Giornale di pagamento in contanti
Che cos’è un giornale di pagamento in contanti?
Un giornale di registrazione dei pagamenti in contanti è un record tenuto dai contabili interni di un’azienda che elenca tutte le spese finanziarie effettuate da un’azienda prima che tali pagamenti vengano registrati nella contabilità generale. Su base mensile, questi giornali vengono riconciliati con i conti di contabilità generale, che vengono quindi utilizzati per creare rendiconti finanziari per periodi contabili regolari.
Punti chiave
- Un giornale di registrazione dell’esborso di cassa è una registrazione dei conti interni di una società che elenca tutte le spese finanziarie effettuate con disponibilità liquide o equivalenti.
- Un giornale di registrazione dell’esborso di cassa viene eseguito prima che i pagamenti vengano registrati nella contabilità generale e viene utilizzato nella creazione di una contabilità generale.
- Le informazioni incluse in un giornale di registrazione dell’esborso di contanti sono l’importo dell’esborso, il numero dell’assegno, il tipo di transazione, il beneficiario e qualsiasi altra informazione pertinente.
- I giornali di registrazione dei pagamenti in contanti possono aiutare gli imprenditori nella gestione della liquidità fornendo immagini chiare di spese di inventario, salari, costi di noleggio e altre spese esterne.
Comprensione di un giornale di pagamento in contanti
Generalmente gestiti dal software di contabilità, questi giornali contengono informazioni essenziali come l’importo dell’esborso, il numero dell’assegno, il tipo di transazione, il beneficiario, il pagatore e il promemoria. Ma alcune aziende registrano altri dettagli importanti, come sconti sugli articoli all’ingrosso acquistati. Diversi tipi di spese possono essere elencati in colonne diverse oppure possono ricevere codici distinti.
I responsabili delle riviste devono essere attenti ai dettagli e devono registrare meticolosamente ogni transazione per evitare che il denaro venga indirizzato in modo improprio o improprio. Inoltre, i giornali di registrazione dei pagamenti in contanti possono aiutare gli imprenditori nella gestione della liquidità fornendo immagini chiare di spese di inventario, salari, costi di noleggio e altre spese esterne. Questi dati possono essere cruciali per prendere decisioni aziendali valide in futuro.
Un diario di pagamento in contanti mostrerà a un imprenditore se più denaro sta lasciando l’azienda rispetto a quello in entrata e viceversa, consentendo loro di apportare modifiche all’attività per garantire che ci sia sempre un flusso di cassa positivo.
Un esborso in contanti registrerà qualsiasi trasferimento di denaro, non solo quello di denaro fisico. Ciò include assegni e trasferimenti elettronici di fondi o qualsiasi altro equivalente in contanti.
Struttura del giornale di pagamento in contanti
Il giornale di registrazione dei pagamenti in contanti contiene una serie di colonne per registrare i flussi di cassa in uscita dell’attività. Le colonne includono la data di ogni pagamento in contanti, i dettagli dell’altro conto contabile interessato, il numero dell’assegno emesso dall’azienda, l’importo totale del contante pagato, il conto di controllo del credito, che mostra l’importo detratto dal conto del creditore, tasse pagate e colonne speciali che identificano il tipo di transazione, come pubblicità, stipendio, ecc.
Ciascuna di queste colonne viene quindi sommata alla fine del periodo di registrazione su giornale per arrivare a una somma totale. Queste informazioni vengono quindi trasferite nella contabilità generale.
Esempio di un giornale di pagamento in contanti
Supponiamo che in un mese, la società ABC acquisti una macchina dal produttore BZY per $ 5.000 e noleggi un camion da Rental Trucks per $ 500. La società avrebbe bisogno di accreditare i suoi saldi di cassa e addebitare i conti corrispondenti. Il diario di cassa sarebbe simile a questo.
Questo è un esempio molto semplicistico, ma mostrerebbe come vengono registrate le transazioni. Entrambi gli importi in contanti devono essere registrati nel conto di accredito in contanti e lo stesso importo deve essere addebitato su un conto corrispondente. A seconda del tipo, tale conto potrebbe essere un conto inventario o qualsiasi altro conto di bilancio tradizionale. In questo caso, è stato inserito in un account di categoria “altro”.
Per ogni tipo di azienda, un giornale di pagamento in contanti avrà un aspetto molto diverso. Il giornale di registrazione dell’esborso di cassa di un rivenditore include l’inventario, i crediti verso clienti, i conti fornitori, gli stipendi e gli stipendi. Un produttore può avere tutto questo ma tiene conto anche delle materie prime acquistate e dei costi di produzione. Una società di software può avere solo stipendi e costi hardware (computer).
Indipendentemente dal tipo di azienda, un imprenditore deve utilizzare un registro degli esborsi in contanti ogni volta che viene erogato denaro per tenere traccia di dove viene speso il denaro. È uno strumento fondamentale per il successo di qualsiasi attività commerciale, oltre a garantire che tutte le informazioni fornite all’Internal Revenue Service (IRS) siano corrette al momento delle tasse.