Spese amministrative

Quali sono le spese amministrative?

Le spese amministrative sono spese sostenute da un’organizzazione che non sono direttamente legate a una funzione specifica come la produzione, la produzione o le vendite. Queste spese sono relative all’organizzazione nel suo insieme, a differenza dei singoli reparti o unità aziendali. Le spese amministrative includono gli stipendi dei dirigenti senior e i costi associati ai servizi generali, ad esempio la contabilità e la tecnologia dell’informazione. Tendono ad essere indipendenti dai margini lordi.

Punti chiave

• Le spese amministrative sono i costi sostenuti da un’azienda che non sono direttamente correlati a una specifica funzione aziendale.
• Un certo livello di spese amministrative sarà sempre sostenuto come parte necessaria delle operazioni.
• Le spese amministrative sono spesso le prime identificate per i tagli di budget, perché non hanno un impatto diretto sulle principali funzioni aziendali di un’azienda.
• La direzione può allocare le spese amministrative alle proprie unità aziendali sulla base di una percentuale di entrate, spese o altre misure.

Capire le spese amministrative

Le aziende sostengono le spese amministrative per eseguire operazioni di base, aumentare l’efficienza o conformarsi a leggi e regolamenti. Sul conto economico, le spese amministrative appaiono al di sotto del costo della merce venduta e possono essere aggregate con altre spese quali le spese generali o di vendita.

Alcune spese amministrative sono di natura fissa, poiché sono sostenute come parte della fondazione delle operazioni aziendali. Queste spese esisterebbero indipendentemente dal livello di produzione o di vendita che si verificano. Le altre spese amministrative sono semi-variabili. Ad esempio, un’azienda utilizzerà sempre un livello minimo di elettricità per mantenere le luci accese. Oltre quel punto, può adottare misure per ridurre la sua bolletta elettrica.

Poiché un’azienda può eliminare le spese amministrative senza un impatto diretto sul prodotto che vende o produce, questi costi sono in genere i primi in linea per i tagli di budget. La direzione è fortemente motivata a mantenere basse le spese amministrative rispetto ad altri costi, in quanto ciò consente a un’azienda di utilizzare la leva finanziaria in modo più efficace. Il rapporto tra spese amministrative e vendite aiuta le aziende a misurare l’ammontare dei ricavi delle vendite ripartito per coprire i costi amministrativi.

Le aziende possono detrarre dalla dichiarazione dei redditi le spese amministrative ragionevoli, ordinarie e necessarie per le operazioni aziendali. Queste spese devono essere sostenute durante il normale svolgimento dell’attività e detratte nell’anno in cui sono sostenute.

Esempi di spese amministrative

I salari e i benefici a determinati dipendenti, come il personale addetto alla contabilità e IT, sono considerati spese amministrative. Tutti i compensi e i benefici dei dirigenti sono considerati una spesa amministrativa. I contratti di locazione di immobili, assicurazioni, abbonamenti, utenze e forniture per ufficio possono essere classificati come spese generali o spese amministrative.

A seconda del bene da ammortizzare, le spese di ammortamento possono essere classificate come spese generali, amministrative o di vendita. Le organizzazioni possono scegliere di includere anche le spese legali e di consulenza come spese amministrative. I costi di ricerca e sviluppo non sono considerati spese amministrative.

Per avere un quadro completo dei costi associati alla gestione di determinate unità aziendali, un’azienda può allocare le spese amministrative a ciascuno dei suoi dipartimenti in base a una percentuale di entrate, spese, metratura o altra misura. Internamente, ciò consente al management di prendere decisioni sull’espansione o la riduzione delle singole unità aziendali.

Ad esempio, se la società XYZ spende $ 4.000 al mese in elettricità e la registra come spesa amministrativa, potrebbe allocare il costo in base alla metratura occupata da ogni singolo dipartimento. Assumere:

• L’impianto di produzione è di 2.000 piedi quadrati
• L’impianto di produzione è di 1.500 piedi quadrati
• L’ufficio contabile è di 750 piedi quadrati
• L’ufficio vendite è di 750 piedi quadrati

L’azienda occupa 5.000 piedi quadrati. La bolletta elettrica potrebbe essere ripartita come segue:

• Produzione: $ 1.600 o (2.000 / 5.000) x $ 4.000
• Produzione: $ 1.500 o (1.500 / 5.000) x $ 4.000
• Contabilità: $ 600 o (750 / 5.000) x $ 4.000
• Vendite: $ 600 o (750 / 5.000) x $ 4.000