Sei conforme a ERISA? Segui questa lista di controllo

Molte aziende offrono una qualche forma di piano pensionistico qualificato e, così facendo, rientrano nelle linee guida di governance del Employee Retirement Income Security Act del 1974, meglio noto come ERISA. ERISA stabilisce linee guida e standard minimi progettati per proteggere i dipendenti delle aziende del settore privato che partecipano a piani pensionistici e di welfare. Le aziende che amministrano un piano pensionistico qualificato che non sono pienamente conformi all’ERISA potrebbero essere soggette a costose sanzioni.

Se il piano pensionistico dei dipendenti fornisce un reddito pensionistico futuro o consente ai dipendenti di differire i guadagni per la pensione, allora si tratta di un piano ERISA. In qualità di datore di lavoro che fornisce questi vantaggi del piano ERISA, sei anche considerato da ERISA un fiduciario nominato che si assume la responsabilità di amministrare questi piani e, allo stesso modo, la responsabilità nel caso in cui i tuoi piani non siano conformi alle linee guida e agli standard stabiliti da ERISA.

Punti chiave

• ERISA implementa regole che impediscono ai fiduciari dei piani pensionistici di abusare delle risorse del piano e stabilisce standard minimi per la partecipazione, la maturazione, l’accantonamento dei benefici e il finanziamento dei piani pensionistici.
• Le aziende che offrono piani pensionistici qualificati ai dipendenti devono essere conformi a ERISA per mantenere lo status di agevolazione fiscale e spesso cercano un amministratore di terze parti per garantire che tutte le linee guida siano soddisfatte.
• La conformità ERISA coinvolge sia le procedure di avvio che il mantenimento dei requisiti continui.

Ottenere conforme con ERISA

Il rispetto dei requisiti di conformità ERISA non deve essere eccessivamente oneroso. Sebbene ci siano molti requisiti, un buon amministratore di terze parti (TPA) può assumersi gran parte dell’onere. Molti dei requisiti dipendono dal calendario e richiedono la presentazione di moduli entro scadenze specifiche.

Queste date di scadenza formano una lista di controllo che può essere gestita da un TPA o da una persona del personale delle risorse umane. Altri requisiti devono essere soddisfatti ad hoc a seconda delle circostanze.

Elenco di controllo del calendario ERISA

L’amministrazione dei piani 401 (k) implica l’esecuzione di determinate attività di conformità ERISA secondo una pianificazione annuale. Queste sono le attività più comuni che dovrebbero far parte delle liste di controllo della maggior parte delle aziende.

1. Primo trimestre dell’anno del piano : fornire rendiconti sui benefici del quarto trimestre ai partecipanti al piano entro 45 giorni dalla fine del trimestre. Effettuare i contributi del datore di lavoro dell’anno precedente per una detrazione fiscale da conteggiare nell’anno precedente.
2. Secondo trimestre : fornire dichiarazioni sui benefici del primo trimestre ai partecipanti al piano. Distribuire i differimenti in eccesso effettuati al di sopra del limite della sezione IRC 402 (g). Per i partecipanti al piano che hanno compiuto 72 anni nell’anno precedente, distribuire le distribuzioni minime richieste per il primo anno(RMD).
3. Terzo trimestre : fornire dichiarazioni sui benefici del secondo trimestre. Compila il modulo 5500 per l’anno precedente o invia il modulo 5558 per un’estensione di 2,5 mesi. Se il documento del piano è stato modificato durante l’anno precedente, distribuire una nuovaDescrizione riepilogativa del piano ai partecipanti al piano. Distribuire una relazione annuale di sintesi per l’anno precedente per pianificare i partecipanti.
4. Quarto trimestre : fornire dichiarazioni sui benefici del terzo trimestre. Inviare comunicazioni applicabili ai partecipanti, comprese le rate o le modifiche a un piano Safe Harbor 401 (k), Qualified Default Investment Alternative (QDIA) o l’iscrizione automatica. Correggere eventuali errori dei test ADP / ACP e pagare un’accisa del 10%.

Requisiti ERISA in corso

Alcuni requisiti ERISA sono in corso come parte dell’amministrazione del piano o sono attivati ​​da eventi. Di seguito sono riportate alcune delle notifiche e delle linee guida più comuni che devono essere seguite dalle aziende conformi a ERISA:

• Aderenza al documento del piano: assicurarsi che la gestione del piano aderisca costantemente ai termini del documento del piano. L’IRS considera qualsiasi mancato rispetto dei termini del documento del piano un difetto operativo che, se non risolto, può comportare la squalifica del piano.
• Informativa sulla quota di partecipazioneannuale: tutti i dipendenti idonei al piano, i dipendenti licenziati e i beneficiari con un saldo del conto devono ricevere una comunicazione sulla quota di partecipazione ogni 12 mesi.
• Avviso di modifica del piano : i partecipanti devono essere informati di qualsiasi modifica al piano da 30 a 90 giorni prima della data di entrata in vigore della modifica.
• Opportunità di iscrizione: a tutti idipendenti che hanno soddisfatto l’età del piano e i requisiti di servizio deve essere data l’opportunità di iscriversi. Dovrebbero ricevere tutti i moduli e le istruzioni necessari insieme a una descrizione riepilogativa del piano e eventuali avvisi per i partecipanti applicabili.
• Conformità del prestito : garantire che i prestiti in essere vengono rimborsati in conformità con i termini della politica del piano e la cambiale dei mutuatari.
• Depositi tempestivi: assicurati che i differimenti dei dipendenti e i pagamenti dei prestiti siano depositati in tempo, in genere contemporaneamente ai depositi fiscali sui salari.
• Condurre le pulizie trimestrali: incassare piccoli saldi dei conti per i dipendenti licenziati. Elaborare le insolvenze del prestito e utilizzare eventuali confisca non allocate.

Sebbene la maggior parte di questi requisiti possa essere gestita da un TPA, lo sponsor del piano datore di lavoro ha il dovere fiduciario di assicurarsi che siano soddisfatti ed eseguiti correttamente.