Contabilità fornitori (AP)

Cosa sono gli account da pagare (AP)?

Contabilità fornitori (AP) è un conto all’interno della contabilità generale che rappresenta l’obbligo di una società di estinguere un debito a breve termine nei confronti dei suoi creditori o fornitori. Un altro uso comune di “AP” si riferisce al reparto o divisione aziendale responsabile dell’esecuzione dei pagamenti dovuti dalla società a fornitori e altri creditori.

Punti chiave

• I conti passivi sono importi dovuti a venditori o fornitori per beni o servizi ricevuti che non sono stati ancora pagati.
• La somma di tutti gli importi in sospeso dovuti ai fornitori viene visualizzata come saldo della contabilità fornitori nel bilancio della società.
• L’aumento o la diminuzione dei PA totali rispetto al periodo precedente appare nel rendiconto finanziario.
• La direzione può scegliere di pagare le fatture in sospeso il più vicino possibile alla data di scadenza al fine di migliorare il flusso di cassa.

Comprensione della contabilità fornitori

Il saldo della contabilità fornitori (AP) di una società in un momento specifico apparirà nel suo bilancio  nella sezione delle passività correnti. I conti da pagare sono debiti che devono essere estinti entro un determinato periodo per evitare il default. A livello aziendale, AP si riferisce a pagamenti di debiti a breve termine dovuti a fornitori. Il debito è essenzialmente un IOU a breve termine da un’azienda a un’altra azienda o entità. L’altra parte registrerebbe la transazione come un aumento dei suoi crediti per lo stesso importo.

La contabilità fornitori (AP) è una figura importante nel bilancio di una società. Se l’AP aumenta rispetto a un periodo precedente, significa che la società sta acquistando più beni o servizi a credito, piuttosto che pagare in contanti. Se l’AP di una società diminuisce, significa che la società sta pagando i debiti del periodo precedente a un tasso più rapido rispetto all’acquisto di nuovi articoli a credito. La gestione della contabilità fornitori è fondamentale nella gestione del flusso di cassa di un’azienda.

Quando si utilizza il metodo indiretto per la preparazione del rendiconto finanziario, l’aumento o la diminuzione netta dei PA rispetto al periodo precedente appare nella sezione superiore, il flusso di cassa dalle attività operative. La direzione può utilizzare l’AP per manipolare il flusso di cassa dell’azienda in una certa misura. Ad esempio, se la direzione desidera aumentare le riserve di liquidità per un certo periodo, può estendere il tempo impiegato dall’azienda per pagare tutti i conti in sospeso in AP. Tuttavia, questa flessibilità di pagare in un secondo momento deve essere soppesata rispetto alle relazioni in corso che l’azienda ha con i suoi fornitori. È sempre buona pratica commerciale pagare le bollette entro le scadenze.

Registrazione contabilità fornitori

Una corretta contabilità in partita doppia richiede che ci debba essere sempre una compensazione in debito e in accredito per tutte le registrazioni effettuate nella contabilità generale. Per registrare la contabilità fornitori, il contabile  accredita la contabilità fornitori al momento della ricezione della fattura o della fattura. La compensazione in addebito per questa voce è in genere su un conto spese per il bene o servizio acquistato a credito. L’addebito potrebbe anche essere effettuato su un conto attività se l’elemento acquistato era un bene capitalizzabile. Quando il conto viene pagato, il contabile addebita i debiti per diminuire il saldo passivo. Il credito di compensazione viene effettuato sul conto in contanti, il che riduce anche il saldo di cassa.

Ad esempio, immagina che un’azienda riceva una fattura di $ 500 per le forniture per ufficio. Quando il reparto AP riceve la fattura, registra un credito di $ 500 nella contabilità fornitori e un addebito di $ 500 sulle spese di forniture per ufficio. A questo punto, l’ addebito di $ 500 sulle spese di forniture per ufficio passa al conto economico, quindi la società ha registrato la transazione di acquisto anche se i contanti non sono stati pagati. Ciò è in linea con la contabilità per competenza, in cui le spese vengono rilevate quando sostenute piuttosto che quando la liquidità passa di mano. La società quindi paga il conto e il contabile inserisce un credito di $ 500 sul conto in contanti e un addebito di $ 500 sui conti da pagare.

Un’azienda può avere molti pagamenti aperti dovuti a fornitori in qualsiasi momento. Tutti i pagamenti in sospeso dovuti ai fornitori sono registrati nella contabilità fornitori. Di conseguenza, se qualcuno guarda il saldo della contabilità fornitori, vedrà l’importo totale che l’azienda deve a tutti i suoi fornitori e istituti di credito a breve termine. Questo importo totale appare nel bilancio. Ad esempio, se l’azienda di cui sopra ha ricevuto anche una fattura per i servizi di cura del prato per un importo di $ 50, il totale di entrambe le voci nella contabilità fornitori sarebbe pari a $ 550 prima che la società paghi quei debiti.

Debiti verso fornitori e debiti commerciali

Sebbene alcune persone utilizzino le frasi “conti fornitori” e “debiti commerciali” in modo intercambiabile, le frasi si riferiscono a situazioni simili ma leggermente diverse. I debiti commerciali costituiscono il denaro che un’azienda deve ai suoi fornitori per i beni correlati alle scorte, come forniture aziendali o materiali che fanno parte dell’inventario. I conti da pagare includono tutti i debiti o le obbligazioni a breve termine della società.

Ad esempio, se un ristorante deve denaro a un’azienda di alimenti o bevande, tali articoli fanno parte dell’inventario e quindi fanno parte dei suoi debiti commerciali. Nel frattempo, gli obblighi verso altre società, come la società che pulisce le divise del personale del ristorante, rientrano nella categoria dei debiti. Entrambe queste categorie rientrano nella categoria più ampia dei conti da pagare e molte società combinano entrambe sotto il termine conti da pagare.

Contabilità fornitori e contabilità clienti

I conti attivi e passivi sono essenzialmente opposti. La contabilità fornitori è il denaro che un’azienda deve ai suoi fornitori, mentre la contabilità fornitori è il denaro dovuto alla società, in genere dai clienti. Quando una società effettua una transazione con un’altra a credito, una registra una voce nella contabilità fornitori nei propri libri mentre l’altra registra una voce nella contabilità clienti.

Domande frequenti

Quali sono gli esempi di debiti?

Un debito viene creato ogni volta che il denaro è dovuto da un’impresa per servizi resi o prodotti, a condizione che non sia stato ancora pagato dall’impresa. Può derivare da un acquisto a credito da un fornitore o da un abbonamento o pagamento rateale dovuto dopo che sono stati ricevuti beni o servizi.

Dove trovo i conti fornitori di una società?

I conti da pagare si trovano nel bilancio di un’impresa e, poiché rappresentano fondi dovuti ad altri, sono contabilizzati come passività corrente.

Quali sono le differenze tra i debiti e la contabilità clienti?

I crediti rappresentano i fondi dovuti all’impresa per i servizi resi e sono contabilizzati come un’attività. I conti da pagare, d’altra parte, rappresentano i fondi che l’impresa deve ad altri. Ad esempio, pagamenti dovuti a fornitori o creditori. I debiti sono iscritti come passività.

I conti pagabili sono una spesa aziendale?

No. Alcune persone credono erroneamente che i conti da pagare si riferiscano alle spese di routine delle operazioni principali di un’azienda, tuttavia questa è un’interpretazione errata del termine. Le spese sono rilevate nel conto economico dell’impresa, mentre i debiti sono rilevati come passività in bilancio.