Fatturazione del ciclo
Cos’è il ciclo di fatturazione?
Il ciclo di fatturazione è la pratica di fatturare diversi clienti in base a una pianificazione piuttosto che fatturare tutti gli account contemporaneamente in una singola data. Le dichiarazioni vengono preparate e inviate a intervalli variabili, distribuendo il carico di lavoro dell’azienda e rendendo più facile tenere traccia di chi è stato fatturato.
Punti chiave
- Il ciclo di fatturazione è uno stile di gestione dell’account che consente alle aziende di fatturare ai clienti in giorni diversi del mese, anziché tutti nello stesso giorno.
- La pratica consente all’azienda di preparare e distribuire estratti conto in giorni diversi, contro l’eccesso di fatture che devono essere inviate contemporaneamente.
- Il ciclo di fatturazione consente alle aziende di creare una pianificazione personalizzata che consente di monitorare più facilmente quali clienti sono stati fatturati, hanno pagato o non hanno pagato.
- Le strategie includono la fatturazione per gli importi maggiori dovuti prima, quindi per il successivo importo maggiore e così via; fatturazione in ordine alfabetico; o fatturazione in base al giorno del mese in cui l’account del cliente è stato aperto o il cliente ha scelto di essere fatturato.
- La durata dei cicli di fatturazione può variare da cliente a cliente, in base al flusso di cassa di cui l’azienda ha bisogno e all’affidabilità creditizia di un cliente.
Come funziona il ciclo di fatturazione
Il ciclo di fatturazione è una strategia di fatturazione che prevede la fatturazione di una determinata percentuale di clienti ogni giorno, invece di fatturarli tutti insieme, forse alla fine del mese.
Le aziende che applicano questa tecnica possono farlo in diversi modi. I metodi includono l’invio di fatture per gli importi più elevati in sospeso il primo di ogni mese, seguito dall’importo di fatturazione più piccolo il secondo di ogni mese o successivamente. I clienti possono anche essere fatturati in base all’ordine alfabetico, il giorno del mese in cui è stato aperto l’account o la data in cui il cliente ha scelto di essere fatturato quando ha creato un account.
La data di inizio del ciclo può dipendere dal tipo di servizio offerto e dalle esigenze del cliente. Ad esempio, un fornitore di TV via cavo potrebbe scegliere di impostare il ciclo di fatturazione di un cliente per allinearlo a quando quel cliente ha iniziato il servizio.
Il ciclo di fatturazione varia dalla pratica comune di emettere tutte le fatture nella stessa data. La fatturazione in un’unica data viene in genere utilizzata dalle aziende che hanno una data di scadenza comune per i servizi o l’affitto. Ad esempio, un complesso di appartamenti può inviare una fattura per l’affitto il primo di ogni mese, indipendentemente da quando gli inquilini hanno firmato i contratti di locazione individuali .
Con la fatturazione ciclica, un’azienda può fatturare diversi giorni o tutti i giorni del mese o per un periodo più lungo.
Vantaggi e svantaggi del ciclo di fatturazione
Il ciclo di fatturazione consente al fornitore di appiattire il volume del lavoro di fatturazione da completare in un dato giorno, sviluppare una pianificazione personalizzata e tenere traccia più facilmente quali clienti hanno e non sono ancora stati fatturati. L’adozione di questo particolare modello può comportare una riduzione dei costi di vendita, generali e amministrativi (SGAV) poiché il monitoraggio del numero di fatture in uscita diventa semplificato e meno soggetto a errori.
Il rovescio della medaglia, la tecnica di fatturazione ciclica può avere un impatto negativo sui flussi di cassa poiché alcune fatture potrebbero subire ritardi di diversi giorni rispetto a quando sarebbero normalmente emesse. Inoltre, un venditore più piccolo che fatica a tenere traccia delle fatture e del denaro dovuto può trovarsi sopraffatto dal dover tenere il passo con dichiarazioni diverse corrispondenti a giorni diversi.
considerazioni speciali
Le aziende che utilizzano la fatturazione ciclica possono stabilire diverse durate dei cicli di fatturazione. I fornitori potrebbero accorciare o allungare il periodo di tempo tra le fatture per gestire i flussi di cassa o per adeguarsi a un cambiamento nel merito di credito di un cliente.
Ad esempio, un grossista di una catena di supermercati potrebbe dover accelerare la ricezione dei flussi di cassa perché la società da cui prende in affitto i camion per le consegne ha ristretto il ciclo di fatturazione. Un altro esempio è una situazione in cui un grossista di beni elettronici di consumo ha un cliente di una catena di vendita al dettaglio che paga in ritardo. Poiché questo account è più rischioso, il grossista potrebbe decidere di ridurre il ciclo di fatturazione da quattro a tre settimane.
Un ciclo di fatturazione può anche estendersi oltre un mese, ad esempio con un grande cliente aziendale che richiede un ciclo di fatturazione di 45 giorni per determinati servizi. Se l’affidabilità creditizia di questo cliente è solida, il venditore può accettare il ciclo più lungo.