di questo concetto prima di iniziare a utilizzare Excel come contabilità generale. La contabilità in partita doppia si basa sull’inserimento di addebiti e crediti per una transazione in modo che alla fine i libri siano equilibrati.
Contabilità a doppia entrata in Excel
Se si tratta di una nuova società, la prima transazione sarà probabilmente il capitale investito nella società. Ad esempio, supponiamo che un imprenditore di nome Jane decida di aprire un’officina meccanica. Ha $ 750.000 di risparmi per avviare l’attività e apre un conto corrente aziendale presso la sua banca locale con i fondi che ha risparmiato.
Utilizzando i concetti di contabilità in partita doppia, Jane sa che questa transazione aumenterà il conto di cassa della società (la voce di addebito) e sarà compensata da un aumento del conto di patrimonio netto del proprietario (la registrazione di credito). In questo sistema Excel, tutti i movimenti di addebito dovrebbero essere registrati come valori positivi, mentre tutti i movimenti di accredito dovrebbero essere registrati con valori negativi.
In questo esempio, Jane deve inserire la data della transazione e una descrizione come “Investimento di capitale” nella prima riga del foglio di calcolo. Metterà quindi una voce positiva di $ 750.000 nella colonna del conto “Contanti” del foglio di calcolo e una voce negativa di $ 750.000 nella colonna del conto “Patrimonio del proprietario” del foglio di calcolo. Per verificare i numeri, Jane dovrebbe utilizzare la formula della somma di Excel per assicurarsi che tutte le voci su ciascuna riga sommino a zero dollari.
Da lì, Jane continuerà a inserire una riga per ogni transazione. Se acquista attrezzature con i contanti dell’azienda, Jane inserirà una transazione per mostrare un addebito o un movimento positivo nella colonna del conto “Attrezzatura” e un credito, o una voce negativa, nella colonna del conto “Contanti”. Se vende servizi di lavorazione a un cliente, registra un credito sul conto “Entrate” e un addebito su un conto “Equity”.
Infine, il totale per ciascuna colonna dell’account dovrebbe essere sommato nella parte inferiore del foglio di calcolo. La somma di tutti i conti delle entrate può essere sommata per calcolare il reddito netto corrente. È possibile configurare altre colonne da calcolare in base alle esigenze, ad esempio attività totali, passività totali e capitale proprio.
La linea di fondo
La gestione di un’impresa richiede un’enorme quantità di contabilità, che è meglio servita utilizzando un software specifico per la contabilità. Se questa non è un’opzione per un imprenditore, l’utilizzo di Microsoft Excel è una buona alternativa. L’individuo che tiene traccia delle registrazioni contabili per l’azienda deve avere una conoscenza dei termini e delle tecniche contabili e comprendere i diversi strumenti all’interno di Excel per produrre registrazioni contabili accurate. Una volta che l’azienda cresce, si consiglia di utilizzare un software di contabilità adeguato.