Esempi di note di debito nelle transazioni tra imprese
Le note di addebito sono una forma di prova che un’azienda ha creato una voce di addebito legittima nel corso della trattativa con un’altra azienda. Ciò potrebbe verificarsi quando un acquirente restituisce materiali a un fornitore e deve convalidare l’importo rimborsato. In questo caso, l’acquirente emette una nota di addebito che riflette la transazione contabile.
Un’azienda potrebbe emettere una nota di addebito in risposta a una nota di credito ricevuta. Errori (spesso interessi e commissioni) in una fattura di vendita, acquisto o prestito potrebbero indurre un’azienda a emettere una nota di addebito per correggere l’errore.
Punti chiave
- Una nota di addebito è una transazione scritta in cui si afferma che un’azienda ha intrapreso un’azione finanziaria come risultato di trattare con un’altra attività; la nota corrisponde a una nota di addebito in un registro contabile.
- Le transazioni business-to-business utilizzano sia note di debito che note di credito; tutte le note sono datate, includono un numero di serie, la descrizione della transazione, i dettagli del reso e le firme delle persone coinvolte.
- Una fattura sotto fatturata che un fornitore ha successivamente cercato di porre rimedio sarebbe un tipico esempio di nota di addebito; un negozio che restituisce i prodotti al suo fornitore e cerca di essere rimborsato sarebbe un altro esempio.
Note di addebito nelle transazioni
Le note di debito e le note di credito sono quasi sempre coinvolte nelle transazioni business-to-business (B2B). Corrispondono a voci di addebito e accredito nei registri contabili, che servono ulteriormente come prova di una transazione commerciale precedente. Possono anche essere indicati come note di addebito.
Le note di addebito di solito includono tutte le stesse informazioni generali: la data della nota, un numero di serie, una breve descrizione della transazione commerciale precedente, i dettagli degli articoli restituiti (comprese le imposte sulle vendite e un riferimento alla fattura) e le firme autorità aziendali.
Note di addebito, note di addebito, ricevute di addebito e fatture sono tutti di natura simile e sono tutti documenti legittimi che dimostrano le transazioni finanziarie tra le imprese.
È molto probabile che tu venga a conoscenza di una nota di addebito a seguito di una fattura sotto fatturata. Supponiamo che un fornitore abbia spedito materiali per un valore di $ 10.000 a un cliente, ma abbia inviato solo una fattura per $ 9.500. Dopo aver realizzato il proprio errore, il fornitore potrebbe inviare una nota di addebito al proprio cliente per la differenza di $ 500 per risolvere il problema e apportare le opportune modifiche ai propri documenti contabili.
Ricevute di addebito
Esiste una certa ambiguità tra i termini “nota di addebito” e “ricevuta di addebito”. A volte una ricevuta di addebito viene utilizzata in modo intercambiabile con una nota di addebito; altre volte, le ricevute di addebito hanno il solo scopo di descrivere registrazioni scritte che dimostrano che un cliente deve denaro a un’azienda. È raro vedere il termine ricevuta di addebito utilizzato per le transazioni B2B.
Fatture
Una nota di addebito o una ricevuta di addebito è molto simile a una fattura. La differenza principale è che le fatture mostrano sempre una vendita, dove le note di addebito e le ricevute di addebito riflettono aggiustamenti o resi su transazioni che hanno già avuto luogo.
Le transazioni B2B si basano in genere su un’estensione del credito, in cui un venditore invia una spedizione a un’azienda prima di essere pagata, quindi fattura alla società l’importo dovuto dopo la consegna. Debiti e crediti sono il metodo contabile utilizzato per tenere traccia di queste transazioni.
Le note di addebito possono anche essere sostituite alle fatture tradizionali quando viene fornito un bene o un servizio che non rientra nel normale ambito di attività. Ciò aiuta a distinguere la transazione per entrambi i reparti contabili e impedisce anche alla società emittente di creare un nuovo tipo di fattura.
Resi di materiale
Pensa alle note di debito come rivendicazioni contro errori aziendali. Nel caso di merce restituita da un acquirente a un venditore o fornitore, la nota di addebito mostra la modifica nei registri contabili e richiede una restituzione di fondi (credito). Il fornitore / venditore invia spesso una nota di credito come prova dello storno.
Ad esempio, si consideri il caso in cui la società XYZ restituisce il materiale al proprio fornitore, la società ABC. Per dimostrare l’importo da rimborsare, XYZ redige una nota di addebito. L’acquisto originale era di $ 5.000, quindi la nota di addebito dovrebbe riflettere il costo dei materiali più le aliquote dell’imposta sulle vendite locali. Le tasse e il costo delle merci devono sempre essere voci separate nella nota.
Al ricevimento, ABC deve creare una piccola nota di credito come prova di comprensione, quindi procedere a rimborsare (o offrire credito a) XYZ (a condizione che la nota di addebito contenga informazioni corrette).
Crediti per interessi / commissioni
Supponiamo che un’azienda debba interessi a un creditore o commissioni a terzi per i servizi resi. In tal caso, la nota di addebito viene normalmente emessa per rispondere a una nota di credito ricevuta, ma un debitore potrebbe sempre emetterne una senza sollecito.
Le note di addebito su commissione sono comuni tra le società madri e le controllate. Le note di addebito per interessi attivi possono essere utilizzate per rettificare pagamenti precedenti o come semplice forma di tenuta dei registri.
La linea di fondo
Le note di addebito vengono utilizzate nelle transazioni quando è richiesta una rettifica della voce di addebito nel caso in cui sia dovuto denaro. Si trovano principalmente nelle fatture sotto fatturate in cui un fornitore ha inviato una fattura a un cliente per un importo inferiore al costo effettivo, quando sono dovuti interessi o commissioni o reclami per errori aziendali. Una nota di addebito stabilirà l’importo dovuto da una parte all’altra.