Spese

Cos’è una spesa?

Una spesa è il costo delle operazioni che un’azienda sostiene per generare entrate. Come dice il proverbio popolare, “costa denaro per fare soldi”.

Le spese comuni includono pagamenti a fornitori, salari dei dipendenti, contratti di locazione di fabbriche e ammortamento delle attrezzature . Le imprese sono autorizzate a cancellare le spese deducibili dalle tasse sulle loro dichiarazioni dei redditi per ridurre il loro  reddito imponibile  e quindi la loro responsabilità fiscale. Tuttavia, l’ Internal Revenue Service ( IRS ) ha regole rigorose in base alle quali le spese aziendali possono richiedere come detrazione.

Punti chiave

• Una spesa è il costo delle operazioni che un’azienda sostiene per generare entrate.
• Le aziende possono cancellare le spese deducibili dalle tasse sulle loro dichiarazioni dei redditi, a condizione che soddisfino le linee guida dell’IRS.
• I contabili registrano le spese tramite uno dei due metodi contabili: base per cassa o base per competenza.
• Esistono due categorie principali di spese aziendali in contabilità: spese operative e spese non operative.
• L’IRS tratta le spese di capitale in modo diverso rispetto alla maggior parte delle altre spese aziendali.

Capire le spese

Uno degli obiettivi principali dei team di gestione aziendale è massimizzare i profitti. Ciò si ottiene aumentando i ricavi mantenendo le spese sotto controllo. Ridurre i costi può aiutare le aziende a guadagnare ancora di più dalle vendite.

Tuttavia, un taglio eccessivo delle spese potrebbe anche avere un effetto negativo. Ad esempio, pagare meno in pubblicità riduce i costi, ma riduce anche la visibilità dell’azienda e la capacità di raggiungere potenziali clienti.

Come vengono registrate le spese

Le aziende suddividono i ricavi e le spese nel conto economico. I contabili registrano le spese tramite uno dei due metodi contabili: base per cassa o base per competenza. Nella contabilità di cassa, le spese vengono registrate quando vengono pagate. Al contrario, con il metodo della competenza, le spese sono registrate quando sono sostenute.

Ad esempio, se un imprenditore pianifica un detergente per tappeti per pulire i tappeti in ufficio, un’azienda che utilizza la base di cassa registra la spesa quando paga la fattura. Con il metodo della competenza, il contabile aziendale registrerebbe le spese per la pulizia dei tappeti quando l’azienda riceve il servizio. Le spese sono generalmente registrate in base al principio della competenza, assicurando che coincidano con i ricavi riportati nei periodi contabili.

Importante

Le spese vengono utilizzate per calcolare il reddito netto. L’equazione per calcolare il  reddito netto  è i ricavi meno le spese.

Due tipi di spese aziendali

Esistono due categorie principali di spese aziendali nella contabilità:

• Spese operative : spese relative alle principali attività dell’azienda, come il costo della merce venduta, le spese amministrative e l’affitto.
• Spese non operative : spese non direttamente correlate alle operazioni principali dell’azienda. Esempi comuni includono interessi passivi e altri costi associati al prestito di denaro.

considerazioni speciali

Spese in conto capitale

Le spese in conto capitale, comunemente note come CapEx, sono fondi utilizzati da un’azienda per acquisire, aggiornare e mantenere beni fisici come proprietà, edifici, impianti industriali, tecnologie o attrezzature.

L’IRS tratta le capitalizzate o ammortizzate lentamente nel tempo.

L’IRS ha una pianificazione che determina la parte di un capitale che un’azienda può cancellare ogni anno fino a quando non viene rivendicata l’intera spesa. Il numero di anni durante i quali un’azienda cancella una spesa in conto capitale varia in base al tipo di attività.

Non tutte le spese possono essere detratte

Secondo l’  IRS, per essere deducibile, una spesa aziendale “deve essere sia ordinaria che necessaria”. Normale significa che la spesa è comune o accettata in quel settore, mentre necessaria significa che la spesa è utile per il perseguimento del reddito. Gli imprenditori non sono autorizzati a richiedere le loro spese personali e non aziendali come detrazioni aziendali. Inoltre, non possono rivendicare spese di lobbying, sanzioni e multe.

Gli investitori possono fare riferimento alla pubblicazione 535, Spese aziendali  sul sito web dell’IRS per ulteriori informazioni.