Ufficio virtuale
Cos’è un ufficio virtuale?
Un ufficio virtuale fornisce alle aziende un indirizzo fisico e servizi relativi all’ufficio senza il sovraccarico di un lungo contratto di locazione e di personale amministrativo. Con un ufficio virtuale, i dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo, ma hanno ancora cose come un indirizzo postale, servizi di risposta telefonica, sale riunioni e videoconferenze.
Come funzionano gli uffici virtuali
Gli uffici virtuali funzionano come un’unità per servire i clienti ma non esistono in una posizione fissa. Questo tipo di configurazione è particolarmente apprezzato dalle startup e dalle piccole imprese che desiderano ridurre al minimo i costi generali. La creazione di software e servizi per la produttività dell’ufficio basati sul Web, come le videoconferenze, ha contribuito a guidare la crescita degli uffici virtuali.
Punti chiave
- Un ufficio virtuale è un’azienda che opera come un’unità e ha un indirizzo postale fisico, ma non esiste in una posizione specifica.
- Lo sviluppo di strumenti come videoconferenza e servizi di messaggistica ha portato a un maggiore utilizzo dell’ufficio virtuale.
- I costi di gestione di un ufficio virtuale sono molto inferiori a quelli di un ufficio tradizionale, ed è per questo che questo tipo di configurazione è popolare tra le piccole imprese e le startup.
- Un accordo di ufficio virtuale espande le opzioni di lavoro per i dipendenti e le opzioni di assunzione per le aziende.
- Sebbene l’ufficio virtuale sia in genere un’opzione meno costosa per le aziende, alcuni servizi, come la risposta al telefono e la videoconferenza, potrebbero avere un’accessibilità limitata.
Un ufficio virtuale può anche portare a una maggiore produttività, poiché i suoi servizi liberano i lavoratori dalle attività amministrative e dagli spostamenti. Ogni dipendente può lavorare dal luogo più conveniente e l’attività non si limita ad assumere dipendenti che vivono a livello locale.
Man mano che sempre più persone trovano il modo di lavorare da remoto, i vantaggi di un ufficio virtuale sono immediatamente evidenti. Tuttavia, non tutto è così facile come sembra. Alcuni potrebbero trovare la pianificazione dello spazio ufficio virtuale non diversa dai conflitti di pianificazione dispendiosi in termini di tempo inerenti a un ufficio fisico.
Vantaggi e svantaggi di un ufficio virtuale
Il fascino di un ufficio virtuale per gli utenti è duplice. In primo luogo, il costo mensile di un ufficio virtuale è molto inferiore a quello di un ufficio tradizionale. Dopotutto, non ha nessuno dei costi di manutenzione e manutenzione, né ha bisogno di personale. Un ufficio virtuale può anche essere protetto tramite un contratto di locazione mensile, quindi c’è una maggiore flessibilità se l’attività di un utente cambia (nessuna attesa per la scadenza di un leasing o il costo di un leasing interrotto).
I costi per l’utilizzo di un ufficio virtuale possono variare a partire da $ 50 per una quota di iscrizione e $ 250 al mese o più per un contratto di locazione mensile per i servizi di base. Più servizi vengono aggiunti, più sarà costoso.
In secondo luogo, un ufficio virtuale può fornire un indirizzo postale, una risposta telefonica e servizi di videoconferenza. Pertanto, una piccola impresa può sembrare più grande di quello che è. Può anche fornire un indirizzo fisico (o più indirizzi) per consentire agli utenti di incontrare i clienti. A volte, l’indirizzo può conferire un’aura di prestigio a un utente di un ufficio virtuale, ad esempio se l’indirizzo è un luogo o una strada ben noti. Un servizio di risposta telefonica professionale può avere lo stesso effetto.
Alcuni dei servizi offerti da un accordo di ufficio virtuale richiedono una pianificazione preliminare per essere utilizzati. Ad esempio, molti pacchetti prevedono un uso limitato di sale conferenza o servizi di teleconferenza e videoconferenza limitati. Gli uffici virtuali possono anche avere un accesso limitato nelle notti e nei fine settimana. Gli utenti potrebbero trovare la mancanza di flessibilità limitante e scomoda. Esiste anche il potenziale di distrazioni che derivano dal lavoro da casa e quindi alcuni lavoratori potrebbero non essere altrettanto produttivi quando operano in un ambiente di ufficio virtuale.