Voucher; tagliando
Cos’è un buono?
Un buono è un documento utilizzato dal reparto contabilità fornitori di una società per raccogliere e archiviare tutti i documenti giustificativi necessari per approvare il pagamento di una passività. Un buono è essenzialmente il documento di backup per i conti fornitori. I conti da pagare sono le fatture a breve termine dovute dalle aziende a venditori e fornitori.
Il voucher è importante perché è un meccanismo di controllo contabile interno che garantisce che ogni pagamento sia correttamente autorizzato e che i beni o servizi acquistati siano effettivamente ricevuti.
Punti chiave
- Un giustificativo è un documento utilizzato dal reparto contabilità fornitori di una società contenente i documenti giustificativi per una fattura.
- Un buono è essenzialmente i documenti di backup per i conti da pagare, che sono fatture dovute dalle aziende a venditori e fornitori.
- I documenti in un giustificativo possono includere la fattura del fornitore, l’importo dovuto, la data di scadenza, i conti di contabilità generale e le ricevute di spedizione.
- Tutti gli importi dei buoni in sospeso dovuti vengono sommati e la somma forfettaria viene registrata come conti da pagare in bilancio.
Come funzionano i voucher
Le aziende hanno vari obblighi finanziari a breve termine nei confronti di fornitori e venditori durante un periodo contabile. Una società potrebbe aver bisogno di acquistare inventario o materie prime da fornitori che vengono utilizzati nella produzione dei beni dell’azienda. I fornitori concedono essenzialmente un’estensione del credito all’azienda che consente di effettuare il pagamento nel prossimo futuro come 30, 60 o 90 giorni.
Un buono è un modulo che include tutti i documenti giustificativi che mostrano il denaro dovuto e qualsiasi pagamento a un fornitore o venditore per un debito in sospeso. Il voucher e i documenti necessari vengono registrati nel registro dei voucher. Alcuni dei documenti giustificativi in un voucher possono includere:
- Fattura del fornitore
- Nome del fornitore o del fornitore da pagare
- Termini di pagamento come l’importo dovuto, la data di scadenza e gli eventuali sconti concessi dal fornitore per il pagamento anticipato della fattura
- L’ordine di acquisto dell’azienda
- Ricevuta che mostra che la merce è stata ricevuta dalla società dal fornitore
- I conti di contabilità generale da utilizzare a fini contabili
- Firme di rappresentanti autorizzati in azienda per l’acquisto e il pagamento
- Prova di pagamento e data una volta che la fattura al fornitore è stata pagata
L’importo totale di tutti i buoni che hanno saldi in sospeso dovuti sono registrati come conti da pagare in bilancio. Una volta che il buono è stato pagato, la prova del pagamento viene inclusa nel buono e registrato come buono pagato.
In che modo i buoni sono utili
I voucher dell’azienda fungono da fonte chiave di prova quando viene eseguita una verifica. Un revisore esegue una serie di procedure per determinare se il bilancio è privo di errori significativi. I voucher documentano che i beni acquistati sono stati effettivamente ricevuti, il che supporta l’affermazione del revisore secondo cui i beni e servizi iscritti in bilancio esistono realmente. I voucher giustificano anche i pagamenti in contanti dell’azienda ai fornitori e documentano i conti di contabilità generale utilizzati per registrare la transazione.
L’utilizzo di un sistema di voucher riduce anche il rischio che i dipendenti colludano per rubare beni aziendali. Le aziende impiegano la separazione dei compiti per prevenire il furto dei dipendenti, il che significa che le attività critiche vengono assegnate a diverse persone all’interno dell’organizzazione. Il voucher documenta che le attività vengono eseguite da più persone e crea una traccia cartacea in modo che un revisore possa confermare che i compiti sono stati adeguatamente separati.
Esempio di un buono
Un ristorante locale ordina carne e pesce ogni pochi giorni dai suoi venditori. Il direttore del ristorante compila un ordine di acquisto per 30 libbre di carne e il proprietario sigla l’ordine di acquisto per approvare la spedizione. Quando la spedizione viene ricevuta, il contenuto della spedizione viene confrontato con l’ordine di acquisto per garantire che la spedizione corrisponda a quanto ordinato. Il ristorante completa una ricevuta di spedizione per documentare il processo e la ricevuta di spedizione viene confrontata con la fattura del venditore.
Il voucher, che è una copertina che spiega i documenti allegati, include l’ordine di acquisto, la ricevuta di spedizione e la fattura. L’importo dell’acquisto viene aggiunto e registrato nella contabilità fornitori in bilancio fino al pagamento. Il proprietario esamina tutte le informazioni del voucher prima di firmare un assegno.
Il giustificativo include anche i conti di contabilità generale utilizzati per registrare la transazione. Il ristorante, ad esempio, può addebitare il conto dell’inventario della carne e accreditare il conto in contanti per registrare il pagamento. La ricevuta del pagamento e la data vengono registrate per dimostrare che il buono è stato pagato. La contabilità fornitori rifletterà il saldo inferiore dovuto al pagamento della fattura, supponendo che non vi siano debiti aggiuntivi generati.