Piano di rimborso

Cos’è un piano di rimborso?

Un termine generico per diversi tipi di piani che rimborsano i dipendenti per vari tipi di spese legate al lavoro. Queste spese possono includere spese mediche, auto, viaggi, pasti e intrattenimento. I piani di rimborso sono istituiti dai datori di lavoro per consentire loro di pagare un importo più accurato delle spese sostenute per i dipendenti, invece di dover fornire un’ampia indennità o un aumento della compensazione per coprirli.

Comprensione del piano di rimborso

I piani di rimborso possono assumere molte forme, come piani responsabili e non responsabili, vantaggi marginali de minimis o chilometraggio automobilistico e indennità di viaggio. I dipendenti non possono richiedere detrazioni personali di alcun tipo per le spese coperte da un piano di rimborso. I dipendenti devono presentare registrazioni delle spese adeguatamente dettagliate tramite registri o ricevute affinché i datori di lavoro possano detrarre i rimborsi.

La pubblicazione IRS 535, Spese aziendali, afferma quanto segue: “Per essere deducibile, una spesa aziendale deve essere sia ordinaria che necessaria. Una spesa ordinaria è quella comune e accettata nel tuo settore. Una spesa necessaria è quella che è utile e appropriata per il tuo commercio o attività. Una spesa non deve essere indispensabile per essere considerata necessaria.

Alcuni stati come la California richiedono ai datori di lavoro di rimborsare le ragionevoli spese legate al lavoro dei dipendenti e qualsiasi rimborso di spesa ricevuto non deve essere riportato come salario o reddito. Ma affinché ciò avvenga, i datori di lavoro devono pre-stabilire un piano responsabile scritto e i dipendenti sottopongono le spese adeguatamente documentate nell’ambito di quel piano. Questo per garantire che i registri delle spese siano correttamente conservati in modo tempestivo e accurato. Molte aziende hanno ragionieri o consulenti del lavoro che confermano le spese e garantiscono rapporti e detrazioni corrette.

Una ripartizione di alcuni esempi comuni di spese sul posto di lavoro che richiederebbero il rimborso del datore di lavoro include quanto segue:

• Trasporto: il costo di qualsiasi viaggio correlato al lavoro, comprese le spese per il veicolo, i pasti, l’alloggio e le spese di intrattenimento che soddisfano i criteri descritti nellapubblicazione IRS 463, Viaggi, intrattenimento, regali e spese per l’auto. Un numero elevato di datori di lavoro rimborserà i dipendenti che utilizzano i loro veicoli personali per motivi di lavoro a una tariffa chilometrica standard, fissata annualmente dall’IRS. Ad esempio, la tariffa di chilometraggio federale standard per le imprese nel 2021 è di 56 centesimi per miglio (57,5 centesimi per miglio per il 2020). In generale, le spese di viaggio di routine tra la casa di un dipendente e il luogo di lavoro non sono considerate rimborsabili.
• Forniture : tutti i beni necessari che un dipendente acquista possono essere rimborsati al costo, a condizione che siano rimborsati in base a un piano responsabile.
• Pasti e intrattenimento : i costi per i pasti e l’intrattenimento sostenuti all’interno del domicilio fiscale di un dipendente sono rimborsabili, ma solo se i pasti / intrattenimento in questione hanno scopi commerciali dimostrabili.