Polizza di carico
Cos’è la polizza di carico?
Una polizza di carico (BL o BoL) è un documento legale rilasciato da un vettore a un mittente che specifica il tipo, la quantità e la destinazione delle merci trasportate. Una polizza di carico serve anche come ricevuta di spedizione quando il vettore consegna la merce a una destinazione predeterminata. Tale documento deve accompagnare i prodotti spediti, non importa il mezzo di trasporto, e deve essere firmata da un rappresentante autorizzato dal vettore, mittente e del destinatario.1
Punti chiave
- Una polizza di carico è un documento legale rilasciato da un vettore a un mittente che specifica il tipo, la quantità e la destinazione delle merci trasportate.1
- Una polizza di carico è un documento di proprietà, una ricevuta per le merci spedite e un contratto tra un vettore e un mittente.
- Questo documento deve accompagnare la merce spedita e deve essere firmato da un rappresentante autorizzato del vettore, mittente e destinatario.
- Se gestita e rivista correttamente, una polizza di carico può aiutare a prevenire il furto di beni.
Comprensione della polizza di carico
La polizza di carico è un documento legalmente vincolante che fornisce al vettore e al mittente tutti i dettagli necessari per elaborare con precisione una spedizione. Ha tre funzioni principali. Innanzitutto, è un documento di proprietà delle merci descritte nella polizza di carico. In secondo luogo, è una ricevuta per i prodotti spediti. Infine, la polizza di carico rappresenta i termini e le condizioni concordate per il trasporto della merce.1
Ad esempio, una società di logistica intende trasportare, tramite autocarri pesanti, benzina da uno stabilimento in Texas a una stazione di servizio in Arizona. Un rappresentante dello stabilimento e l’autista firmano la polizza di carico dopo aver caricato il gas sul camion. Una volta che il vettore consegna il carburante alla stazione di servizio in Arizona, l’autista del camion richiede che anche l’addetto alla stazione firmi il documento.
Ogni azienda deve disporre di controlli interni per prevenire i furti. Una componente chiave del controllo interno è la separazione dei compiti, che impedisce a un dipendente di avere un controllo eccessivo all’interno di un’azienda. Non esistono due sistemi di controllo interni uguali. Tuttavia, la maggior parte segue una serie standard di filosofie fondamentali che sono diventate pratiche di gestione standard. L’implementazione di controlli interni può aiutare a semplificare le operazioni e prevenire le frodi. Una polizza di carico è uno dei numerosi documenti chiave che devono essere adeguatamente gestiti e rivisti per prevenire il furto di beni.
Esempio di polizza di carico
Supponiamo, ad esempio, che XYZ Fine Dining riceva spedizioni di carne e pesce freschi cinque volte a settimana. Il direttore del ristorante determina il tipo e la quantità di carne e pesce che il ristorante deve ordinare. Quindi compila un ordine di acquisto (PO) e il proprietario di XYZ rivede e sigla ogni PO prima che venga inviato via email al venditore di cibo. Il venditore raccoglie la carne e il pesce e firma una polizza di carico insieme a un rappresentante del corriere notturno.
Successivamente, il vettore consegna il cibo al ristorante e il gestore confronta le informazioni sulla polizza di carico con quanto richiesto sull’ordine di acquisto. Se le informazioni corrispondono, l’ordine di acquisto e la polizza di carico vengono inviati al proprietario, che esamina i documenti e scrive un assegno pagabile al venditore di alimenti.
In questo esempio, il proprietario non emette un assegno al fornitore senza rivedere l’ordine di acquisto e la polizza di carico. Questo passaggio garantisce che XYZ paghi solo ciò che ha ordinato e ciò che ha ricevuto. Se i due documenti non corrispondono quando il direttore del ristorante li confronta, il gestore chiederà al venditore l’eccezione. Un terzo dipendente riconcilia l’estratto conto bancario ed effettua depositi aziendali. Tutti questi passaggi devono essere in atto per prevenire il furto.
Domande frequenti
Perché una polizza di carico è importante?
L’importanza di una polizza di carico risiede nel fatto che si tratta di un documento legalmente vincolante che fornisce al corriere e al mittente tutti i dettagli necessari per elaborare con precisione una spedizione. Ciò implica che può essere utilizzato in contenzioso, se necessario, e che tutte le parti coinvolte si adopereranno per garantire l’accuratezza del documento. In sostanza, è una prova indiscussa della spedizione. Inoltre, una polizza di carico consente la separazione dei compiti che è una parte vitale della struttura di controllo interno di un’azienda per prevenire i furti.
Qual è lo scopo di una polizza di carico?
Una polizza di carico ha tre scopi principali. Innanzitutto, è un documento di proprietà delle merci descritte nella polizza di carico. In secondo luogo, è una ricevuta per i prodotti spediti. Infine, la polizza di carico rappresenta i termini e le condizioni concordate per il trasporto della merce.
Cosa c’è in una polizza di carico?
In genere, una polizza di carico includerà i nomi e gli indirizzi del mittente (mittente) e del destinatario (destinatario), la data di spedizione, la quantità, il peso esatto, il valore e la classificazione del trasporto. Inoltre, sono inclusi una descrizione completa degli articoli, incluso se sono classificati come pericolosi, il tipo di imballaggio utilizzato, eventuali istruzioni specifiche per il corriere e qualsiasi numero di tracciabilità dell’ordine speciale.