Assistente virtuale
Cos’è un assistente virtuale?
Un assistente virtuale è un appaltatore indipendente che fornisce servizi amministrativi ai clienti mentre opera al di fuori dell’ufficio del cliente. Un assistente virtuale in genere opera da un ufficio a casa ma può accedere ai documenti di pianificazione necessari, come i calendari condivisi, da remoto.
Le persone impiegate come assistenti virtuali hanno spesso diversi anni di esperienza come assistente amministrativo o responsabile di ufficio. Si stanno aprendo nuove opportunità per assistenti virtuali esperti in social media, gestione dei contenuti, scrittura di post sul blog, progettazione grafica e marketing su Internet. Poiché il lavoro da casa è diventato più accettato sia dai lavoratori che dai datori di lavoro, si prevede che la domanda di assistenti virtuali qualificati aumenterà.
Punti chiave
- Un assistente virtuale è un lavoratore autonomo specializzato nell’offrire servizi amministrativi ai clienti da una postazione remota, solitamente un ufficio a casa.
- Le attività tipiche che un assistente virtuale potrebbe eseguire includono la pianificazione di appuntamenti, l’effettuazione di telefonate, l’organizzazione di viaggi e la gestione degli account di posta elettronica.
- Alcuni assistenti virtuali sono specializzati nell’offerta di progettazione grafica, scrittura di blog, contabilità, social media e servizi di marketing.
- Per un datore di lavoro, un vantaggio di assumere un assistente virtuale è la flessibilità di contrattare solo per i servizi di cui ha bisogno.
Come funziona un assistente virtuale
Gli assistenti virtuali sono diventati più importanti poiché le piccole imprese e le startup si affidano agli uffici virtuali per contenere i costi e le aziende di tutte le dimensioni aumentano il loro utilizzo di Internet per le operazioni quotidiane. Poiché un assistente virtuale è un appaltatore indipendente, un’azienda non deve fornire gli stessi vantaggi o pagare le stesse tasse che avrebbe per un dipendente a tempo pieno.
Inoltre, poiché l’assistente virtuale lavora fuori sede, non è necessaria una scrivania o altro spazio di lavoro presso l’ufficio dell’azienda. Ci si aspetta che un assistente virtuale paghi e fornisca la propria attrezzatura informatica, i programmi software comunemente usati e il servizio Internet ad alta velocità.
In uno studio su oltre 100.000 annunci di lavoro, FlexJobs ha rilevato che l’amministrazione virtuale era una delle prime cinque categorie di carriera a distanza in più rapida crescita.
Doveri dell’assistente virtuale
I compiti specifici di un assistente virtuale variano a seconda delle esigenze del cliente e dei termini del contratto. Alcuni assistenti virtuali gestiscono le attività di ufficio e di contabilità, mentre altri possono pubblicare aggiornamenti regolari sui social media o scrivere articoli per un blog. Un assistente virtuale a tutto tondo può anche gestire l’organizzazione del viaggio, la pianificazione degli appuntamenti, l’immissione di dati e l’archiviazione di file online.
Qualifiche dell’assistente virtuale
Sebbene non ci siano requisiti educativi rigidi per diventare un assistente virtuale, molti clienti cercheranno assistenti virtuali che abbiano un’istruzione di livello superiore o una formazione specializzata. Alcune società online e community college offrono corsi e certificazioni per le competenze di assistente virtuale.
Un assistente virtuale dovrebbe essere esperto di tecnologia, avere una vasta gamma di competenze informatiche e un alto livello di competenza con i software ei programmi aziendali di uso comune. Un assistente virtuale specializzato in contabilità dovrebbe essere esperto nelle attività contabili di base, come riconciliazioni contabili e contabilità in partita doppia.
Vantaggi di un assistente virtuale
Per il cliente, un vantaggio di assumere un assistente virtuale è la flessibilità di contrattare solo per i servizi di cui ha bisogno. A seconda dei termini dell’accordo, alcuni assistenti virtuali possono essere pagati dall’incarico piuttosto che a ore. Al contrario, i dipendenti in un ambiente di ufficio tradizionale di solito devono essere pagati per un numero fisso di ore al giorno.
Per i proprietari di piccole imprese, l’assunzione di un assistente virtuale può aiutarli a liberare ore preziose per concentrarsi sulla crescita del business e generare entrate. Può essere più facile ed economico affidare all’esterno attività noiose e dispendiose in termini di tempo a qualcuno che è esperto in esse.
Come assumere un assistente virtuale
Con il numero crescente di appaltatori freelance che lavorano da casa, il mercato del lavoro ha visto una proliferazione di società basate sul Web che fungono da intermediari tra potenziali datori di lavoro e appaltatori. Alcuni siti di freelance hanno enormi pool di lavoro composti da persone in tutto il mondo con una vasta gamma di esperienza e competenza.
Su questi siti, i clienti possono pubblicare dettagli sul tipo di attività che richiedono che l’assistente virtuale svolga e sulla tariffa massima che sono disposti a pagare. I lavoratori freelance possono quindi fare un’offerta per il lavoro e fornire al cliente campioni del loro lavoro per la revisione. In alcuni casi, il cliente può organizzare una videoconferenza per intervistare i candidati e per valutare più a fondo le loro qualifiche.
considerazioni speciali
Prima di assumere un assistente virtuale, il cliente può garantire un rapporto di lavoro più fluido creando istruzioni dettagliate sulle attività che devono essere eseguite. Un manuale scritto riduce il rischio di incomprensioni che possono verificarsi in un rapporto di lavoro a distanza.